RPA - Robotic Process Automation

Was ist RPA?

Unter RPA (engl. Robotic Process Automation) oder der Robotisierung von Geschäftsprozessen, versteht man die Anwendung von IT-Tools mit dem Ziel, die Mitarbeiter eines Unternehmens bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen. Die Tools sind programmierbar und die von ihnen unterstützten Prozesse basieren größtenteils auf dem Wissen und der geschäftlichen Praxis im Bereich der Arbeitsverwaltung und -optimierung.

Robotisierung - Vorteile durch programmierte Prozessautomatisierung

Bis vor Kurzem schien die Robotisierung exklusiv für große Unternehmen verfügbar. Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung sind Software-Roboter mittlerweile praktisch für jedes Unternehmen in allen Entwicklungsphasen einsetzbar. Die Robotisierung geht oft einher mit maschinellem Lernen (ML – Machine Learning) und Künstlicher Intelligenz (AI - Artificial Intelligence), die beide deutlich ihre Funktionen unterstützen.

Künstliche intelligenz ERP

Künstliche Intelligenz

Neue Perspektiven für Ihr Unternehmen dank Comarch ERP

Finden Sie alle Lösungen im Anwendungsbereich von Comarch ERP, die unter die Kategorie der Künstlichen Intelligenz fallen, im Überblick.

So profitiert Ihr Unternehmen von einer Robotisierung der Prozesse:

  • Praktisch vollständige Reduktion von „menschlichen Fehlern“
  • Entlastung der Mitarbeiter bei Routineaufgaben und sich wiederholenden Prozessen
  • Steigerung der Produktivität und Effektivität bei Aufgaben, die von Robotern übernommen werden
  • Multitasking und Arbeit rund um die Uhr
  • Prozessoptimierung
  • Gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Dokumenten/Prozessen möglich
  • Kostensenkung
Künstliche Intelligenz Prozessoptimierung

Robotisierung von Geschäftsprozessen in Comarch ERP-Systemen

Comarch ERP Enterprise

Bei dieser ERP-Lösung für große Unternehmen erstreckt sich ein durchschnittlicher Geschäftsprozess über mehrere Abteilungen. Ein solcher aus mehreren Einzelschritten bestehender Prozess erfordert eine große Anzahl von Datenquellen, ist relativ komplex und lässt potenziell viel Raum für Fehler. Deshalb ist die Verwendung innovativer Technologien unerlässlich, um eine Reduzierung von Fehlern zu erreichen. Auf diese Weise kann die Arbeit automatisiert werden, und die erstellten Prozesse können flüssig ablaufen, ohne dass der Benutzer eingreifen muss.

Genau hier beginnt die Robotisierung (RPA). Comarch ERP Enterprise bietet vor allem eine leistungsstarke Workflow-Engine, mit der Benutzer einfach und schnell Arbeitsabläufe definieren können, die:

  • Status, Bedingungen, Werte und Änderungen in Dokumenten überwachen
  • Benutzer oder Administratoren über bestimmte Ereignisse benachrichtigen
  • Bedingungen zu bestimmten Zeitpunkten überprüfen
  • Dokumente erstellen
  • zyklische, auf definierten Voraussetzungen beruhende, Vorgänge starten
  • mit externen Systemen, sowohl auf der Eingangs- als auch der Ausgangsseite, kommunizieren

Das wichtigste Element ist die Möglichkeit einer Interaktion mit externen Systemen. Da die ERP-Lösung nie allein steht, ist es äußerst wichtig, dass Prozesse aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden können. Nur so kann man wirklich integrierte Geschäftsprozesse aufbauen, anstatt sich auf separate Systeme zu verlassen, die als isolierte "Inseln" agieren. .

Ein Beispiel dafür kann eine Rechnung von einem Lieferanten sein, die mittels OCR in einer DMS-Lösung eingescannt wird, und dann an ein ERP-System übertragen und schließlich zum Lieferanten-Portal geleitet wird, wo ein Ergebnis angezeigt und die Zahlung veranlasst wird.

Mit dem Einsatz einer robotergestützten Prozessautomatisierung kann dieser Vorgang wie folgt aussehen:

1. Das Dokument wird mittels OCR eingescannt.
2. Das DMS-System erkennt es als eine Rechnung vom Lieferanten, scannt das Dokument ein, um die erforderlichen Informationen abzurufen und generiert eine elektronische Einkaufsrechnung.
3. Das ERP-System empfängt die elektronische Einkaufsrechnung, prüft nach, ob die in Rechnung gestellten Mengen wirklich geliefert wurden und alle sonstigen Voraussetzungen und Bedingungen erfüllt sind.
4. Das ERP-System erzeugt eine Statusaktualisierung für das Lieferantenportal und veranlasst die Zahlung.
5. Das Lieferanten-Portal informiert den Lieferanten über die Aktualisierung des Status und die zu erwartende Zahlung.

Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird der gesamte Ablauf in mehreren Systemen vollkommen automatisiert realisiert. Bei eventuellen Problemen erhalten die zugewiesenen Benutzer relevante Informationen, die es ihnen ermöglichen, auf der Grundlage der gelieferten Daten eine schnelle Entscheidung zu treffen und den Prozess wieder in Gang zu bringen.


Comarch ERP XT

Die Robotisierung von Prozessen ist auch für kleine Betriebe in Reichweite, an die wir das System Comarch ERP XT adressieren. Die eingesetzten Roboter bewirken, dass das Programm manchmal für den Benutzer „denkt“ und bestimmte Aktionen für ihn durchführt. Die Anzeige intelligenter Hinweise bei der Ausgabe von Dokumenten, der Versand von Dokumenten an die Buchhaltung oder die Übermittlung von SAF-T-Dateien und Steuererklärungen an die entsprechenden Behörden sind nur einige Beispiele für die Automatisierung in Comarch ERP XT.

Das System sucht ständig nach Stellen, insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung, und nach Tätigkeiten, wo dem Benutzer mithilfe eines Roboters geholfen und eine schnellere oder einfachere Lösung vorgeschlagen werden kann. Ein sehr gutes Beispiel dafür ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Verifizierung von wiederkehrenden Rechnungen und Unterstützung bei Ausstellung und Versand. Ein weiteres Beispiel ist die Anzeige von Funktionen, die vom Benutzer am häufigsten verwendet werden und deren Bereitstellung auf dem Desktop, damit in Zukunft auf diese Funktionen schneller zugegriffen werden kann. Das System bietet auch Funktionen für die Kommunikation und Datenaustausch mit Banken; so wird automatisch eine Druckvorlage für Rechnungen vorgeschlagen.

Der Systembenutzer wird über jegliche wichtigen Termine und damit verbundene Aktionen informiert. Dank dieser Funktion muss sich der Bediener beispielsweise keine Sorgen machen, dass er eine Steuer nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt.
 
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Robotic Process Automation bei weiteren Comarch Produkten

  • DMS
  • IBARD Backup & Sync
  • Business Intelligence

Document Management System (DMS)

Das Comarch DMS-System ist mit Mechanismen ausgestattet, die eine Automatisierung von bestimmten Geschäftsprozessen und Tätigkeiten erlauben. Um Zeit bei der Eintragung von Werten in einzelnen Dokument-Feldern einzusparen, kann man beispielsweise Regeln erstellen, nach denen das System die entsprechenden Werte selbst einträgt. Die Automatisierung im DMS-System betrifft nicht nur das automatische Ausfüllen von Dokumenten, sondern auch die automatische Verarbeitung in den nachfolgenden Phasen eines definierten Dokumenten-Workflows. Dank der automatischen Weiterleitung von Dokumenten können die Benutzer wiederkehrende Engpässe vermeiden (z. B. durch die lange Bearbeitungszeit von Dokumenten durch die Mitarbeiter) und die eingesparte Zeit für die Abwicklung anderer wichtiger Geschäftsprozesse nutzen.

Im Verlauf der automatischen Prozesse verifiziert Comarch DMS definierte Regeln und behandelt ein bestimmtes Dokument in den entsprechenden Phasen, wobei es dem Benutzer überlassen bleibt, die Phasen manuell zu akzeptieren, falls dies erforderlich ist.

Comarch OCR macht eine menschliche Beteiligung am Rechnungseingabeprozess überflüssig, und ist eine selbstverständliche Ergänzung der Lösungen für Prozessautomatisierung und Robotisierung. Das System bezieht eigenständig Rechnungsscans, verarbeitet alle darin enthaltenen Daten und leitet fertige elektronische Dokumente zur weiteren Verarbeitung weiter.

IBARD - Backup & Sync

Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen streben seit langem nach einer Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen, die für die Gewährleistung von Sicherheit und Kontinuität der Arbeit verantwortlich sind und somit ein wesentliches Schlüsselelement im Unternehmen darstellen, obwohl sie keine messbaren Vorteile für die Geschäftsentwicklung bringen.

Comarch IBARD bietet einen intuitiven und flexiblen Assistenten für das Backup-Management, der eine unendliche Anzahl von Konfigurationen für Backup-Aufgaben ermöglicht. Einmal konfiguriert, kann eine Aufgabe automatisch ausgeführt werden, ohne dass der Benutzer daran beteiligt sein muss. Dank diesem automatisierten Backup-Prozess brauchen sich die Mitarbeiter um die ständige Überwachung von Backup-Erstellung nicht zu kümmern und können ihre Zeit effektiver nutzen.

Business Intelligence

Alle Lösungen, auch die innovativsten und automatisiertesten, müssen auf den Daten basieren, die sie verarbeiten. Die Business-Intelligence-Lösung von Comarch und BI Point helfen Anwendern, gute Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Daten aus Comarch-ERP-Systemen zu treffen. Benutzer können immer sicher sein, dass die Daten aktuell sind und in der von ihnen gewünschten Form bereitgestellt werden. Darüber hinaus sendet das Modul nicht nur automatisch Zusammenfassungen und Berichte in bestimmten Zeiträumen, sondern kann auch auf jede Art von Anomalien reagieren und bei Bedarf Warnungen an die Benutzer senden.

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