E-Invoicing | Elektronischer Rechnungsversand

Papierrechnungen durch elektronische ersetzen - mit einem umfassenden Ansatz zu digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Comarch E-Invoicing ermöglicht die kostengünstige, digitale Abwicklung von kompletten rechnungsbezogenen Abläufen. Unser mehrsprachiges Servicedesk und die Interoperabilität mit Anbietern weltweit garantieren die elektronische Kommunikation mit allen Lieferanten/Kunden an einem Ort. Sie können sicher sein, dass die Inhalte der digitalen Rechnungen geprüft und die Formate korrekt umgewandelt werden. Der Übertragungsvorgang ist sicher und Sie erhalten Zugriff auf detaillierte Informationen über alle Statusmeldungen. Darüber hinaus können Sie Ihren Rechnungslegungsprozess vollständig optimieren und automatisieren. Verbessern Sie die Qualität der AP/AR-Prozesse in Ihrem Unternehmen - mit E-Invoicing von Comarch.

Welche Einsparpotenziale bietet E-Invoicing?

ERSPARNISSE VON 50-60 %

Elektronische Rechnungsprozesse führen zu Einsparungen von 60-80% verglichen mit herkömmlichen papierbasierten Verfahren.

4-12 € NETTOGEWINN PRO RECHNUNG

*gilt für MwSt.-konforme elektronische Rechnungsstellung (Quelle: Polytechnikum Mailand)

BIS ZU 65 € NETTOGEWINN PRO ZYKLUS

*bei vollständiger Integration des Handelsprozesses (Quelle: Polytechnikum Mailand)

RESULTATE IN 0,5-1,5 JAHREN

Projekte amortisieren sich bereits nach ca. 0,5 – 1,5 Jahren (Quelle: Billentis)

Funktionen der Comarch E-Invoicing-Lösung

  1. E-Invoicing Portal
  2. Comarch bietet ein intuitives und nutzerfreundliches Webportal für Lieferanten und Abnehmer unserer Kunden an, das es ihnen ermöglicht, in kurzer Zeit eine 100-prozentige elektronische Rechnungslegung zu erreichen. Das Portal gewährleistet:
    • Einfache und schnelle Onboarding-Prozesse
    • Self-Provisioning-Funktionen (z.B. technische Konfiguration und Mapping-Prüfung)
    • Intuitive Erstellung von Dokumenten oder deren Hochladen mit Anlagen
    • Schnelle Suche nach Dokumenten
    • Benachrichtigungen über wichtige Ereignisse
    • Erweitertes Nutzermanagement
    • KPI-Berichterstattung 
  3. Internationale Compliance
  4. Die elektronische Rechnungslegung und die Befolgung der Mehrwertsteuervorschriften sind einige der schwierigeren Aspekte, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben. Comarch E-Invoicing unterstützt die gesetzlichen Anforderungen – Integrität des Inhalts, Echtheit der Herkunft und Sicherstellung der Lesbarkeit sowie Schutz sensibler Daten und Archivierung der Rechnungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (Richtlinien der Datenvorratsspeicherung).
     
    Comarch arbeitet mit TrustWeaver zusammen, das die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in mehr als 60 Ländern garantiert. Sowohl für Ein-, wie auch Ausgangsrechnungen bietet Comarch E-Invoicing rechtskonforme elektronische Speicherung über den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum an. Comarch beteiligt sich an den Arbeiten des europäischen Verbands der E-Invoicing Service Provider Association (EESPA).

  5. Multi-Channel/OCR
  6. Comarch bietet eine vollständige Lösung für das Management der Rechnungslegung zur Optimierung von Verbindlichkeiten und Forderungen.
     
    Im Fall von Forderungen bietet Comarch eine elektronische Rechnungslegung für alle Ihre Kunden an. Beginnend mit der Validierung der Rechnung, garantiert die Plattform die Umwandlung in verschiedene andere Formate, die von den Kunden verlangt werden, sowie den Versand an die Kunden über verschiedene Kanäle – Integration (z.B. AS2, SFTP, FTP/VPN, OFTP2), Web-EDI, Kundenportal oder E-Mail. Außerdem kann Comarch elektronisch die Rechnung im Namen Ihres Unternehmens unterzeichnen.
     
    Für Verbindlichkeiten ermöglicht unsere Lösung den Empfang von Rechnungen in verschiedenen Formaten und über verschiedene Kanäle, die Validierung und die Umwandlung in ein gemeinsames Format (einschließlich OCR). Die Verwendung der OCR-Engine sorgt für eine deutliche Reduzierung der Registrierungszeit. Dank der ausgereiften und selbstlernenden Algorithmen müssen Sie sich um viele Rechnung kaum noch kümmern. Die Lösung ermöglicht das Scannen mit gemischten Modellen (Filialen und Hauptsitz), die Indizierung gemäß der Domain-Systeme sowie die Verwendung von Barcodes, 2D-Codes und QR-Mechanismen.
  7. E-Archiv
  8. Comarch E-Invoicing speichert die Dokumente für den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung, die den Zugriff auf alle Ihre Rechnungen von jedem Ort mit Internetzugang weltweit ermöglicht. Intuitive Suchkriterien, eine Versionsgeschichte, leicht lesbare und druckbare Versionen und ein Nutzer-Managementtool sind nur einige der zur Verfügung stehenden Funktionen.
  9. 3-Way Matching
  10. Zweck des 3-Way-Matchings ist es, die Zahlung falscher und möglicherweise betrügerischer Rechnungen zu vermeiden."Match" bezieht sich auf den Vergleich der Mengen, Einzelpreise, Bedingungen usw. aus der Rechnung des Lieferanten mit den Informationen aus der Bestellung und den tatsächlich erhaltenen Mengen.

    Nach der Prüfung der Rechnung des Lieferanten mittels 3-Way-Matching kann diese zur Zahlung weiterverarbeitet werden.

    Das 3-Way-Matching ist ein wichtiger Schritt zur Sicherung von Vermögenswerten eines Unternehmens.
  11. Datenaustausch
  12. Comarch bietet Managed Services zur Sicherstellung einer schnellen und sicheren Übermittlung der digitalen Rechnungen. Entsprechend dem technologischen Fortschritt und dem Umfang der Dokumente ist diese Lösung ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten. Wir stellen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, wie Validierung der Daten, Übertragung, Routing, Mapping von und in jedes Format, Tracking und Berichterstattung, einschließlich der Optimierung der Kommunikation mit den Geschäftspartnern.
  13. Handling von Forderungen und Verbindlichkeiten
  14. Vollständige Lösung für das Management der Rechnungslegung zur Optimierung von Verbindlichkeiten und Forderungen. So können elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten empfangen und versendet werden.
  15. Selbstfakturierung
  16. Funktion zur Vereinfachung der Abrechnung und zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit regelmäßigen, vertrauenswürdigen Geschäftspartnern. Die Rechnungsverarbeitung wird dadurch noch einfacher.
  17. Elektronische Unterschrift
  18. Unterstützung der Technologie elektronischer Signaturen – Versand signierter Rechnungen per E-Mail oder über das Portal, einschließlich der Unterzeichnung im Namen des Kunden. Der digitale Rechnungsversand ist somit rechtssicher möglich.
  19. Umwandlung in zahlreiche Formate
  20. Umwandlung des Rechnungsformats (z.B. XML) in die von den Geschäftspartnern gewünschten Formate (z.B. EDIFACT, XML, IDOC, VDA, PDF oder Papier). Jede digitale Rechnung erreicht somit den Empfänger in der passenden Form.
  21. Validierung
  22. Definition dedizierter Validierungsregeln zur Vermeidung von Fehlern. Wird häufig für Rechnungen verwendet (einschließlich der Überprüfung von Netto-und Bruttobetrag). Sie können dadurch sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen korrekt verarbeitet und gesendet werden.
  23. Workflows
  24. Volle Unterstützung für die Abwicklung der Prozesse in den Unternehmen und den Geschäftsbeziehungen. Prozessmanagement in vielen verschiedenen Bereichen, vom elektronischen, automatisierten Rechnungsversand bis hin zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, auch inklusive Scannen und OCR.

E-Invoicing Portal

Comarch bietet ein intuitives und nutzerfreundliches Webportal für Lieferanten und Abnehmer unserer Kunden an, das es ihnen ermöglicht, in kurzer Zeit eine 100-prozentige elektronische Rechnungslegung zu erreichen. Das Portal gewährleistet:
  • Einfache und schnelle Onboarding-Prozesse
  • Self-Provisioning-Funktionen (z.B. technische Konfiguration und Mapping-Prüfung)
  • Intuitive Erstellung von Dokumenten oder deren Hochladen mit Anlagen
  • Schnelle Suche nach Dokumenten
  • Benachrichtigungen über wichtige Ereignisse
  • Erweitertes Nutzermanagement
  • KPI-Berichterstattung 

Internationale Compliance

Die elektronische Rechnungslegung und die Befolgung der Mehrwertsteuervorschriften sind einige der schwierigeren Aspekte, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben. Comarch E-Invoicing unterstützt die gesetzlichen Anforderungen – Integrität des Inhalts, Echtheit der Herkunft und Sicherstellung der Lesbarkeit sowie Schutz sensibler Daten und Archivierung der Rechnungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (Richtlinien der Datenvorratsspeicherung).
 
Comarch arbeitet mit TrustWeaver zusammen, das die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in mehr als 60 Ländern garantiert. Sowohl für Ein-, wie auch Ausgangsrechnungen bietet Comarch E-Invoicing rechtskonforme elektronische Speicherung über den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum an. Comarch beteiligt sich an den Arbeiten des europäischen Verbands der E-Invoicing Service Provider Association (EESPA).

Multi-Channel/OCR

Comarch bietet eine vollständige Lösung für das Management der Rechnungslegung zur Optimierung von Verbindlichkeiten und Forderungen.
 
Im Fall von Forderungen bietet Comarch eine elektronische Rechnungslegung für alle Ihre Kunden an. Beginnend mit der Validierung der Rechnung, garantiert die Plattform die Umwandlung in verschiedene andere Formate, die von den Kunden verlangt werden, sowie den Versand an die Kunden über verschiedene Kanäle – Integration (z.B. AS2, SFTP, FTP/VPN, OFTP2), Web-EDI, Kundenportal oder E-Mail. Außerdem kann Comarch elektronisch die Rechnung im Namen Ihres Unternehmens unterzeichnen.
 
Für Verbindlichkeiten ermöglicht unsere Lösung den Empfang von Rechnungen in verschiedenen Formaten und über verschiedene Kanäle, die Validierung und die Umwandlung in ein gemeinsames Format (einschließlich OCR). Die Verwendung der OCR-Engine sorgt für eine deutliche Reduzierung der Registrierungszeit. Dank der ausgereiften und selbstlernenden Algorithmen müssen Sie sich um viele Rechnung kaum noch kümmern. Die Lösung ermöglicht das Scannen mit gemischten Modellen (Filialen und Hauptsitz), die Indizierung gemäß der Domain-Systeme sowie die Verwendung von Barcodes, 2D-Codes und QR-Mechanismen.

E-Archiv

Comarch E-Invoicing speichert die Dokumente für den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung, die den Zugriff auf alle Ihre Rechnungen von jedem Ort mit Internetzugang weltweit ermöglicht. Intuitive Suchkriterien, eine Versionsgeschichte, leicht lesbare und druckbare Versionen und ein Nutzer-Managementtool sind nur einige der zur Verfügung stehenden Funktionen.

3-Way Matching

Zweck des 3-Way-Matchings ist es, die Zahlung falscher und möglicherweise betrügerischer Rechnungen zu vermeiden."Match" bezieht sich auf den Vergleich der Mengen, Einzelpreise, Bedingungen usw. aus der Rechnung des Lieferanten mit den Informationen aus der Bestellung und den tatsächlich erhaltenen Mengen.

Nach der Prüfung der Rechnung des Lieferanten mittels 3-Way-Matching kann diese zur Zahlung weiterverarbeitet werden.

Das 3-Way-Matching ist ein wichtiger Schritt zur Sicherung von Vermögenswerten eines Unternehmens.

Datenaustausch

Comarch bietet Managed Services zur Sicherstellung einer schnellen und sicheren Übermittlung der digitalen Rechnungen. Entsprechend dem technologischen Fortschritt und dem Umfang der Dokumente ist diese Lösung ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten. Wir stellen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, wie Validierung der Daten, Übertragung, Routing, Mapping von und in jedes Format, Tracking und Berichterstattung, einschließlich der Optimierung der Kommunikation mit den Geschäftspartnern.

Handling von Forderungen und Verbindlichkeiten

Vollständige Lösung für das Management der Rechnungslegung zur Optimierung von Verbindlichkeiten und Forderungen. So können elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten empfangen und versendet werden.

Selbstfakturierung

Funktion zur Vereinfachung der Abrechnung und zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit regelmäßigen, vertrauenswürdigen Geschäftspartnern. Die Rechnungsverarbeitung wird dadurch noch einfacher.

Elektronische Unterschrift

Unterstützung der Technologie elektronischer Signaturen – Versand signierter Rechnungen per E-Mail oder über das Portal, einschließlich der Unterzeichnung im Namen des Kunden. Der digitale Rechnungsversand ist somit rechtssicher möglich.

Umwandlung in zahlreiche Formate

Umwandlung des Rechnungsformats (z.B. XML) in die von den Geschäftspartnern gewünschten Formate (z.B. EDIFACT, XML, IDOC, VDA, PDF oder Papier). Jede digitale Rechnung erreicht somit den Empfänger in der passenden Form.

Validierung

Definition dedizierter Validierungsregeln zur Vermeidung von Fehlern. Wird häufig für Rechnungen verwendet (einschließlich der Überprüfung von Netto-und Bruttobetrag). Sie können dadurch sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen korrekt verarbeitet und gesendet werden.

Workflows

Volle Unterstützung für die Abwicklung der Prozesse in den Unternehmen und den Geschäftsbeziehungen. Prozessmanagement in vielen verschiedenen Bereichen, vom elektronischen, automatisierten Rechnungsversand bis hin zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, auch inklusive Scannen und OCR.

Vorteile von E-Invoicing für Ihre Geschäftsprozesse

  • Einhaltung rechtlicher Vorschriften
  • Steigerung fristgerechter Zahlungen
  • Senkung der Kosten für Dokumentenbearbeitung
  • Verringerung von fehlerhaften Rechnungen
  • Sicherheit & hohe Geschwindigkeit der Datenübertragung
  • Automatisierung der Rechnungsstellung
  • Senkung des Vollzeitäquivalen
  • Beschleunigter Genehmigungszyklus
  • Höhere Transparenz innerhalb des Transaktioniszyklus
  • Höhere Zufriedenheit bei Partner
  • Positive ökologische Auswirkungen auf die Umwelt (CSR)

Warum Kunden sich für uns entscheiden

  • Wir stehen mit zahlreichen Lieferanten in Kontakt und lösen pro Tag mehrere Hundert Bestellungen aus. Deshalb ist Kontinuität und Effizienz im Dokumentenaustausch mit Lieferanten so wichtig, insbesondere wenn sich die ausgetauschten Dokumente auf Bestellungen beziehen, die innerhalb weniger Stunden desselben Tages realisiert werden. Die Lösung Comarch EDI hat die Geschäftskommunikation von METRO mit den Lieferanten deutlich verbessert. Darüber hinaus ermöglicht sie uns eine schnellere Entscheidungsfindung sowie angemessene Reaktionen auf die veränderliche Geschäftsumgebung.

    Gabriele Timm, Provider Management Officer, METRO SYSTEMS GmbH

    Zur Case Study

  • Mit Comarch EDI haben wir ein System im Einsatz, das flexibel und schnell für die optimale Anbindung der Lieferanten verfügbar war und unsere Lieferkette optimiert. Vor allem kleinere Lieferanten können über ein Lieferantenportal sicher und mit wenig Aufwand alle notwendigen Belege mit uns austauschen. Der Zugewinn von Flexibilität und Sicherheit für alle Partner ist erheblich.

    Robert Blasig, Leiter IT, FRoSTA

    Zur Case Study

  • Mit Comarch EDI gehen die Medienbrüche gegen Null und die Kommunikation mit Lieferanten wird zu einem automatisierten Standardprozess. Die REWE Group spart so viel Zeit und Aufwand bei höchster Prozesssicherheit.

    Business Development, Comarch AG

    Zur Case Study

    Video ansehen: Weltweit eingesetzte, umweltfreundliche E-Invoicing-Lösung von Comarch

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    E-Invoicing News