Was ist ein ERP-System?

Für Unternehmen, die sich weiterentwickeln möchten/müssen (z.B.: Expansion, internes Wachstum, Modernisierung), ist ein ERP-System unverzichtbar, denn nur so bekommen sie die nötige Unterstützung und können ihre Geschäftsprozesse, deren Komplexität und Anwendungsbereich immer größer werden, effizient abwickeln und darstellen. Ein ERP-System unterstützt dabei, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu strukturieren. Dank einem System zur Unternehmensverwaltung können sowohl die internen als auch die externen Geschäftsabläufe besser gesteuert und verwaltet werden. Zudem vereinfachen die im ERP-System gespeicherten Daten die Entscheidungsfindung und ermöglichen die Kontrolle bestehender Prozesse.

Die Auswahl einer passenden ERP-Lösung ist ein umfassender Prozess.

Zielfestlegung

Zuerst sollten die Ziele, die durch die Einführung eines solchen Systems erreicht werden sollen, konkretisiert werden. Je nachdem, in welchem Marktsegment und in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an eine ERP-Software. Während die Schwerpunkte im Einzelhandel vor allem auf der besseren Verwaltung von Produktlebenszyklen, der Optimierung der Lagerauffüllungsprozesse in den Ladengeschäften und der Bereitstellung eines exzellenten Kundenservice am POS (Point Of Sale) liegen, erwarten Produktionsbetriebe hauptsächlich Optimierungen in den Bereichen Produktionsplanung, Stücklistenerstellung (Materialbedarfsplanung) und Planung von Fertigungsabläufen sowie Unterstützung bei der Projektverwaltung und der Erstellung von Produktionszeitplänen. Daher sind Funktionalitäten zur Umsetzung, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen von essentieller Bedeutung. Dabei liegt der Fokus nicht nur bei den grundlegenden Modulen einer ERP-Lösung, zu denen u.a. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung oder Disposition gehören, sondern auch auf mobilen Technologien, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die künftige ERP-Lösung muss daher über Funktionen verfügen, mit denen die Außendienstmitarbeiter Aufträge erfassen und Verkaufstransaktionen abwickeln, die Lagermitarbeiter die Waren mittels mobiler Geräte kommissionieren und die Führungskräfte mittels Smartphones Anträge genehmigen und Berichte analysieren können. Beachten Sie die folgende Regel: Die Auswahl eines neuen Systems ist eine Entscheidung für mindestens zehn Jahre.

Die Auswahl eines ERP-Anbieters

Mit der Auswahl eines neuen Systems entscheidet man sich ebenso für die Zusammenarbeit mit einem Geschäftspartner, der mit seiner innovativen Herangehensweise und dem Potential seiner ERP-Lösung das Kundenunternehmen bei seiner Weiterentwicklung unterstützt. Das Angebot des neuen IT-Partners sollte umfassend sein und neben dem ERP-System weitere hilfreiche IT-Lösungen enthalten, wie bspw.: DMS, IoT, Mobile-Lösungen, POS und Webshop. Im Rahmen des Auswahlprozesses finden in der Regel zahlreiche Treffen statt, bei denen die ausgewählten ERP-Anbieter ihre Lösungen präsentieren. Hier ist sicherzustellen, dass diese Präsentationen sich auf die konkreten Geschäftsprozesse des entsprechenden Unternehmens konzentrieren. Wichtig ist, im Vorfeld Informationen darüber zur Verfügung zu stellen, wie das eigene Unternehmen funktioniert, wo Verbesserungspotenzial besteht und was die Erwartungen sind, damit die potentiellen ERP-Anbieter ihre Systempräsentationen unter Einbeziehung dieser Informationen möglichst individualisiert vorstellen können.

Bei der Kalkulation von Anschaffungs- und Implementierungskosten eines ERP-Systems müssen mehrere Variable berücksichtigt werden. So sehr sich die Unternehmen voneinander unterscheiden, so unterschiedlich können die Kalkulationen für ein ERP-System sein, das deren Anforderungen entspricht. Es ist wichtig zu wissen, aus welchen Komponenten sich eine solche Investition zusammensetzt und was dabei beachtet werden muss, damit die endgültigen Kosten das geplante Budget nicht überschreiten. 

Funktionalitäten: Basis oder Breite?

Nur beim Erwerb einer Basissoftware für kleine Unternehmen, die zur Rechnungsstellung, Buchhaltung, ggf. auch zur Lagerverwaltung und Abwicklung von Onlinetransaktionen verwendet wird, lassen sich Preise für das ERP-System relativ einfach und präzise ermitteln. In einem solchen Fall greifen Firmen häufig auf eine Out-of-the-box-Lösung zurück, die keiner umfassenden Implementierung bedarf. Eine solche Software ist häufig im SaaS-Modell (Software as a Service) bzw. Cloud-Modell verfügbar und kann gegen eine relativ geringe jährliche bzw. monatliche Abonnementgebühr online genutzt werden. Da umfassende ERP-Systeme aus deutlich mehr Komponenten bestehen, sind die dafür anfallenden Kosten deutlich schwieriger zu kalkulieren.

Zusammensetzung des Budgets für ein ERP-Projekt

1. Software

Die Software-Nutzung ist mit Lizenzkosten verbunden. Wird das ERP-System im Cloud-Modell bezogen, handelt es sich bei diesen Kosten um Cloud-Gebühren.

2. Dienstleistungen 

Bei der Einführung der ERP-Software fallen je nach Aufwand und Projektgröße einmalige Kosten für Dienstleistungen an.

Die Gebühren für Software-Lizenzen oder Cloud-Nutzung sind klar geregelt und lassen sich daher recht schnell überblicken. Wichtig ist es nur, darauf zu achten, dass alle benötigten Module entsprechend dem eigenen Bedarf lizenziert werden. In der Praxis kann hier jedoch sehr schnell nachjustiert werden, wenn es sich um eine offene und skalierbare ERP-Software handelt.

Bei den Aufwendungen für Dienstleistungen sind die Berechnungen nicht so einfach. Hierfür muss in der Regel ein höherer Teilbetrag der Gesamtkosten investiert werden, als das bei Lizenzen und Cloud-Gebühren der Fall ist. Das Kalkulationsrisiko kann jedoch durch gute Planung und engen Austausch mit dem Dienstleister reduziert werden. Softwarehersteller können Kosten und Aufwand für einzelne Modulen ihres ERP-Systems in der Regel gut abschätzen. Jedoch muss dabei eine Reihe an Variablen berücksichtigt werden.

• Unternehmensstruktur: So ist der Umfang der jeweiligen Dienstleistungen in besonderem Maße von der vorhandenen Unternehmensstruktur abhängig. Größe, Anzahl der Länder und Niederlassungen sind hier nur einige Parameter, die es in der Software abzubilden gilt. Hier kommt eine flexible Multi-Site Struktur voll zum Tragen, die genau jene Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen im ERP-System ermöglicht.

• Team: Auch die Teamgröße spielt hier eine Rolle. Je größer das Projektteam, desto aufwendiger und kostenintensiver gestaltet sich das Projekt.

• Projektmethode: Entscheidend ist auch die Auswahl einer passenden Projektmethode. Die Prototyp-Methode ist kostengünstiger als die klassische Methode mit Pflichtenheft. Die verschiedenen Projektmethoden und ihre Vorteile werden im kostenlosen Ratgeber von Comarch näher erläutert.

• Einführungsart: Auch die Art der Einführung spielt eine Rolle bei der Kalkulation von Kosten. Ein umfassender Go-Live nach dem Big-Bang-Modell bedarf einer anderen Vorbereitung als eine stufenweise Einführung.

• Projektdauer: Ganz allgemein lassen sich mit der Projektdauer auch die Kosten nach oben oder unten skalieren. Je länger die Projektdauer angesetzt wird, desto teurer wird das Projekt. Komprimierte Projekte sind günstiger. Jedoch gilt es hier realistisch zu sein. Gemeinsam mit dem Dienstleister sollten sie realistische Timings besprechen. Dafür stehen oftmals Referenzprojekte bereit, anhand derer man die eigenen Anforderungen besser abschätzen kann.

• Projekttyp: es kommt auch auf den Typ des Projektes an. Aus der Erfahrung lässt sich sagen, dass Projekte mit Fokus auf Finanz- und Rechnungswesen einfacher zu kalkulieren sind, da sich die benötigten Funktionen hauptsächlich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben.

Tipps zu Projektmanagement: Unser E-Book Ratgeber

Natürlich bekommen Sie von Ihrem ERP-Anbieter ein personalisiertes Angebot, aber es ist wichtig zu wissen, auf welche Posten man achten soll. Zudem sollen Sie kontrollieren, ob tatsächlich alle Kosten berücksichtigt wurden. 

Wann braucht man ein ERP-System? Eigentlich kann jedes Unternehmen, unabhängig seiner Größe, ein ERP-System gut gebrauchen. Möchte ein Unternehmen seine Ressourcen transparent und systematisch verwalten, benötigt es Tools, die dieses ermöglichen. Um die Arbeit des Unternehmens insgesamt zu verbessern, ist verstärkte Kontrolle und Optimierung in den Schlüsselbereichen wie Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager unabdingbar. Im Zuge der Weiterentwicklung des Unternehmens werden die Anforderungen an das ERP-System jedoch immer größer. Es kommen weitere verbesserungsbedürftige Bereiche hinzu wie bspw. Buchhaltung, Einzelhandel mit E-Commerce, Logistik und Personalwesen. Je eher sich ein Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems entscheidet, desto einfacher ist es expandierende Prozesse zu verwalten und Weiterentwicklungen mit diversen Funktionen und Erweiterungen voranzutreiben.

Für eine präzise Berechnung des ROI (Return on Investment) sind die individuellen Bedingungen des an einer solchen Investition interessierten Unternehmens zu berücksichtigen. Zuerst sollte man sich bestimmte Ziele setzen, z. B. die Verkürzung der Auftragsbearbeitungszeit. Hat diese vor der Systemeinführung bspw. fünf Stunden gedauert, kann diese Aufgabe durch optimiertes Vorgehen zeitlich verkürzt werden. Anschließend muss der Cashflow analysiert werden, z. B. mittels der Kapitalwertmethode (engl.: Net Present Value (NPV)). Um den ROI-Betrag und die Amortisationszeit zu ermitteln, sind die geplanten Ausgaben und die aus der Systemeinführung resultierenden Gewinne bzw. Einsparungen gegenüberzustellen.

Die Implementierungsdauer eines ERP-Systems hängt von vielen Faktoren ab, darunter der Unternehmensgröße, der Anzahl der einzuführenden Systemmodule, der Komplexität der Geschäftsprozesse und der Anzahl der künftigen Systemnutzer. Entscheidend hierbei ist auch, inwiefern das Kundenunternehmen bei der Implementierung mitwirkt. Das bedeutet, wann die Kundenmitarbeiter für Analysetreffen, Arbeiten an der Bestätigung des vorgestellten Lösungskonzepts, Akzeptanztests, Schulungen u. a. zur Verfügung stehen. Infolge der Analyse vor der Implementierung und den gemeinsamen Vereinbarungen zwischen dem ERP-Anbieter und dem Kundenunternehmen entsteht ein detaillierter Implementierungszeitplan, der Terminvorgaben und den Umfang durchzuführender Arbeiten enthält.

Bei einigen Implementierungsprojekten werden die ersten Ergebnisse der Systemnutzung bereits nach den ersten drei Monaten im Kundenunternehmen sichtbar. Dies ist allerdings ausschließlich in Bereichen mit festen Abläufen, bspw. in der Finanz- und Lohnbuchhaltung möglich. Wird das ERP-System im Bereich der Produktionsverwaltung oder der Logistik implementiert, muss man für die Implementierungsarbeiten in der Regel 12 bis 24 Monate einplanen. Gibt es im Kundenunternehmen branchenspezifische Arbeitsabläufe oder bestimmte Organisationsstrukturen, ist mit einem größeren Umfang an Implementierungsarbeiten zu rechnen.

Bei der Einführung eines ERP-Systems handelt es sich um ein gemeinsames Projekt des Kundenunternehmens und dem ERP-Anbieter, da das System von den Mitarbeitern des Kundenunternehmens verwendet wird.

Analyse der Kundenanforderungen

Die Implementierung beginnt mit einer detaillierten Analyse der an das ERP-System gestellten Kundenanforderungen. Auf dieser Basis wird ein Konzept der künftigen Lösung erarbeitet. Diese beiden Phasen, die als Analyse vor der Implementierung bezeichnet werden, sind für den weiteren Projektablauf von großer Bedeutung, denn hier werden der Umfang der zu leistenden Arbeiten und der detaillierte Zeitplan festgelegt.

Systemkonfiguration und Testversionen

Nachdem die Dokumente bzgl. der Analyse vor der Implementierung durch den Kunden genehmigt wurden, beginnt der ERP-Anbieter mit der Systemkonfiguration – in dieser Phase werden der vorläufige Datenimport und Anpassungen des ERP-Systems an die Kundenanforderungen vorgenommen. Auf Grundlage der auf diese Weise aufbereiteten vorläufigen Programmversion (Testversion) werden Benutzerschulungen durchgeführt. Nachdem die Funktionen der vorläufigen Programmversion durch das Kundenunternehmen akzeptiert wurden, werden die Zieldaten in das System importiert.

Implementierung

Anschließend fängt der Kunde an, mit dem ERP-System zu arbeiten und die tatsächlichen Geschäftsvorfälle zu erfassen. In der ersten Phase der produktiven Nutzung des ERP-Systems gewährleistet Comarch einen Vor-Ort-Support. Während der Stabilisierungsphase des ERP-Systems steht dem Kunden der Fernsupport (per Telefon, E-Mail bzw. Fernzugriff auf IT-Ressourcen) zur Verfügung. Mit dieser Phase endet die Implementierung – während der laufenden Arbeit mit dem System hat der Kunde die Möglichkeit, den Support nach der Implementierung zu nutzen. Die hier beschriebenen, aufeinander folgenden Implementierungsphasen entsprechen dem Wasserfallmodell. In bestimmten Fällen greift Comarch bei der Implementierung auf agile Methoden bzw. eine gemischte Variante aus SCRUM- und Wasserfallmodell zurück.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Projektmethoden und ihre Vorteile im kostenlosen E-Book von Comarch.

Bei ERP-Systemen handelt es sich um fortgeschrittene Lösungen, die relationale Datenbanken verwenden und bei denen aufgrund unterschiedlicher Konfigurationsmöglichkeiten in der Regel sowohl Server als auch Endgeräte in Form von PCs, Laptops, POS-Displays, Smartphones bzw. Tablets benötigt werden. Die einzelnen Endgeräte stellen eine Verbindung zum Anwendungsserver und zur Datenbank über das Internet/Intranet her. Bei nativen Anwendungen, die auf einem Smartphone oder einem POS-Terminal eines Ladengeschäfts installiert sind, kann das System entweder im Online- oder Offline-Modus betrieben werden. Bei der zweiten Option kommt eine mobile/lokale Datenbank zum Einsatz, die in regelmäßigen Zeitabständen mit dem zentralen Server synchronisiert wird. Die Server können durch das Kundenunternehmen lokal betrieben und verwaltet werden. Allerdings entschieden sich immer mehr Unternehmen für das Hosting, bei dem die benötigte Hardware- und Softwareinfrastruktur, also die Rechenleistung, von einem Rechenzentrumsanbieter wie bspw. Comarch gegen eine monatliche Gebühr (Abonnement) bezogen werden. In einem solchen Fall obliegt die Sicherstellung einer effizienten IT-Umgebung und die Gewährleistung einer entsprechenden Datensicherheit dem Serviceanbieter.

Ja; moderne ERP-Systeme können größtenteils in Ihrem Unternehmen betrieben werden, auch wenn sie nicht bei Ihnen lokal, sondern auf den Servern des Softwareanbieters installiert sind. Eine solche Cloud-ERP Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: niedrige Einstiegskosten, keine Anschaffungskosten für eigene Server, keine zeitaufwendigen Implementierungsarbeiten, mobiler Zugriff rund um die Uhr und sehr hohe Datensicherheit. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von cloudbasierten ERP-Systemen im Vergleich zu On-Premise Lösungen und welche Faktoren bei der Entscheidung wichtig sind.

Nicht immer. Zahlreiche ERP-Hersteller entwickeln geschlossene Systeme, was bedeutet, dass diese ausschließlich durch den Hersteller selbst bzw. die mit ihm kooperierenden Systemintegratoren (Implementierungspartner) verwaltet und weiterentwickelt werden können. Ein Kundenunternehmen, das sich für eine solche Lösung entscheidet, muss sich im Klaren sein, dass ein solches Vorgehen künftig erhebliche finanzielle Aufwendungen für die funktionale Weiterentwicklung und Wartung des Systems zur Folge hat. In einem solchen Fall läuft man zudem Gefahr, von einem einzelnen IT-Anbieter abhängig zu werden und die von ihm auferlegten Konditionen annehmen zu müssen. Comarchs Strategie ist in dieser Hinsicht anders. Unsere ERP-Systeme werden so entwickelt, dass sie für sämtliche Integrationen und Modifikationen offen sind. Diese können entweder durch eigene IT-Fachkräfte des Kundenunternehmens oder durch Comarch bzw. autorisierte Comarch-Partner, die eine breite Palette konkurrenzfähiger Dienstleistungen anbieten, vorgenommen werden.

Der Support nach der Implementierung wird nach erfolgter Systemstabilisierung, also während der laufenden Nutzung des ERP-Systems, erbracht. Im Rahmen dieses Services werden Systembenutzer, insbesondere neu eingestellte Mitarbeiter, bei der Durchführung alltäglicher Vorgänge im ERP-System unterstützt. Dabei kann es sich um geringfügige Programmierarbeiten handeln, die mit organisatorischen Umstrukturierungen im Unternehmen verbunden sind, wie bspw. ein neuer oder geänderter Geschäftsprozess, neue Abteilung, neuer Geschäftszweig usw. Der Support nach der Implementierung wird in der Regel als Fernsupport (per Ticketsystem) erbracht, wodurch eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen und kürzere Umsetzungszeiten garantiert werden.