Was ist ein ERP-System?

Erfahren Sie, was ein ERP-System ist, was seine Vorteile sind, wie es implementiert und betrieben wird und welche Kosten dafür anfallen.

Ein ERP-System (engl.: Enterprise Resource Planning) ist eine Software zur umfassenden Unternehmensverwaltung. Die Ressourcenplanung, die sich hinter dem gekürzten Namen ERP verbirgt, umfasst die Kontrolle und Verwaltung bedeutendster Ressourcen und Prozesse in nahezu jedem Unternehmensbereich wie Vertrieb, Finanzen, Buchhaltung, Lagerwirtschaft, Personalwesen, Beschaffung, Produktion u.v.m.

ERP-Systeme zeichnen sich in erster Linie dadurch aus, dass alle Benutzer an einer zentralen Datenbank arbeiten. Dies bedeutet, dass Daten, die in einem Systembereich (bspw. im Vertriebsmodul) eingegeben werden, sofort durch Benutzer anderer Abteilungen wie bspw. durch den Produktionsleiter bzw. Mitarbeiter der Buchhaltungs- oder Lagerabteilung eingesehen werden können.

Integrierbare ERP-Lösung von Comarch

Wie sind ERP-Systeme entstanden?

MRP-Systeme

ERP-Systeme zur Unternehmensverwaltung blicken auf eine lange Geschichte zurück.

Die ersten Warenwirtschaftssysteme solcher Art, die als „Vorläufer“ der ERP-Systeme gelten, entstanden bereits nach dem zweiten Weltkrieg. Als MRP-Systeme bekannt (eng.: Material Requirements Planning) waren sie auf die Materialbedarfsplanung ausgerichtet. Das erste MRP-System wurde bereits 1964 entwickelt und im Unternehmen namens Black and Decker eingeführt. Im Zuge der fortschreitenden Computerisierung befanden sich MRP-Systeme bis 1980 bei ca. 8.000 Unternehmen im Einsatz.

Mithilfe von MRP-Systemen konnten deren Benutzer auf Basis aktueller Bestände und voraussichtlicher Lieferungen den Bedarf an für die Produktfertigung benötigten Materialen ermitteln und die sog. Stücklisten erstellen. Im Gegensatz zu den ERP-Systemen von heute, die universell einsetzbar und nahezu in jeder Branche vorzufinden sind, kamen die damaligen MRP-Systeme nur für einen kleinen Abnehmerkreis in Frage.

ERP-Systeme als zentrale Datenbasis

Bis in die 1990er Jahre haben sich MRP-Systeme dynamisch weiterentwickelt. Mit der steigenden Rechenleistung der PCs konnten immer mehr Daten und Informationen verarbeitet und koordiniert werden, wodurch der Weg für eine ganzheitliche und umfassende Unternehmensverwaltung geöffnet wurde. Dies war die Geburtsstunde der ERP-Software, die die Verwaltung sämtlicher Aspekte eines Unternehmens ermöglicht und alle Geschäftsprozesse miteinander integriert.

Mit der Verbreitung des Internets hat diese Verwaltung eine neue Dimension erreicht – die Ära der integrierten ERP-4.0-Systeme hat begonnen. Zurzeit erleben wir eine rasante Entwicklung von cloudbasierten und mobilen Anwendungen, die nicht mehr an einer Datenbank arbeiten, sondern mit der Hauptdatenbank des gesamten ERP-Systems eines Unternehmens kommunizieren.

Demzufolge besteht ein ERP-System von heute meistens nicht mehr aus einer einzelnen Anwendung, sondern aus einer ganzen Palette an dedizierten Modulen und Anwendungen (Services), die zusammen ein integriertes System bilden. Darin liegt auch der größte Vorteil eines integrierten ERP-Systems, das sämtliche Prozesse des unternehmerischen Handelns unterstützt, wobei mehrere kleinere Lösungen nur ausgewählte Teilbereiche abdecken.

ERP-Systeme als Mittel zur Unterstützung wichtiger Geschäftsbereiche und -prozesse

Infografik ERP-Systeme

Integration in die vorhandene IT-Landschaft

ERP-Systeme weisen in der Regel einen modularen Aufbau auf. Dies ist eins ihrer größten Vorteile, denn so sind sie flexibel genug, um auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens und seine Struktur angepasst zu werden (nicht andersherum). Demzufolge bieten die führenden ERP-Hersteller ihren Kunden die Möglichkeit an, nur diejenigen Komponenten und Funktionen zu beziehen, die tatsächlich gebraucht und angewendet werden. Ein Produktionsmodul in einer Vertriebsfirma wäre fehl am Platz, denn es würde einerseits die Usability der ERP-Lösung beeinträchtigen, andererseits die Kosten unnötig in die Höhe treiben.

Wie bereits erwähnt, zeichnet sich ein flexibles ERP-System hauptsächlich dadurch aus, dass sich seine einzelnen Komponenten an das Kundenunternehmen und dessen Abläufe anpassen lassen.

Individualisierbare Bestandteile von ERP-Lösungen:

  • Registerkarten (Masken für Dateneingabe, bspw. Eingabe neuer Kunden- oder Auftragsdaten)
  • Ansichten (Anzeige der zuvor eingegebenen Daten – bspw. Rechnungsübersicht, Diagramme, Berichte, Benutzerdesktop)
  • Geschäftsprozesse (Arbeitsfluss zwischen den einzelnen Systembenutzern, z. B. Workflow für Anträge, Genehmigungsprozess von Rechnungen)
  • Allgemeine Funktionalität (bspw. bestehende Systemfunktionen sowie die Möglichkeit zur einfachen Erweiterung des Systems und Zusatzfunktionen)

Für die Flexibilität eines ERP-Systems spricht auch seine Fähigkeit, sich in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens einzufügen (Integrationsmöglichkeiten). Dafür muss das Warenwirtschaftsprogramm über eine ausführlich dokumentierte Programmierschnittstelle (API) verfügen.

Stabile und sichere ERP-Systeme

Ein modernes ERP-System muss skalierbar sein und sich an Faktoren wie Unternehmensgröße, spezifische Geschäftsabläufe und Betriebsstrukturen (z. B. Mandantenfähigkeit) flexibel anpassen lassen. Gleichzeitig dürfen seine Performance und stabile Funktionsweise durch die steigende Anzahl an Systembenutzern und das zunehmende Datenvolumen nicht beeinträchtigt werden. Um dies zu gewährleisten, wird eine angemessene Architektur benötigt – die ERP-Lösung muss so programmiert sein, dass sie sowohl die Anforderungen kleinerer Betriebe als auch der Großunternehmen erfüllen kann. Ein gutes Beispiel dafür sind cloudbasierte ERP-Systeme, die auf einer dynamischen Infrastruktur basieren.

Allerdings kann die Usability jeder ERP-Software ohne kontinuierliche, professionelle Systempflege sehr schnell sinken. Im Hinblick darauf ist es von großer Wichtigkeit, dass die eingesetzte ERP-Software vom Hersteller bzw. Lieferanten vollumfänglich unterstützt wird, u. a. durch:

  • Laufende Systemaktualisierungen (Erweiterung der bisherigen Funktionen, Anpassung an sich ändernde Rechtsvorschriften)
  • Fachkonsultationen (Beratung im Bereich Systemnutzung und -weiterentwicklung, Benutzersupport)
  • Systemerweiterungen (bspw. um zusätzliche, für eine bestimmte Branche dedizierte Funktionen)
  • Systempflege und Backup der im System hinterlegten Daten
  • Behebung eventueller Softwarefehler

ERP-Systeme von Comarch

Comarch ERP Enterprise

Mehr als nur ein Warenwirtschaftssystem

Comarch ERP Enterprise ist das ERP-System für Unternehmen, die in der digitalen Ära neu durchstarten möchten. Egal ob im Handel oder Produktion, dank intuitiver Benutzerführung und umfangreichen Funktionen sind Sie mit Comarch ERP Enterprise der Konkurrenz stets einen Schritt voraus. Mit Comarch ERP 4.0 bieten wir rund um die ERP-Lösung von Comarch ein breites Portfolio voll integrierter Speziallösungen an.

Industrie 4.0: IoT-unterstützte Produktionsprozesse und Live-Informationen für uns aus Ihrer Supply-Chain
360° Omnichannel: Handeln in Echtzeit mit allen Kunden über alle Kanäle in einem System
Digitalisierungsstrategien einfach umsetzen dank modernster Technologie
 

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Comarch ERP Enterprise

Comarch Financials Enterprise

Moderne und bewährte Finanzlösungen

Comarch Financials ist die moderne, internetbasierte Rechnungswesen-Lösung von Comarch. Sie ist in vielen Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie international im Einsatz und tausendfach bewährt.

Als Stand-Alone Lösung für Finanzbuchhaltung, Controlling und Anlagenbuchhaltung bildet Comarch Financials eine integrierte Plattform für eine unternehmensweit maßgeschneiderte Anwendung. Als integrativer Bestandteil von Comarch ERP ermöglicht Comarch Financials volle Transparenz in allen Unternehmensbereichen. 
 

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Comarch Financials Enterprise

Comarch ERP XT

Die innovative Software für Kleinunternehmen & Selbstständige

Mit Comarch ERP XT schnell Angebote und Rechnungen erstellen, Kunden und Lieferanten im Überblick behalten und Sortiment samt Lagerbeständen verwalten. Mit verschiedenen Paketen lässt sich ERP XT direkt auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen anpassen. Keine überflüssigen Funktionen, dafür eine smarte Oberfläche mit starken Tools:

  • Rechnungen, Angebote & Aufträge erstellen und verwalten
  • Lagebestandskontrolle & Inventur
  • Comarch Webshop mit technischem Support & Hosting in der Comarch Cloud
  • Datenanalyse & Berichterstellung
     

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Produktübersicht ERP Comarch

Usability und Mobilität des ERP-Systems

Benutzer steht an erster Stelle

Darüber, ob die Implementierung einer ERP-Software im Unternehmen von Erfolg gekrönt sein wird, entscheiden nicht alleine seine funktionalen bzw. technischen Eigenschaften und auch nicht das professionelle Vorgehen des Implementierungspartners, auch wenn diese Faktoren selbstverständlich zum Erfolg beitragen. In erster Linie hängt der Erfolg eines ERP-Systems von ihren Benutzern ab, also den im Unternehmen tätigen Mitarbeitern. Sind die Benutzer vom ERP-System überzeugt, werden sie es gerne nutzen, was sich direkt in der Qualität der dort gespeicherten Daten und den Ergebnissen (z. B. Geschäftsprozesse, Berichte, Übersichten, Analysen) niederschlagen wird.

Das wichtigste Merkmal eines ERP-Systems von heute ist also seine benutzerfreundliche Gestaltung (Usability). Eines der entscheidenden Merkmale ist das Benutzermenü, das den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf die Funktionen gewährleistet. Ebenso spielt die intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche eine entscheidende Rolle, um die täglichen Aufgaben einfach zu bewältigen. Dabei gilt als Faustregel: je komfortabler und intuitiver die Benutzeroberfläche, desto besser.

Hochwertige Benutzeroberflächen eines ERP-Systems zeichnen sich u. a. durch folgende Eigenschaften aus:

  • Bestimmte Funktionen des ERP-Systems lassen sich mittels weniger Klicks aufrufen.
  • Bei diesen hochkomplexen ERP-Lösungen werden die Funktionen, die für Benutzer am wichtigsten sind und somit am häufigsten verwendet werden, in Form von Shortcuts, Tasks, Widgets, Kontextmenüs und weiteren konfigurierbaren Elementen zur Verfügung gestellt.
  • Eine weitere Eigenschaft zur Erleichterung der Bedienung ist durch Tastaturkürzel gegeben.

Cloud ERP-Software

Mobilität ist eine sehr wichtige Eigenschaft jedes modernen ERP-Systems, die seine Benutzerfreundlichkeit erhöht. Im Zeitalter von Smartphones und des allgegenwärtigen Internets ist es absolut notwendig, dass das ERP-System standortunabhängig verwendet werden kann. Um die Mobilität ihrer ERP-Lösungen zu gewährleisten, greifen führende ERP-Hersteller u. a. auf folgende Mittel zurück:

  • Sie setzen bei der Entwicklung auf web- und cloudbasierte Technologien (moderne ERP-Systeme sind auch als Webanwendungen verfügbar und können über einen Webbrowser bedient werden). Dadurch ist das im SaaS-Modell (Software as a Service) bereitgestellte ERP-System nahezu an jedem Endgerät über einen Webbrowser zugänglich und es muss keinerlei zusätzliche Hardware angeschafft bzw. keine weitere Software installiert werden.
  • Sie entwickeln die Systeme im responsiven Webdesign (RWD) und entwerfen die Benutzeroberfläche so, dass ihr Layout sich an die Bildschirmgröße und -auflösung des Geräts anpasst, auf dem das System gerade aufgerufen wird. Je nachdem, welches Endgerät (Laptop, Tablet oder Smartphone) verwendet wird, kommt es im Layout und bei der Bedienung der Anwendung zu geringfügigen Unterschieden, der Benutzerkomfort bleibt aber auf einem konstant hohen Niveau. 
  • Sie passen die Benutzeroberfläche an die Möglichkeiten der Touchbildschirme an (d. h. das System kann sowohl per Maus und Tastatur als auch per Touchscreen bedient werden).
  • Sie stellen native mobile Anwendungen zur Verfügung, damit beliebteste Systemfunktionen noch komfortabler verwendet werden können als dies in der responsiven Vollversion der Anwendung der Fall ist. Des Weiteren kommen in mobilen Anwendungen eines ERP-Systems sehr häufig Möglichkeiten zur Geltung, die für mobile Geräte typisch sind, wie bspw. GPS (diese Funktion ist z. B. bei der Routenplanung für Außendienstmitarbeiter sehr hilfreich). Manche Anwendungen können auch im Offline-Modus betrieben werden, sodass die Kunden- bzw. Auftragsdaten auch ohne Internetzugang gespeichert werden können – sobald die Internetverbindung vorhanden ist, erfolgt die automatische Übertragung.

Vorteile eines ERP-Systems

Je nachdem, welche Besonderheiten ein Unternehmen besitzt und welche Ziele es mit der Systemeinführung verfolgt, bringt ein ERP-System folgende Möglichkeiten:

Kostensenkung

Bspw. Arbeitskostensenkung (durch Automatisierung einiger wiederkehrender Tätigkeiten) bzw. Materialkostensenkung (durch eine präzise Produktionsplanung), Transparenz in den Prozessabwicklungen zwischen den Abteilungen (weniger Arbeitswege und Zeitersparnis).

Qualitätsverbesserung und Qualitätsprüfung

Im Bereich Kundenservice, durch die Speicherung und die einfache Analyse kundenbezogener Daten zu Präferenzen, Aufträgen und historischen Kontakten;im Bereich Produktherstellung, durch Statistiken und Analysen einzelner Produktchargen; im Wareneingang, durch Wareneingangskontrollen und diversen weiteren Prüfmechanismen.

Zeiteinsparung

Die für die Auftragsabwicklung, die Lagerkommissionierung, die Erstellung von Berichten und die Erfassung von Dokumenten benötigte Zeit wird um 25 bis sogar 90 % reduziert.

Schnellere Entscheidungsfindung

Dank den Business-Intelligence-Modulen erhalten die Entscheider einen umfassenden Einblick in den aktuellen Zustand des Unternehmens und seine prognostizierte Entwicklung. Dadurch können treffsichere und verantwortungsvolle Entscheidungen getroffen werden.

Da die dafür benötigten Informationen auf eine bequeme und effiziente Weise (bspw. als Berichte, Ad-hoc Auswertungen, Übersichten, Diagramme oder Dashboards) bereitgestellt werden, müssen Entscheider keine weitere Zeit für die mühsame Suche nach relevanten Daten und die Auswertung unvollständiger Datensätze aufwenden.

Effizienzsteigerung

Für die Benutzer/Mitarbeiter innerhalb aller Unternehmensprozesse unterstützt durch Workflows und Prozessdefinitionen, um  die Abwicklung der Aufgaben/Arbeiten an wichtigen Stellen zu verbessern.

Automatisierung und Vereinheitlichung der Prozesse – dadurch lassen sich chaotische Abläufe systematisieren und das Risiko, rechtliche und buchhalterische Fehler durch die Verwendung obsoleter Anweisungen/Vorlagen zu begehen, eliminieren.

Einfacher Zugriff auf Informationen

Mittels eines ERP-Systems lassen sich die grundlegenden Informationen zu den Bereichen Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion, Logistik, Rechnungswesen etc. auf einen Blick darstellen.

Kollaborative Benutzer haben ebenso die Möglichkeit auf ihre eigenen Daten zuzugreifen. Mittels webbasiertem oder mobilem Zugriff sind diese Informationen jederzeit und ortsunabhängig abrufbar.

Optimierung der Produktionsprozesse

Eine mögliche und oft verwendete Funktion ist der Leitstand, in dem der Produktionsplanungs- und Durchführungsprozess sekundengenau abgebildet werden kann.

Auf diese Weise lassen sich Stillstände in der Produktion und die daraus resultierenden Verluste erheblich minimieren. Weitere Möglichkeiten sind MDE- oder BDE – Erfassungen zur Zeitoptimierung.

Bessere Prozessübersicht

Durch die digitale Ablage von Daten und den dazugehörigen Belegen (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) wird der Zugriff auf Informationen erleichtert.

Prozessbezogene oder prozessübergreifende Belege sind somit schneller auffindbar und im Prozess nachvollziehbar. 

ERP-System FAQ

  1. Wann braucht man ein ERP-System?
  2. Für Unternehmen, die sich weiterentwickeln möchten/müssen (z.B.: Expansion, internes Wachstum, Modernisierung), ist ein ERP-System unverzichtbar, denn nur so bekommen sie die nötige Unterstützung und können ihre Geschäftsprozesse, deren Komplexität und Anwendungsbereich immer größer werden, effizient abwickeln und darstellen. Ein ERP-System unterstützt dabei, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu strukturieren. Dank einem System zur Unternehmensverwaltung können sowohl die internen als auch die externen Geschäftsabläufe besser gesteuert und verwaltet werden. Zudem vereinfachen die im ERP-System gespeicherten Daten die Entscheidungsfindung und ermöglichen die Kontrolle bestehender Prozesse.

  3. Wonach soll ich mich bei der Auswahl eines ERP-Systems richten?
  4. Die Auswahl einer passenden ERP-Lösung ist ein umfassender Prozess.

    Zielfestlegung

    Zuerst sollten die Ziele, die durch die Einführung eines solchen Systems erreicht werden sollen, konkretisiert werden. Je nachdem, in welchem Marktsegment und in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an eine ERP-Software. Während die Schwerpunkte im Einzelhandel vor allem auf der besseren Verwaltung von Produktlebenszyklen, der Optimierung der Lagerauffüllungsprozesse in den Ladengeschäften und der Bereitstellung eines exzellenten Kundenservice am POS (Point Of Sale) liegen, erwarten Produktionsbetriebe hauptsächlich Optimierungen in den Bereichen Produktionsplanung, Stücklistenerstellung (Materialbedarfsplanung) und Planung von Fertigungsabläufen sowie Unterstützung bei der Projektverwaltung und der Erstellung von Produktionszeitplänen. Daher sind Funktionalitäten zur Umsetzung, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen von essentieller Bedeutung. Dabei liegt der Fokus nicht nur bei den grundlegenden Modulen einer ERP-Lösung, zu denen u.a. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung oder Disposition gehören, sondern auch auf mobilen Technologien, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die künftige ERP-Lösung muss daher über Funktionen verfügen, mit denen die Außendienstmitarbeiter Aufträge erfassen und Verkaufstransaktionen abwickeln, die Lagermitarbeiter die Waren mittels mobiler Geräte kommissionieren und die Führungskräfte mittels Smartphones Anträge genehmigen und Berichte analysieren können. Beachten Sie die folgende Regel: Die Auswahl eines neuen Systems ist eine Entscheidung für mindestens zehn Jahre.

    Die Auswahl eines ERP-Anbieters

    Mit der Auswahl eines neuen Systems entscheidet man sich ebenso für die Zusammenarbeit mit einem Geschäftspartner, der mit seiner innovativen Herangehensweise und dem Potential seiner ERP-Lösung das Kundenunternehmen bei seiner Weiterentwicklung unterstützt. Das Angebot des neuen IT-Partners sollte umfassend sein und neben dem ERP-System weitere hilfreiche IT-Lösungen enthalten, wie bspw.: DMS, IoT, Mobile-Lösungen, POS und Webshop. Im Rahmen des Auswahlprozesses finden in der Regel zahlreiche Treffen statt, bei denen die ausgewählten ERP-Anbieter ihre Lösungen präsentieren. Hier ist sicherzustellen, dass diese Präsentationen sich auf die konkreten Geschäftsprozesse des entsprechenden Unternehmens konzentrieren. Wichtig ist, im Vorfeld Informationen darüber zur Verfügung zu stellen, wie das eigene Unternehmen funktioniert, wo Verbesserungspotenzial besteht und was die Erwartungen sind, damit die potentiellen ERP-Anbieter ihre Systempräsentationen unter Einbeziehung dieser Informationen möglichst individualisiert vorstellen können.

  5. Was kostet ein ERP-System?
  6. Bei der Kalkulation von Anschaffungs- und Implementierungskosten eines ERP-Systems müssen mehrere Variable berücksichtigt werden. So sehr sich die Unternehmen voneinander unterscheiden, so unterschiedlich können die Kalkulationen für ein ERP-System sein, das deren Anforderungen entspricht. Es ist wichtig zu wissen, aus welchen Komponenten sich eine solche Investition zusammensetzt und was dabei beachtet werden muss, damit die endgültigen Kosten das geplante Budget nicht überschreiten. 

    Funktionalitäten: Basis oder Breite?

    Nur beim Erwerb einer Basissoftware für kleine Unternehmen, die zur Rechnungsstellung, Buchhaltung, ggf. auch zur Lagerverwaltung und Abwicklung von Onlinetransaktionen verwendet wird, lassen sich Preise für das ERP-System relativ einfach und präzise ermitteln. In einem solchen Fall greifen Firmen häufig auf eine Out-of-the-box-Lösung zurück, die keiner umfassenden Implementierung bedarf. Eine solche Software ist häufig im SaaS-Modell (Software as a Service) bzw. Cloud-Modell verfügbar und kann gegen eine relativ geringe jährliche bzw. monatliche Abonnementgebühr online genutzt werden. Da umfassende ERP-Systeme aus deutlich mehr Komponenten bestehen, sind die dafür anfallenden Kosten deutlich schwieriger zu kalkulieren.

    Zusammensetzung des Budgets für ein ERP-Projekt

    1. Software

    Die Software-Nutzung ist mit Lizenzkosten verbunden. Wird das ERP-System im Cloud-Modell bezogen, handelt es sich bei diesen Kosten um Cloud-Gebühren.

    2. Dienstleistungen 

    Bei der Einführung der ERP-Software fallen je nach Aufwand und Projektgröße einmalige Kosten für Dienstleistungen an.

    Die Gebühren für Software-Lizenzen oder Cloud-Nutzung sind klar geregelt und lassen sich daher recht schnell überblicken. Wichtig ist es nur, darauf zu achten, dass alle benötigten Module entsprechend dem eigenen Bedarf lizenziert werden. In der Praxis kann hier jedoch sehr schnell nachjustiert werden, wenn es sich um eine offene und skalierbare ERP-Software handelt.

    Bei den Aufwendungen für Dienstleistungen sind die Berechnungen nicht so einfach. Hierfür muss in der Regel ein höherer Teilbetrag der Gesamtkosten investiert werden, als das bei Lizenzen und Cloud-Gebühren der Fall ist. Das Kalkulationsrisiko kann jedoch durch gute Planung und engen Austausch mit dem Dienstleister reduziert werden. Softwarehersteller können Kosten und Aufwand für einzelne Modulen ihres ERP-Systems in der Regel gut abschätzen. Jedoch muss dabei eine Reihe an Variablen berücksichtigt werden.

    • Unternehmensstruktur: So ist der Umfang der jeweiligen Dienstleistungen in besonderem Maße von der vorhandenen Unternehmensstruktur abhängig. Größe, Anzahl der Länder und Niederlassungen sind hier nur einige Parameter, die es in der Software abzubilden gilt. Hier kommt eine flexible Multi-Site Struktur voll zum Tragen, die genau jene Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen im ERP-System ermöglicht.

    • Team: Auch die Teamgröße spielt hier eine Rolle. Je größer das Projektteam, desto aufwendiger und kostenintensiver gestaltet sich das Projekt.
    • Projektmethode: Entscheidend ist auch die Auswahl einer passenden Projektmethode. Die Prototyp-Methode ist kostengünstiger als die klassische Methode mit Pflichtenheft. Die verschiedenen Projektmethoden und ihre Vorteile werden im kostenlosen Ratgeber von Comarch näher erläutert.
    • Einführungsart: Auch die Art der Einführung spielt eine Rolle bei der Kalkulation von Kosten. Ein umfassender Go-Live nach dem Big-Bang-Modell bedarf einer anderen Vorbereitung als eine stufenweise Einführung.
    • Projektdauer: Ganz allgemein lassen sich mit der Projektdauer auch die Kosten nach oben oder unten skalieren. Je länger die Projektdauer angesetzt wird, desto teurer wird das Projekt. Komprimierte Projekte sind günstiger. Jedoch gilt es hier realistisch zu sein. Gemeinsam mit dem Dienstleister sollten sie realistische Timings besprechen. Dafür stehen oftmals Referenzprojekte bereit, anhand derer man die eigenen Anforderungen besser abschätzen kann.
    • Projekttyp: es kommt auch auf den Typ des Projektes an. Aus der Erfahrung lässt sich sagen, dass Projekte mit Fokus auf Finanz- und Rechnungswesen einfacher zu kalkulieren sind, da sich die benötigten Funktionen hauptsächlich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben.

    Tipps zu Projektmanagement: Unser E-Book Ratgeber

    Natürlich bekommen Sie von Ihrem ERP-Anbieter ein personalisiertes Angebot, aber es ist wichtig zu wissen, auf welche Posten man achten soll. Zudem sollen Sie kontrollieren, ob tatsächlich alle Kosten berücksichtigt wurden. 

  7. Ab welcher Unternehmensgröße wird ein ERP-System benötigt?
  8. Wann braucht man ein ERP-System? Eigentlich kann jedes Unternehmen, unabhängig seiner Größe, ein ERP-System gut gebrauchen. Möchte ein Unternehmen seine Ressourcen transparent und systematisch verwalten, benötigt es Tools, die dieses ermöglichen. Um die Arbeit des Unternehmens insgesamt zu verbessern, ist verstärkte Kontrolle und Optimierung in den Schlüsselbereichen wie Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager unabdingbar. Im Zuge der Weiterentwicklung des Unternehmens werden die Anforderungen an das ERP-System jedoch immer größer. Es kommen weitere verbesserungsbedürftige Bereiche hinzu wie bspw. Buchhaltung, Einzelhandel mit E-Commerce, Logistik und Personalwesen. Je eher sich ein Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems entscheidet, desto einfacher ist es expandierende Prozesse zu verwalten und Weiterentwicklungen mit diversen Funktionen und Erweiterungen voranzutreiben.

  9. Wie steht es bei den ERP-Systemen um den ROI?
  10. Für eine präzise Berechnung des ROI (Return on Investment) sind die individuellen Bedingungen des an einer solchen Investition interessierten Unternehmens zu berücksichtigen. Zuerst sollte man sich bestimmte Ziele setzen, z. B. die Verkürzung der Auftragsbearbeitungszeit. Hat diese vor der Systemeinführung bspw. fünf Stunden gedauert, kann diese Aufgabe durch optimiertes Vorgehen zeitlich verkürzt werden. Anschließend muss der Cashflow analysiert werden, z. B. mittels der Kapitalwertmethode (engl.: Net Present Value (NPV)). Um den ROI-Betrag und die Amortisationszeit zu ermitteln, sind die geplanten Ausgaben und die aus der Systemeinführung resultierenden Gewinne bzw. Einsparungen gegenüberzustellen.

  11. Wie lange dauert die Implementierung eines ERP-Systems?
  12. Die Implementierungsdauer eines ERP-Systems hängt von vielen Faktoren ab, darunter der Unternehmensgröße, der Anzahl der einzuführenden Systemmodule, der Komplexität der Geschäftsprozesse und der Anzahl der künftigen Systemnutzer. Entscheidend hierbei ist auch, inwiefern das Kundenunternehmen bei der Implementierung mitwirkt. Das bedeutet, wann die Kundenmitarbeiter für Analysetreffen, Arbeiten an der Bestätigung des vorgestellten Lösungskonzepts, Akzeptanztests, Schulungen u. a. zur Verfügung stehen. Infolge der Analyse vor der Implementierung und den gemeinsamen Vereinbarungen zwischen dem ERP-Anbieter und dem Kundenunternehmen entsteht ein detaillierter Implementierungszeitplan, der Terminvorgaben und den Umfang durchzuführender Arbeiten enthält.

    Bei einigen Implementierungsprojekten werden die ersten Ergebnisse der Systemnutzung bereits nach den ersten drei Monaten im Kundenunternehmen sichtbar. Dies ist allerdings ausschließlich in Bereichen mit festen Abläufen, bspw. in der Finanz- und Lohnbuchhaltung möglich. Wird das ERP-System im Bereich der Produktionsverwaltung oder der Logistik implementiert, muss man für die Implementierungsarbeiten in der Regel 12 bis 24 Monate einplanen. Gibt es im Kundenunternehmen branchenspezifische Arbeitsabläufe oder bestimmte Organisationsstrukturen, ist mit einem größeren Umfang an Implementierungsarbeiten zu rechnen.

  13. Wie sieht die Einführung eines ERP-Systems aus?
  14. Bei der Einführung eines ERP-Systems handelt es sich um ein gemeinsames Projekt des Kundenunternehmens und dem ERP-Anbieter, da das System von den Mitarbeitern des Kundenunternehmens verwendet wird.

    Analyse der Kundenanforderungen

    Die Implementierung beginnt mit einer detaillierten Analyse der an das ERP-System gestellten Kundenanforderungen. Auf dieser Basis wird ein Konzept der künftigen Lösung erarbeitet. Diese beiden Phasen, die als Analyse vor der Implementierung bezeichnet werden, sind für den weiteren Projektablauf von großer Bedeutung, denn hier werden der Umfang der zu leistenden Arbeiten und der detaillierte Zeitplan festgelegt.

    Systemkonfiguration und Testversionen

    Nachdem die Dokumente bzgl. der Analyse vor der Implementierung durch den Kunden genehmigt wurden, beginnt der ERP-Anbieter mit der Systemkonfiguration – in dieser Phase werden der vorläufige Datenimport und Anpassungen des ERP-Systems an die Kundenanforderungen vorgenommen. Auf Grundlage der auf diese Weise aufbereiteten vorläufigen Programmversion (Testversion) werden Benutzerschulungen durchgeführt. Nachdem die Funktionen der vorläufigen Programmversion durch das Kundenunternehmen akzeptiert wurden, werden die Zieldaten in das System importiert.

    Implementierung

    Anschließend fängt der Kunde an, mit dem ERP-System zu arbeiten und die tatsächlichen Geschäftsvorfälle zu erfassen. In der ersten Phase der produktiven Nutzung des ERP-Systems gewährleistet Comarch einen Vor-Ort-Support. Während der Stabilisierungsphase des ERP-Systems steht dem Kunden der Fernsupport (per Telefon, E-Mail bzw. Fernzugriff auf IT-Ressourcen) zur Verfügung. Mit dieser Phase endet die Implementierung – während der laufenden Arbeit mit dem System hat der Kunde die Möglichkeit, den Support nach der Implementierung zu nutzen. Die hier beschriebenen, aufeinander folgenden Implementierungsphasen entsprechen dem Wasserfallmodell. In bestimmten Fällen greift Comarch bei der Implementierung auf agile Methoden bzw. eine gemischte Variante aus SCRUM- und Wasserfallmodell zurück.

    Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Projektmethoden und ihre Vorteile im kostenlosen E-Book von Comarch.

  15. Welche Hardware brauche ich, um ein ERP-System betreiben zu können?
  16. Bei ERP-Systemen handelt es sich um fortgeschrittene Lösungen, die relationale Datenbanken verwenden und bei denen aufgrund unterschiedlicher Konfigurationsmöglichkeiten in der Regel sowohl Server als auch Endgeräte in Form von PCs, Laptops, POS-Displays, Smartphones bzw. Tablets benötigt werden. Die einzelnen Endgeräte stellen eine Verbindung zum Anwendungsserver und zur Datenbank über das Internet/Intranet her. Bei nativen Anwendungen, die auf einem Smartphone oder einem POS-Terminal eines Ladengeschäfts installiert sind, kann das System entweder im Online- oder Offline-Modus betrieben werden. Bei der zweiten Option kommt eine mobile/lokale Datenbank zum Einsatz, die in regelmäßigen Zeitabständen mit dem zentralen Server synchronisiert wird. Die Server können durch das Kundenunternehmen lokal betrieben und verwaltet werden. Allerdings entschieden sich immer mehr Unternehmen für das Hosting, bei dem die benötigte Hardware- und Softwareinfrastruktur, also die Rechenleistung, von einem Rechenzentrumsanbieter wie bspw. Comarch gegen eine monatliche Gebühr (Abonnement) bezogen werden. In einem solchen Fall obliegt die Sicherstellung einer effizienten IT-Umgebung und die Gewährleistung einer entsprechenden Datensicherheit dem Serviceanbieter.

  17. Kann ich auf ein cloudbasiertes ERP-System zurückgreifen?
  18. Ja; moderne ERP-Systeme können größtenteils in Ihrem Unternehmen betrieben werden, auch wenn sie nicht bei Ihnen lokal, sondern auf den Servern des Softwareanbieters installiert sind. Eine solche Cloud-ERP Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: niedrige Einstiegskosten, keine Anschaffungskosten für eigene Server, keine zeitaufwendigen Implementierungsarbeiten, mobiler Zugriff rund um die Uhr und sehr hohe Datensicherheit. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von cloudbasierten ERP-Systemen im Vergleich zu On-Premise Lösungen und welche Faktoren bei der Entscheidung wichtig sind.

  19. Kann meine interne IT-Abteilung das erworbene ERP-System an die Bedürfnisse meiner Firma reibungslos anpassen?
  20. Nicht immer. Zahlreiche ERP-Hersteller entwickeln geschlossene Systeme, was bedeutet, dass diese ausschließlich durch den Hersteller selbst bzw. die mit ihm kooperierenden Systemintegratoren (Implementierungspartner) verwaltet und weiterentwickelt werden können. Ein Kundenunternehmen, das sich für eine solche Lösung entscheidet, muss sich im Klaren sein, dass ein solches Vorgehen künftig erhebliche finanzielle Aufwendungen für die funktionale Weiterentwicklung und Wartung des Systems zur Folge hat. In einem solchen Fall läuft man zudem Gefahr, von einem einzelnen IT-Anbieter abhängig zu werden und die von ihm auferlegten Konditionen annehmen zu müssen. Comarchs Strategie ist in dieser Hinsicht anders. Unsere ERP-Systeme werden so entwickelt, dass sie für sämtliche Integrationen und Modifikationen offen sind. Diese können entweder durch eigene IT-Fachkräfte des Kundenunternehmens oder durch Comarch bzw. autorisierte Comarch-Partner, die eine breite Palette konkurrenzfähiger Dienstleistungen anbieten, vorgenommen werden.

  21. Wie sieht ein Support nach erfolgter Implementierung aus?
  22. Der Support nach der Implementierung wird nach erfolgter Systemstabilisierung, also während der laufenden Nutzung des ERP-Systems, erbracht. Im Rahmen dieses Services werden Systembenutzer, insbesondere neu eingestellte Mitarbeiter, bei der Durchführung alltäglicher Vorgänge im ERP-System unterstützt. Dabei kann es sich um geringfügige Programmierarbeiten handeln, die mit organisatorischen Umstrukturierungen im Unternehmen verbunden sind, wie bspw. ein neuer oder geänderter Geschäftsprozess, neue Abteilung, neuer Geschäftszweig usw. Der Support nach der Implementierung wird in der Regel als Fernsupport (per Ticketsystem) erbracht, wodurch eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen und kürzere Umsetzungszeiten garantiert werden.

Wann braucht man ein ERP-System?

Für Unternehmen, die sich weiterentwickeln möchten/müssen (z.B.: Expansion, internes Wachstum, Modernisierung), ist ein ERP-System unverzichtbar, denn nur so bekommen sie die nötige Unterstützung und können ihre Geschäftsprozesse, deren Komplexität und Anwendungsbereich immer größer werden, effizient abwickeln und darstellen. Ein ERP-System unterstützt dabei, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu strukturieren. Dank einem System zur Unternehmensverwaltung können sowohl die internen als auch die externen Geschäftsabläufe besser gesteuert und verwaltet werden. Zudem vereinfachen die im ERP-System gespeicherten Daten die Entscheidungsfindung und ermöglichen die Kontrolle bestehender Prozesse.

Wonach soll ich mich bei der Auswahl eines ERP-Systems richten?

Die Auswahl einer passenden ERP-Lösung ist ein umfassender Prozess.

Zielfestlegung

Zuerst sollten die Ziele, die durch die Einführung eines solchen Systems erreicht werden sollen, konkretisiert werden. Je nachdem, in welchem Marktsegment und in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an eine ERP-Software. Während die Schwerpunkte im Einzelhandel vor allem auf der besseren Verwaltung von Produktlebenszyklen, der Optimierung der Lagerauffüllungsprozesse in den Ladengeschäften und der Bereitstellung eines exzellenten Kundenservice am POS (Point Of Sale) liegen, erwarten Produktionsbetriebe hauptsächlich Optimierungen in den Bereichen Produktionsplanung, Stücklistenerstellung (Materialbedarfsplanung) und Planung von Fertigungsabläufen sowie Unterstützung bei der Projektverwaltung und der Erstellung von Produktionszeitplänen. Daher sind Funktionalitäten zur Umsetzung, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen von essentieller Bedeutung. Dabei liegt der Fokus nicht nur bei den grundlegenden Modulen einer ERP-Lösung, zu denen u.a. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung oder Disposition gehören, sondern auch auf mobilen Technologien, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die künftige ERP-Lösung muss daher über Funktionen verfügen, mit denen die Außendienstmitarbeiter Aufträge erfassen und Verkaufstransaktionen abwickeln, die Lagermitarbeiter die Waren mittels mobiler Geräte kommissionieren und die Führungskräfte mittels Smartphones Anträge genehmigen und Berichte analysieren können. Beachten Sie die folgende Regel: Die Auswahl eines neuen Systems ist eine Entscheidung für mindestens zehn Jahre.

Die Auswahl eines ERP-Anbieters

Mit der Auswahl eines neuen Systems entscheidet man sich ebenso für die Zusammenarbeit mit einem Geschäftspartner, der mit seiner innovativen Herangehensweise und dem Potential seiner ERP-Lösung das Kundenunternehmen bei seiner Weiterentwicklung unterstützt. Das Angebot des neuen IT-Partners sollte umfassend sein und neben dem ERP-System weitere hilfreiche IT-Lösungen enthalten, wie bspw.: DMS, IoT, Mobile-Lösungen, POS und Webshop. Im Rahmen des Auswahlprozesses finden in der Regel zahlreiche Treffen statt, bei denen die ausgewählten ERP-Anbieter ihre Lösungen präsentieren. Hier ist sicherzustellen, dass diese Präsentationen sich auf die konkreten Geschäftsprozesse des entsprechenden Unternehmens konzentrieren. Wichtig ist, im Vorfeld Informationen darüber zur Verfügung zu stellen, wie das eigene Unternehmen funktioniert, wo Verbesserungspotenzial besteht und was die Erwartungen sind, damit die potentiellen ERP-Anbieter ihre Systempräsentationen unter Einbeziehung dieser Informationen möglichst individualisiert vorstellen können.

Was kostet ein ERP-System?

Bei der Kalkulation von Anschaffungs- und Implementierungskosten eines ERP-Systems müssen mehrere Variable berücksichtigt werden. So sehr sich die Unternehmen voneinander unterscheiden, so unterschiedlich können die Kalkulationen für ein ERP-System sein, das deren Anforderungen entspricht. Es ist wichtig zu wissen, aus welchen Komponenten sich eine solche Investition zusammensetzt und was dabei beachtet werden muss, damit die endgültigen Kosten das geplante Budget nicht überschreiten. 

Funktionalitäten: Basis oder Breite?

Nur beim Erwerb einer Basissoftware für kleine Unternehmen, die zur Rechnungsstellung, Buchhaltung, ggf. auch zur Lagerverwaltung und Abwicklung von Onlinetransaktionen verwendet wird, lassen sich Preise für das ERP-System relativ einfach und präzise ermitteln. In einem solchen Fall greifen Firmen häufig auf eine Out-of-the-box-Lösung zurück, die keiner umfassenden Implementierung bedarf. Eine solche Software ist häufig im SaaS-Modell (Software as a Service) bzw. Cloud-Modell verfügbar und kann gegen eine relativ geringe jährliche bzw. monatliche Abonnementgebühr online genutzt werden. Da umfassende ERP-Systeme aus deutlich mehr Komponenten bestehen, sind die dafür anfallenden Kosten deutlich schwieriger zu kalkulieren.

Zusammensetzung des Budgets für ein ERP-Projekt

1. Software

Die Software-Nutzung ist mit Lizenzkosten verbunden. Wird das ERP-System im Cloud-Modell bezogen, handelt es sich bei diesen Kosten um Cloud-Gebühren.

2. Dienstleistungen 

Bei der Einführung der ERP-Software fallen je nach Aufwand und Projektgröße einmalige Kosten für Dienstleistungen an.

Die Gebühren für Software-Lizenzen oder Cloud-Nutzung sind klar geregelt und lassen sich daher recht schnell überblicken. Wichtig ist es nur, darauf zu achten, dass alle benötigten Module entsprechend dem eigenen Bedarf lizenziert werden. In der Praxis kann hier jedoch sehr schnell nachjustiert werden, wenn es sich um eine offene und skalierbare ERP-Software handelt.

Bei den Aufwendungen für Dienstleistungen sind die Berechnungen nicht so einfach. Hierfür muss in der Regel ein höherer Teilbetrag der Gesamtkosten investiert werden, als das bei Lizenzen und Cloud-Gebühren der Fall ist. Das Kalkulationsrisiko kann jedoch durch gute Planung und engen Austausch mit dem Dienstleister reduziert werden. Softwarehersteller können Kosten und Aufwand für einzelne Modulen ihres ERP-Systems in der Regel gut abschätzen. Jedoch muss dabei eine Reihe an Variablen berücksichtigt werden.

  • Unternehmensstruktur: So ist der Umfang der jeweiligen Dienstleistungen in besonderem Maße von der vorhandenen Unternehmensstruktur abhängig. Größe, Anzahl der Länder und Niederlassungen sind hier nur einige Parameter, die es in der Software abzubilden gilt. Hier kommt eine flexible Multi-Site Struktur voll zum Tragen, die genau jene Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen im ERP-System ermöglicht.

  • Team: Auch die Teamgröße spielt hier eine Rolle. Je größer das Projektteam, desto aufwendiger und kostenintensiver gestaltet sich das Projekt.
  • Projektmethode: Entscheidend ist auch die Auswahl einer passenden Projektmethode. Die Prototyp-Methode ist kostengünstiger als die klassische Methode mit Pflichtenheft. Die verschiedenen Projektmethoden und ihre Vorteile werden im kostenlosen Ratgeber von Comarch näher erläutert.
  • Einführungsart: Auch die Art der Einführung spielt eine Rolle bei der Kalkulation von Kosten. Ein umfassender Go-Live nach dem Big-Bang-Modell bedarf einer anderen Vorbereitung als eine stufenweise Einführung.
  • Projektdauer: Ganz allgemein lassen sich mit der Projektdauer auch die Kosten nach oben oder unten skalieren. Je länger die Projektdauer angesetzt wird, desto teurer wird das Projekt. Komprimierte Projekte sind günstiger. Jedoch gilt es hier realistisch zu sein. Gemeinsam mit dem Dienstleister sollten sie realistische Timings besprechen. Dafür stehen oftmals Referenzprojekte bereit, anhand derer man die eigenen Anforderungen besser abschätzen kann.
  • Projekttyp: es kommt auch auf den Typ des Projektes an. Aus der Erfahrung lässt sich sagen, dass Projekte mit Fokus auf Finanz- und Rechnungswesen einfacher zu kalkulieren sind, da sich die benötigten Funktionen hauptsächlich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben.

Tipps zu Projektmanagement: Unser E-Book Ratgeber

Natürlich bekommen Sie von Ihrem ERP-Anbieter ein personalisiertes Angebot, aber es ist wichtig zu wissen, auf welche Posten man achten soll. Zudem sollen Sie kontrollieren, ob tatsächlich alle Kosten berücksichtigt wurden. 

Ab welcher Unternehmensgröße wird ein ERP-System benötigt?

Wann braucht man ein ERP-System? Eigentlich kann jedes Unternehmen, unabhängig seiner Größe, ein ERP-System gut gebrauchen. Möchte ein Unternehmen seine Ressourcen transparent und systematisch verwalten, benötigt es Tools, die dieses ermöglichen. Um die Arbeit des Unternehmens insgesamt zu verbessern, ist verstärkte Kontrolle und Optimierung in den Schlüsselbereichen wie Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager unabdingbar. Im Zuge der Weiterentwicklung des Unternehmens werden die Anforderungen an das ERP-System jedoch immer größer. Es kommen weitere verbesserungsbedürftige Bereiche hinzu wie bspw. Buchhaltung, Einzelhandel mit E-Commerce, Logistik und Personalwesen. Je eher sich ein Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems entscheidet, desto einfacher ist es expandierende Prozesse zu verwalten und Weiterentwicklungen mit diversen Funktionen und Erweiterungen voranzutreiben.

Wie steht es bei den ERP-Systemen um den ROI?

Für eine präzise Berechnung des ROI (Return on Investment) sind die individuellen Bedingungen des an einer solchen Investition interessierten Unternehmens zu berücksichtigen. Zuerst sollte man sich bestimmte Ziele setzen, z. B. die Verkürzung der Auftragsbearbeitungszeit. Hat diese vor der Systemeinführung bspw. fünf Stunden gedauert, kann diese Aufgabe durch optimiertes Vorgehen zeitlich verkürzt werden. Anschließend muss der Cashflow analysiert werden, z. B. mittels der Kapitalwertmethode (engl.: Net Present Value (NPV)). Um den ROI-Betrag und die Amortisationszeit zu ermitteln, sind die geplanten Ausgaben und die aus der Systemeinführung resultierenden Gewinne bzw. Einsparungen gegenüberzustellen.

Wie lange dauert die Implementierung eines ERP-Systems?

Die Implementierungsdauer eines ERP-Systems hängt von vielen Faktoren ab, darunter der Unternehmensgröße, der Anzahl der einzuführenden Systemmodule, der Komplexität der Geschäftsprozesse und der Anzahl der künftigen Systemnutzer. Entscheidend hierbei ist auch, inwiefern das Kundenunternehmen bei der Implementierung mitwirkt. Das bedeutet, wann die Kundenmitarbeiter für Analysetreffen, Arbeiten an der Bestätigung des vorgestellten Lösungskonzepts, Akzeptanztests, Schulungen u. a. zur Verfügung stehen. Infolge der Analyse vor der Implementierung und den gemeinsamen Vereinbarungen zwischen dem ERP-Anbieter und dem Kundenunternehmen entsteht ein detaillierter Implementierungszeitplan, der Terminvorgaben und den Umfang durchzuführender Arbeiten enthält.

Bei einigen Implementierungsprojekten werden die ersten Ergebnisse der Systemnutzung bereits nach den ersten drei Monaten im Kundenunternehmen sichtbar. Dies ist allerdings ausschließlich in Bereichen mit festen Abläufen, bspw. in der Finanz- und Lohnbuchhaltung möglich. Wird das ERP-System im Bereich der Produktionsverwaltung oder der Logistik implementiert, muss man für die Implementierungsarbeiten in der Regel 12 bis 24 Monate einplanen. Gibt es im Kundenunternehmen branchenspezifische Arbeitsabläufe oder bestimmte Organisationsstrukturen, ist mit einem größeren Umfang an Implementierungsarbeiten zu rechnen.

Wie sieht die Einführung eines ERP-Systems aus?

Bei der Einführung eines ERP-Systems handelt es sich um ein gemeinsames Projekt des Kundenunternehmens und dem ERP-Anbieter, da das System von den Mitarbeitern des Kundenunternehmens verwendet wird.

Analyse der Kundenanforderungen

Die Implementierung beginnt mit einer detaillierten Analyse der an das ERP-System gestellten Kundenanforderungen. Auf dieser Basis wird ein Konzept der künftigen Lösung erarbeitet. Diese beiden Phasen, die als Analyse vor der Implementierung bezeichnet werden, sind für den weiteren Projektablauf von großer Bedeutung, denn hier werden der Umfang der zu leistenden Arbeiten und der detaillierte Zeitplan festgelegt.

Systemkonfiguration und Testversionen

Nachdem die Dokumente bzgl. der Analyse vor der Implementierung durch den Kunden genehmigt wurden, beginnt der ERP-Anbieter mit der Systemkonfiguration – in dieser Phase werden der vorläufige Datenimport und Anpassungen des ERP-Systems an die Kundenanforderungen vorgenommen. Auf Grundlage der auf diese Weise aufbereiteten vorläufigen Programmversion (Testversion) werden Benutzerschulungen durchgeführt. Nachdem die Funktionen der vorläufigen Programmversion durch das Kundenunternehmen akzeptiert wurden, werden die Zieldaten in das System importiert.

Implementierung

Anschließend fängt der Kunde an, mit dem ERP-System zu arbeiten und die tatsächlichen Geschäftsvorfälle zu erfassen. In der ersten Phase der produktiven Nutzung des ERP-Systems gewährleistet Comarch einen Vor-Ort-Support. Während der Stabilisierungsphase des ERP-Systems steht dem Kunden der Fernsupport (per Telefon, E-Mail bzw. Fernzugriff auf IT-Ressourcen) zur Verfügung. Mit dieser Phase endet die Implementierung – während der laufenden Arbeit mit dem System hat der Kunde die Möglichkeit, den Support nach der Implementierung zu nutzen. Die hier beschriebenen, aufeinander folgenden Implementierungsphasen entsprechen dem Wasserfallmodell. In bestimmten Fällen greift Comarch bei der Implementierung auf agile Methoden bzw. eine gemischte Variante aus SCRUM- und Wasserfallmodell zurück.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Projektmethoden und ihre Vorteile im kostenlosen E-Book von Comarch.

Welche Hardware brauche ich, um ein ERP-System betreiben zu können?

Bei ERP-Systemen handelt es sich um fortgeschrittene Lösungen, die relationale Datenbanken verwenden und bei denen aufgrund unterschiedlicher Konfigurationsmöglichkeiten in der Regel sowohl Server als auch Endgeräte in Form von PCs, Laptops, POS-Displays, Smartphones bzw. Tablets benötigt werden. Die einzelnen Endgeräte stellen eine Verbindung zum Anwendungsserver und zur Datenbank über das Internet/Intranet her. Bei nativen Anwendungen, die auf einem Smartphone oder einem POS-Terminal eines Ladengeschäfts installiert sind, kann das System entweder im Online- oder Offline-Modus betrieben werden. Bei der zweiten Option kommt eine mobile/lokale Datenbank zum Einsatz, die in regelmäßigen Zeitabständen mit dem zentralen Server synchronisiert wird. Die Server können durch das Kundenunternehmen lokal betrieben und verwaltet werden. Allerdings entschieden sich immer mehr Unternehmen für das Hosting, bei dem die benötigte Hardware- und Softwareinfrastruktur, also die Rechenleistung, von einem Rechenzentrumsanbieter wie bspw. Comarch gegen eine monatliche Gebühr (Abonnement) bezogen werden. In einem solchen Fall obliegt die Sicherstellung einer effizienten IT-Umgebung und die Gewährleistung einer entsprechenden Datensicherheit dem Serviceanbieter.

Kann ich auf ein cloudbasiertes ERP-System zurückgreifen?

Ja; moderne ERP-Systeme können größtenteils in Ihrem Unternehmen betrieben werden, auch wenn sie nicht bei Ihnen lokal, sondern auf den Servern des Softwareanbieters installiert sind. Eine solche Cloud-ERP Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: niedrige Einstiegskosten, keine Anschaffungskosten für eigene Server, keine zeitaufwendigen Implementierungsarbeiten, mobiler Zugriff rund um die Uhr und sehr hohe Datensicherheit. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von cloudbasierten ERP-Systemen im Vergleich zu On-Premise Lösungen und welche Faktoren bei der Entscheidung wichtig sind.

Kann meine interne IT-Abteilung das erworbene ERP-System an die Bedürfnisse meiner Firma reibungslos anpassen?

Nicht immer. Zahlreiche ERP-Hersteller entwickeln geschlossene Systeme, was bedeutet, dass diese ausschließlich durch den Hersteller selbst bzw. die mit ihm kooperierenden Systemintegratoren (Implementierungspartner) verwaltet und weiterentwickelt werden können. Ein Kundenunternehmen, das sich für eine solche Lösung entscheidet, muss sich im Klaren sein, dass ein solches Vorgehen künftig erhebliche finanzielle Aufwendungen für die funktionale Weiterentwicklung und Wartung des Systems zur Folge hat. In einem solchen Fall läuft man zudem Gefahr, von einem einzelnen IT-Anbieter abhängig zu werden und die von ihm auferlegten Konditionen annehmen zu müssen. Comarchs Strategie ist in dieser Hinsicht anders. Unsere ERP-Systeme werden so entwickelt, dass sie für sämtliche Integrationen und Modifikationen offen sind. Diese können entweder durch eigene IT-Fachkräfte des Kundenunternehmens oder durch Comarch bzw. autorisierte Comarch-Partner, die eine breite Palette konkurrenzfähiger Dienstleistungen anbieten, vorgenommen werden.

Wie sieht ein Support nach erfolgter Implementierung aus?

Der Support nach der Implementierung wird nach erfolgter Systemstabilisierung, also während der laufenden Nutzung des ERP-Systems, erbracht. Im Rahmen dieses Services werden Systembenutzer, insbesondere neu eingestellte Mitarbeiter, bei der Durchführung alltäglicher Vorgänge im ERP-System unterstützt. Dabei kann es sich um geringfügige Programmierarbeiten handeln, die mit organisatorischen Umstrukturierungen im Unternehmen verbunden sind, wie bspw. ein neuer oder geänderter Geschäftsprozess, neue Abteilung, neuer Geschäftszweig usw. Der Support nach der Implementierung wird in der Regel als Fernsupport (per Ticketsystem) erbracht, wodurch eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen und kürzere Umsetzungszeiten garantiert werden.

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Bei Comarch erhalten Sie eine professionelle Beratung und Einführung aus einer Hand. Unsere Leistung beinhaltet neben Comarch ERP Enterprise mit zahlreichen innovativen Erweiterungen, auch ein umfangreiches Dienstleistungsportfolio, welches sich von der Erarbeitung Ihrer Anforderungen, über die Implementierung und begleitende Anwenderschulungen bis hin zur Wartung nach der Implementierung erstreckt.

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