E-Invoicing | Elektronischer Rechnungsversand

Was ist Comarch E-Invoicing?

Comarch E-Invoicing ist eine leistungsfähige, umfassende Lösung, die Ihre gesamten Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse (AP-/AR-Prozesse) optimiert und automatisiert, wodurch ein sicherer und äußerst effizienter Dokumentenaustausch mit allen Geschäftspartnern und Kunden möglich wird. Entwickelt vor dem Hintergrund des fortschreitenden digitalen Wandels und der damit einhergehenden Herausforderungen, entspricht unsere Lösung den aktuellen rechtlichen Bestimmungen und den jüngsten Standards für den Datenaustausch.

Zielsetzung bei der Lösungsgestaltung für elektronische Rechnungen war die automatische Überprüfung und Umwandlung jeder Rechnung, die von einem Unternehmen versendet oder empfangen wird – unabhängig von dessen Größe und technischer Ausstattung. Zusammen mit einem Komplettsatz praktischer und technisch fortschrittlicher Funktionen wie Self-Billing, E-Archiv und elektronischer Signatur – sowie natürlich unserer Erfahrung in der Umsetzung selbst komplexester B2B- und B2G-Vorgänge – garantiert E-Invoicing sowohl eine höhere Datenqualität als auch geringere Betriebskosten.  

Welche Einsparpotenziale bietet der Einsatz von E-Invoicing?

ERSPARNISSE VON 50-60 %

Elektronische Rechnungsprozesse führen zu Einsparungen von 60-80% verglichen mit herkömmlichen papierbasierten Verfahren.

4-12 € NETTOGEWINN PRO RECHNUNG

*gilt für MwSt.-konforme elektronische Rechnungsstellung (Quelle: Polytechnikum Mailand)

BIS ZU 65 € NETTOGEWINN PRO ZYKLUS

*bei vollständiger Integration des Handelsprozesses (Quelle: Polytechnikum Mailand)

RESULTATE IN 0,5-1,5 JAHREN

Projekte amortisieren sich bereits nach ca. 0,5 – 1,5 Jahren (Quelle: Billentis)

Darum sollte auch Ihr Unternehmen auf E-Invoicing setzen

  1. 1 Elektronische Eingangsrechnung (Accounts Payable)
  2. Die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand. Eine einfach zu bedienende Weboberfläche ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung und Buchung jeder Rechnung zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Zudem wird der Bestätigungsprozess für Dokumente/Belege durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Algorithmen des maschinellen Lernens beschleunigt und vereinfacht. Die Erfassung von Daten kann in jeder Phase dieses Prozesses erfolgen. Des Weiteren werden die Vorteile der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) genutzt, d. h. die Buchhaltungsmitarbeiter können sich auf die Überprüfung und Ergänzung der erfassten Vorkontierungen konzentrieren.

    Im Bereich der Eingangsrechnungen bzw. Verbindlichkeiten (AP) unterstützt E-Invoicing den Empfang und die Erfassung von zu verarbeitenden Rechnungen in diversen Formaten und über verschiedene Eingabequellen wie EDI, E-Mail, Webportal und Post (Scannen). Durch eine automatische Indexierung mittels OCR-Engine reduziert sich der Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter für die Rechnungserfassung. Dank fortgeschrittener und selbstlernender Algorithmen müssen Sie sich zudem über die verschiedenen Rechnungslayouts keine Gedanken mehr machen.
  3. 2 Elektronische Ausgangsrechnung (Accounts Receivable)
  4. In Bezug auf Ausgangsrechnungen bzw. Forderungen (AR) ermöglicht Comarch E-Invoicing:
    • die Konvertierung von Dokumenten aus ihrem Ursprungsformat in verschiedene, von den Kunden geforderte oder gewünschte Formate,
    • die Übertragung über zahlreiche Kanäle, z. B. Integration, WebEDI, Webportal, E-Mail.
    Ausgehend von unserer Erfahrung in der Formatierung, dem Routing und der Abwicklung elektronischer Rechnungen haben wir eine Lösung entwickelt, die auf die Daten in Ihrem ERP-System zugreift, um auf deren Grundlage Rechnungen zu erstellen. Zudem erhalten Sie von uns eine Anwendung, mit der Sie problemlos den Dokumentenversand überwachen können.

    Da weltweit jedes Jahr neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft treten, wurde in der E-Invoicing-Lösung die vollständige Einhaltung der rechtlichen Vorgaben von mehr als 60 Ländern berücksichtigt. Als Mitglied der OpenPEPPOL-Organisation und zertifizierter PEPPOL Access Point liefern wir den erforderlichen technischen und geschäftlichen Support, damit Sie jederzeit den Kontakt zu Ihren Handelspartnern aufrechterhalten können.
  5. 3 Elektronische Archivierung (E-Archiv)
  6. Die E-Archiv-Funktion von Comarch E-Invoicing ermöglicht den Benutzern, sämtliche Rechnungen – gesendet und empfangen – über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum zu speichern und zu verwalten. Sie wurde entwickelt, damit Unternehmen ihre tagtäglichen Rechnungsvorgänge aus verschiedenen Ländern mühelos steuern können. Das Archiv wird automatisch aktualisiert, sodass es auch bei geänderten Gesetzen und Vorschriften einsatzbereit bleibt.

    Als webbasierte Anwendung mit Blockchain-Algorithmen bietet das E-Archiv direkten Zugriff auf die Vorgangshistorie, übersichtliche Druckversionen sämtlicher Dokumente sowie eine höchst intuitive Benutzerverwaltung. Damit trägt es zu einer Steigerung der Produktivität bei, mindert die Gefahr eines Verstoßes gegen aktuelle gesetzliche Bestimmungen, senkt die Betriebskosten und unterstützt die Durchführung erforderlicher Audits.

Elektronische Eingangsrechnung (Accounts Payable)

Die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand. Eine einfach zu bedienende Weboberfläche ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung und Buchung jeder Rechnung zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Zudem wird der Bestätigungsprozess für Dokumente/Belege durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Algorithmen des maschinellen Lernens beschleunigt und vereinfacht. Die Erfassung von Daten kann in jeder Phase dieses Prozesses erfolgen. Des Weiteren werden die Vorteile der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) genutzt, d. h. die Buchhaltungsmitarbeiter können sich auf die Überprüfung und Ergänzung der erfassten Vorkontierungen konzentrieren.

Im Bereich der Eingangsrechnungen bzw. Verbindlichkeiten (AP) unterstützt E-Invoicing den Empfang und die Erfassung von zu verarbeitenden Rechnungen in diversen Formaten und über verschiedene Eingabequellen wie EDI, E-Mail, Webportal und Post (Scannen). Durch eine automatische Indexierung mittels OCR-Engine reduziert sich der Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter für die Rechnungserfassung. Dank fortgeschrittener und selbstlernender Algorithmen müssen Sie sich zudem über die verschiedenen Rechnungslayouts keine Gedanken mehr machen.

Elektronische Ausgangsrechnung (Accounts Receivable)

In Bezug auf Ausgangsrechnungen bzw. Forderungen (AR) ermöglicht Comarch E-Invoicing:
  • die Konvertierung von Dokumenten aus ihrem Ursprungsformat in verschiedene, von den Kunden geforderte oder gewünschte Formate,
  • die Übertragung über zahlreiche Kanäle, z. B. Integration, WebEDI, Webportal, E-Mail.
Ausgehend von unserer Erfahrung in der Formatierung, dem Routing und der Abwicklung elektronischer Rechnungen haben wir eine Lösung entwickelt, die auf die Daten in Ihrem ERP-System zugreift, um auf deren Grundlage Rechnungen zu erstellen. Zudem erhalten Sie von uns eine Anwendung, mit der Sie problemlos den Dokumentenversand überwachen können.

Da weltweit jedes Jahr neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft treten, wurde in der E-Invoicing-Lösung die vollständige Einhaltung der rechtlichen Vorgaben von mehr als 60 Ländern berücksichtigt. Als Mitglied der OpenPEPPOL-Organisation und zertifizierter PEPPOL Access Point liefern wir den erforderlichen technischen und geschäftlichen Support, damit Sie jederzeit den Kontakt zu Ihren Handelspartnern aufrechterhalten können.

Elektronische Archivierung (E-Archiv)

Die E-Archiv-Funktion von Comarch E-Invoicing ermöglicht den Benutzern, sämtliche Rechnungen – gesendet und empfangen – über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum zu speichern und zu verwalten. Sie wurde entwickelt, damit Unternehmen ihre tagtäglichen Rechnungsvorgänge aus verschiedenen Ländern mühelos steuern können. Das Archiv wird automatisch aktualisiert, sodass es auch bei geänderten Gesetzen und Vorschriften einsatzbereit bleibt.

Als webbasierte Anwendung mit Blockchain-Algorithmen bietet das E-Archiv direkten Zugriff auf die Vorgangshistorie, übersichtliche Druckversionen sämtlicher Dokumente sowie eine höchst intuitive Benutzerverwaltung. Damit trägt es zu einer Steigerung der Produktivität bei, mindert die Gefahr eines Verstoßes gegen aktuelle gesetzliche Bestimmungen, senkt die Betriebskosten und unterstützt die Durchführung erforderlicher Audits.

Funktionen von Comarch E-Invoicing

  • Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen | Verwaltung und Optimierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozessen (AP-/AR-Prozessen)
  • Self-Billing | Erleichterung der Zusammenarbeit mit sämtlichen Handelspartnern
  • Elektronische Signatur | Übermittlung signierter Rechnungen über E-Mail oder E-Invoicing-Portal (einschließlich Dokumenten signiert im Auftrag des Kunden)
  • Elektronisches Archiv | Sicheres und rechtskonformes cloudbasiertes Archiv, das berechtigten Benutzern direkten Zugriff auf gespeicherte Dokumente gewährt
  • Formatumwandlung | Konvertierung von Rechnungen aus einem Format (z. B. XML) in die von den Partnern geforderten/gewünschten Formate (z. B. EDIFACT, XML, IDoc, VDA, PDF, Papier)
  • Validierung | Reduzierung von Fehlern in Dokumenten durch definierte Validierungsregeln, insbesondere im Falle der elektronischen Rechnungsstellung (bspw. Überprüfung von Netto-/Bruttobetrag)
  • Mehrere Übertragungskanäle | Unterstützung zahlreicher Kanäle für die Dokumentenübertragung an die Empfänger (z. B. Integration, Portal, WebEDI, E-Mail, Post)

Warum Kunden sich für E-Invoicing von Comarch entscheiden

  • Wir stehen mit zahlreichen Lieferanten in Kontakt und lösen pro Tag mehrere Hundert Bestellungen aus. Deshalb ist Kontinuität und Effizienz im Dokumentenaustausch mit Lieferanten so wichtig, insbesondere wenn sich die ausgetauschten Dokumente auf Bestellungen beziehen, die innerhalb weniger Stunden desselben Tages realisiert werden. Die Lösung Comarch EDI hat die Geschäftskommunikation von METRO mit den Lieferanten deutlich verbessert. Darüber hinaus ermöglicht sie uns eine schnellere Entscheidungsfindung sowie angemessene Reaktionen auf die veränderliche Geschäftsumgebung.

    Gabriele Timm, Provider Management Officer, METRO SYSTEMS GmbH

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  • Mit Comarch EDI haben wir ein System im Einsatz, das flexibel und schnell für die optimale Anbindung der Lieferanten verfügbar war und unsere Lieferkette optimiert. Vor allem kleinere Lieferanten können über ein Lieferantenportal sicher und mit wenig Aufwand alle notwendigen Belege mit uns austauschen. Der Zugewinn von Flexibilität und Sicherheit für alle Partner ist erheblich.

    Robert Blasig, Leiter IT, FRoSTA

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  • Mit Comarch EDI gehen die Medienbrüche gegen Null und die Kommunikation mit Lieferanten wird zu einem automatisierten Standardprozess. Die REWE Group spart so viel Zeit und Aufwand bei höchster Prozesssicherheit.

    Business Development, Comarch AG

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    Internationale Rechtskonformität

    International tätige Unternehmen müssen verschiedene E-Invoicing-Standards unterstützen und umsetzen, um ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften gehören tatsächlich zu den größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen aktuell gegenübersehen.

    Comarch E-Invoicing bietet die ideale Unterstützung im Hinblick auf die neuen gesetzlichen Bestimmungen. Die E-Invoicing-Lösung stellt nicht nur die Unversehrtheit des Inhalts, die Echtheit der Herkunft und die Lesbarkeit sicher, sondern gewährleistet auch, dass Ihre sensiblen Daten geschützt sind und für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum archiviert werden (Richtlinie zur Datenaufbewahrung). Generell bietet Comarch Rechtskonformität in mehr als 60 Ländern der Welt.

    E-Invoicing Internationale Compliance

    Erfahrung in B2B & B2G

    Im Rahmen der gegenwärtigen digitalen Revolution werden in zahlreichen Ländern der Welt neue Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Ziel ist eine Vereinfachung des Austauschs elektronischer Dokumente zu Transaktionen sowohl zwischen Unternehmen (B2B) als auch zwischen Unternehmen und Regierungsstellen (B2G) sowie eine Erhöhung der Steuereinnahmen.

    In diesem Zusammenhang hat die Verwendung der Plattform von OpenPEPPOL – einer gemeinnützigen Organisation, die ein umfassendes Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente betreibt – für Zwecke des E-Invoicing stark zugenommen.

    Comarch ist Mitglied von OpenPEPPOL und zertifizierter PEPPOL Access Point des zugehörigen Netzwerks. Dank dessen kann das Unternehmen seinen Kunden einen schnellen und zuverlässigen Austausch elektronischer Dokumente mit Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung sowie anderen in das Netzwerk eingebundenen Unternehmen ermöglichen.

    PEPPOL E-Invoicing

    Video ansehen: Weltweit eingesetzte, umweltfreundliche E-Invoicing-Lösung von Comarch

    Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu E-Invoicing

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    E-Invoicing News