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E-Invoicing in Deutschland | Elektronischer Rechnungsversand

Was gibt es beim E-Invoicing in Deutschland zu beachten?

In Deutschland gelten für elektronische Rechnungen unterschiedliche gesetzliche Grundlagen. Es gibt eine E-Invoicing-Pflicht gegenüber Bundesbehörden und zudem kann jedes Bundesland eigene Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung an deren Landesbehörden erlassen.

Beachten Sie daher die Unterschiede insbesondere in Hinblick auf:

Rechtliche Rahmenbedingungen

Technische Anforderungen

Fristen zur Einhaltung der Vorschriften

Die Umsetzung der E-Invoicing-Pflicht in Deutschland

  • Seit dem 27. November 2020 ist E-Invoicing auf Bundesebene verpflichtend.
  • Einige Bundesländer haben bereits ebenfalls eine E-Invoicing-Pflicht erlassen.
  • Zudem strebt die Bundesregierung an, die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen so schnell wie möglich verpflichtend einzuführen, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Aktuell ist ab 2025 mit einer B2B-E-Invoicing-Pflicht in Deutschland zu rechnen.
  • Für die elektronische Rechnungsstellung an deutsche Behörden stehen momentan zwei Formate zur Verfügung: XRechnung und ZUGFeRD. Jedes Bundesland entscheidet selbst, welche Formate es für die Pflicht wählt.
  • Bezüglich der Rechnungsstellung in der Privatwirtschaft ist aktuell kein Format vorgeschrieben.
  • Auf Bundesebene gibt es zwei Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung. Entweder muss die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE oder die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE gewählt werden, abhängig davon, ob der Empfänger die mittelbare oder unmittelbare Bundesverwaltung ist. 
  • Auf Landesebene steht es jedem Bundesland frei, welche Plattform gewählt wird. Einige Bundesländer nutzen die Plattform des Bundes OZG-RE, andere entwickeln eigene Portale oder nutzen existierende Portale, z.B. Ausschreibungsportale.
  • Aktuell ist es nicht obligatorisch elektronische Rechnungen an Unternehmen über eine bestimmte Plattform zu senden.
  • Lieferanten des öffentlichen Sektors müssen elektronische Rechnungen an Bundesbehörden und zunehmend auch an Landesbehörden an ein bestimmtes Portal senden. Von dort aus wird die E-Rechnung dann an die entsprechende Institution weitergeleitet.
  • Auf der elektronischen Rechnung an den öffentlichen Sektor muss die Leitweg-ID aufgeführt werden.
  • Da in Deutschland jedes Bundesland selbst für die Ausgestaltung der E-Invoicing-Pflicht verantwortlich ist, gilt es diesbezüglich unterschiedliche Bestimmungen zu erfüllen. Mehr dazu im Folgenden.

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E-Invoicing-Pflicht auf Landesebene

Schritt für Schritt verabschieden immer mehr deutsche Bundesländer eine E-Invoicing-Pflicht. Erfahren Sie, welche Bundesländer und ab wann diese gilt. Erhalten Sie außerdem Informationen zu den obligatorischen Formaten und Plattformen eines speziellen Bundeslandes, indem Sie dieses anklicken.

Für weitere Informationen zu den Vorgaben der einzelnen Bundesländer – auch in Bezug auf Bundesländer, welche bisher noch keine Pflicht eingeführt haben – kontaktieren Sie gern unsere Experten.

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Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

Für den digitalen Versand von Rechnungen reicht ein PDF-Dokument nicht mehr aus - als richtige elektronische Rechnungen zählen bald nur noch solche, die als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können.

XRechnung ist ein von deutschen Behörden definiertes XML-basiertes Format, dessen Verwendung in einigen Bundesländern obligatorisch ist. Zudem wird es häufig auch bei dem Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen verwendet.

ZUGFeRD ist ein XML-basiertes Format inklusive PDF-Datei und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für Rechnungen entwickelt. Aktuell gibt es keine Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD, allerdings ist es durchaus bei vielen privaten Unternehmen in Deutschland in Gebrauch.

Lesen Sie mehr zu XRechnung, ZUGFeRD & Co. und erfahren Sie, wie Sie elektronische Rechnungen im korrekten Format ausstellen.

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Was sind eigentlich Schnittstellen und Formate? Wie funktioniert E-Invoicing?

Lernen Sie alles über die technischen Begrifflichkeiten zum E-Invoicing in Deutschland:

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PEPPOL: Ihr Zugang zum europäische E-Invoicing Netzwerk

Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Verzeichnis fungiert wie ein Telefonbuch, in dem Unternehmen nachschlagen können, wie und mit welchem Rechnungsformat man andere Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erreichen kann. Es handelt sich dabei nicht um eine separate Plattform, sondern um eine virtuelle Infrastruktur, in bestehende E-Invoicing-Lösungen integriert werden kann, um sie zwischen den unterschiedlichen E-Invoicing-Systemen in Europa interoperabel zu machen.

Comarch ist eingetragener PEPPOL Access Point und hat als eines der ersten Unternehmen erfolgreich Dokumente über OZG-RE bzw. PEPPOL zugestellt.

Richtiges Rechnungsportal finden mit der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein Identifikator eines Rechnungsempfängers. Sie besteht aus unterschiedlichen Komponenten. Somit sind aus der Leitweg-ID verschiedene Informationen zu entnehmen.

Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Institutionen stellen wollen, werfen Sie einen Blick auf die ersten Ziffern der Leitweg-ID. Hieraus können Sie die Kennzahl des Bundes bzw. der Bundesländer ablesen. Eine Aufschlüssellung dieser Kennzahlen finden Sie in den folgenden FAQ. So finden Sie heraus, über welches E-Rechnungsportal die Rechnungsstellung erfolgen muss.

Darüber hinaus lassen sich noch weitere Informationen aus der Leitweg-ID ableiten, mit denen die Suche in Ihrem ERP-System optimiert werden kann.

Sie sind auf der Suche nach einer bestimmten Leitweg-ID? Informieren Sie uns gern darüber und wir nehmen Ihnen die Suche ab.

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FAQ

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