Document Management System | Comarch DMS

Was ist Comarch DMS (Document Management System)?

Comarch DMS ist ein Tool, das die einfache Modellierung verschiedener Arten von Prozessen im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung ermöglicht. Mit den erweiterten Funktionen können Sie Prozesse wie den elektronischen Umlauf von Rechnungen, Verträgen, Berichten oder Mitarbeiteranfragen sowie die Verarbeitung von Aufträgen oder technischen Unterlagen implementieren und optimieren.

Unabhängig von der Branche muss jedes Unternehmen seine Dokumente effizient verwalten - insbesondere ihre Registrierung und den Umlauf im Unternehmen. Verarbeitete Dokumente stehen in engem Zusammenhang mit etablierten Arbeitsabläufen. Sie erfordern die Überprüfung, Analyse und Bestätigung durch eine Vielzahl von Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen der Organisationsstruktur. Comarch DMS optimiert den Dokumenten-Workflow durch die Modellierung von Prozessen und Aufgaben im Unternehmen.

Vorteile von Comarch DMS

  • Umfassendes Korrespondenzmanagement für Unternehmen, sowohl auf System- als auch auf Webanwendungsebene
  • Verhinderung von Datenverlust bei Verlust oder Zerstörung eines Papierdokuments - elektronische Dokumentenspeicherung
  • Schneller Upload von gescannten Dokumenten in das System durch automatischen Import
  • Kosteneffizienz durch Reduzierung traditioneller Papierdokumente
  • Dank einer präzisen Auswahl des für eine bestimmte Phase verantwortlichen Mitarbeiters, werden Aufgaben schneller erledigt
  • Bessere Planung, durch genaue Analyse des Zeitaufwands, der für die Verarbeitung eines Dokuments in einer bestimmten Phase benötigt wird
  • Zugriff auf permanent aktuelle Informationen zum Status eines registrierten Dokuments
  • Möglichkeit, Dokumente online von überall aus zu bearbeiten
  • Erinnerungen an Dokumente, die auf eine Entscheidung warten
  • Arbeitsautomatisierung und Zeitersparnis bei der Verarbeitung elektronischer Dokumente

 

Der elektronische Dokumentenworkflow ist vollständig im ERP-System integriert

Comarch DMS kooperiert mit Funktionen in Comarch ERP-Systemen wie Dokumentenzuordnung und analytischer Beschreibung. Je nach ERP-System können sich die verfügbaren Funktionen unterscheiden.

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Funktionalität von Comarch DMS

  1. Modellierung von Workflow-Pfaden
  2. In Comarch DMS werden Prozesse in einem intuitiven Editor modelliert. Wenn die folgenden Phasen definiert sind, erstellt die Anwendung ein Diagramm aus Feldern, die mit Pfeilen verbunden sind und die Arbeitsrichtung und den Informationsfluss angeben. Der Benutzer gibt Berechtigungen in jeder Phase des Ablaufs an. Sie können auf einen bestimmten Mitarbeiter, eine Gruppe von Mitarbeitern in derselben Position oder die Arbeit in derselben Abteilung eingegrenzt werden. Mithilfe der bereitgestellten Workflow-Formularobjekte können Sie die Gliederung eines Dokuments für eine Prozessphase widerspiegeln, die gerade modelliert wird.

    Bei der Definition einer Phase können Bedingungen festgelegt werden, die erfüllt sein müssen, damit ein Dokument an eine bestimmte Phase übergeben werden kann.
    Wenn Sie beispielsweise Informationen zu einem Rechnungswert eingeben, wird ein Dokument nur dann zur Genehmigung durch den Firmenpräsidenten gesendet, wenn der Wert beispielsweise 1000 EUR überschreitet. Sie Dabei können sich Bedingungen auf jedes Dokumentelement (nicht ausschließlich numerisch) beziehen. Darüber hinaus kann der Benutzer in jeder Phase eines laufenden Prozesses E-Mail-Nachrichten erhalten, in denen er darüber informiert wird, dass ein neues Dokument verarbeitet werden soll, abgelaufen ist oder in Kürze eine bestimmte Entscheidung getroffen werden sollte.

  3. Compliance mit ISO-Verfahren
  4. Comarch DMS ermöglicht die Bearbeitung von Tickets im Zusammenhang mit ISO-Verfahren, die in einem Unternehmen gelten.

    Im Rahmen der Anwendung ist folgendes möglich:
    • Erstellen einer Sammlung von Dokumenten, die bestimmte Prozesse darstellen
    • Verbesserungsvorschläge einreichen (kaizen)
    • Probleme melden, die Korrektur- und Verhinderungsmaßnahmen erfordern.
    • Dank der Flexibilität des Tools können Sie Pfade schnell so anpassen, dass sie einem bestimmten Verfahren entsprechen, wenn dieses geändert wurde.
  5. Zugang zu Informationen
  6. Über die Liste der Dokumente erhält der Benutzer Zugriff auf die wichtigsten Informationen zu den zugeordneten Prozessen. Die Spalten der Liste enthalten Details zu einem Prozess, zu dem ein bestimmtes Dokument gehört, zum Dokumentstatus, verbleibenden Verarbeitungszeit des Dokuments oder zu einem Datum, an dem das Dokument automatisch an die nächste Stufe weitergeleitet wird. Dokumente, deren Verarbeitungsdatum abgelaufen ist, werden oben in der Liste angezeigt. Um die Liste übersichtlicher zu gestalten, kann der Benutzer einzelne Abschnitte mit Farben markieren. Eine erweiterte Filterfunktion erleichtert außerdem das Durchsuchen von Dokumenten, auch anhand von Informationen in Bestellungen oder Rechnungen.
  7. OCR
  8. Die OCR-Software erkennt den Inhalt gescannter Dokumente und lädt ihn in Textform in eine lokale Datenbank hoch. Erkannte Inhalte werden mit einem gescannten Dokument als Anhang auf Workflow-Formularobjekte übertragen und in der Dokumentenliste angezeigt, sobald sie bestätigt wurden. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Registrierung von Daten im System erheblich und verringert gleichzeitig das Fehlerrisiko bei der Dateneingabe. Dank der Zusammenarbeit mit allen OCR-Programmen muss der Benutzer keine Dokumente manuell in das System eingeben
  9. Multi-Company-Modus
  10. Comarch DMS unterstützt den Multi-Company-Modus. Dank dessen können Unternehmensgruppen und Holdinggesellschaften, die aus mehreren Unternehmen bestehen, Dokumente an einem einzigen Ort verwalten. Die Anwendung ermöglicht die Definition von Prozessen anhand von Daten aller Unternehmen, die mit Comarch ERP arbeiten.
  11. Mobile und Desktop-Integration
  12. Comarch DMS kann auf vier Plattformen verwendet werden. Der User kann wählen, ob er mit der Anwendung über einen Desktop-Computer, eine von zwei Webversionen (computer- und mobilbasiert) oder dedizierte Mobilversionen für iOS und Android arbeiten möchte. Dadurch haben Mitarbeiter, die gerade nicht im Büro sind, auch die Möglichkeit, Dokumente zu verwalten und Bestellungen anzunehmen.

Modellierung von Workflow-Pfaden

In Comarch DMS werden Prozesse in einem intuitiven Editor modelliert. Wenn die folgenden Phasen definiert sind, erstellt die Anwendung ein Diagramm aus Feldern, die mit Pfeilen verbunden sind und die Arbeitsrichtung und den Informationsfluss angeben. Der Benutzer gibt Berechtigungen in jeder Phase des Ablaufs an. Sie können auf einen bestimmten Mitarbeiter, eine Gruppe von Mitarbeitern in derselben Position oder die Arbeit in derselben Abteilung eingegrenzt werden. Mithilfe der bereitgestellten Workflow-Formularobjekte können Sie die Gliederung eines Dokuments für eine Prozessphase widerspiegeln, die gerade modelliert wird.

Bei der Definition einer Phase können Bedingungen festgelegt werden, die erfüllt sein müssen, damit ein Dokument an eine bestimmte Phase übergeben werden kann.
Wenn Sie beispielsweise Informationen zu einem Rechnungswert eingeben, wird ein Dokument nur dann zur Genehmigung durch den Firmenpräsidenten gesendet, wenn der Wert beispielsweise 1000 EUR überschreitet. Sie Dabei können sich Bedingungen auf jedes Dokumentelement (nicht ausschließlich numerisch) beziehen. Darüber hinaus kann der Benutzer in jeder Phase eines laufenden Prozesses E-Mail-Nachrichten erhalten, in denen er darüber informiert wird, dass ein neues Dokument verarbeitet werden soll, abgelaufen ist oder in Kürze eine bestimmte Entscheidung getroffen werden sollte.

Compliance mit ISO-Verfahren

Comarch DMS ermöglicht die Bearbeitung von Tickets im Zusammenhang mit ISO-Verfahren, die in einem Unternehmen gelten.

Im Rahmen der Anwendung ist folgendes möglich:
  • Erstellen einer Sammlung von Dokumenten, die bestimmte Prozesse darstellen
  • Verbesserungsvorschläge einreichen (kaizen)
  • Probleme melden, die Korrektur- und Verhinderungsmaßnahmen erfordern.
  • Dank der Flexibilität des Tools können Sie Pfade schnell so anpassen, dass sie einem bestimmten Verfahren entsprechen, wenn dieses geändert wurde.

Zugang zu Informationen

Über die Liste der Dokumente erhält der Benutzer Zugriff auf die wichtigsten Informationen zu den zugeordneten Prozessen. Die Spalten der Liste enthalten Details zu einem Prozess, zu dem ein bestimmtes Dokument gehört, zum Dokumentstatus, verbleibenden Verarbeitungszeit des Dokuments oder zu einem Datum, an dem das Dokument automatisch an die nächste Stufe weitergeleitet wird. Dokumente, deren Verarbeitungsdatum abgelaufen ist, werden oben in der Liste angezeigt. Um die Liste übersichtlicher zu gestalten, kann der Benutzer einzelne Abschnitte mit Farben markieren. Eine erweiterte Filterfunktion erleichtert außerdem das Durchsuchen von Dokumenten, auch anhand von Informationen in Bestellungen oder Rechnungen.

OCR

Die OCR-Software erkennt den Inhalt gescannter Dokumente und lädt ihn in Textform in eine lokale Datenbank hoch. Erkannte Inhalte werden mit einem gescannten Dokument als Anhang auf Workflow-Formularobjekte übertragen und in der Dokumentenliste angezeigt, sobald sie bestätigt wurden. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Registrierung von Daten im System erheblich und verringert gleichzeitig das Fehlerrisiko bei der Dateneingabe. Dank der Zusammenarbeit mit allen OCR-Programmen muss der Benutzer keine Dokumente manuell in das System eingeben

Multi-Company-Modus

Comarch DMS unterstützt den Multi-Company-Modus. Dank dessen können Unternehmensgruppen und Holdinggesellschaften, die aus mehreren Unternehmen bestehen, Dokumente an einem einzigen Ort verwalten. Die Anwendung ermöglicht die Definition von Prozessen anhand von Daten aller Unternehmen, die mit Comarch ERP arbeiten.

Mobile und Desktop-Integration

Comarch DMS kann auf vier Plattformen verwendet werden. Der User kann wählen, ob er mit der Anwendung über einen Desktop-Computer, eine von zwei Webversionen (computer- und mobilbasiert) oder dedizierte Mobilversionen für iOS und Android arbeiten möchte. Dadurch haben Mitarbeiter, die gerade nicht im Büro sind, auch die Möglichkeit, Dokumente zu verwalten und Bestellungen anzunehmen.

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