Document Management System | Comarch DMS

Was ist Comarch Document Management System (DMS)?

Comarch DMS (Dokumentenmanagementsystem) ermöglicht die einfache Modellierung unterschiedlicher Arten von Dokumentenflussprozessen. Die ausgereiften Funktionen erleichtern die Umsetzung und Rationalisierung des elektronischen Dokumentenflusses bei Kostenrechnungen, Verträgen, Anwendungen, Beschäftigtenanfragen und ihrer Behandlung sowie der technischen Dokumentation.

Unabhängig von der Art ihrer Geschäftstätigkeit benötigen alle Unternehmen ein effektives Dokumentenmanagement – besonders für das Einchecken von Dokumenten und den internen Dokumentenfluss. Die Verarbeitung von Dokumenten ist eng mit den festgelegten Richtlinien verwoben. Auf verschiedenen Ebenen der Unternehmensstruktur müssen Dokumente von zahlreichen Beschäftigten geprüft, analysiert und freigegeben werden. Durch die Modellierung sowohl der Prozesse als auch des Arbeits- und Aufgabenflusses im Unternehmen verbessert unsere Anwendung den Gesamt-Workflow des Unternehmens.

  • Die Staatliche Porzellan-Manufaktur Meissen GmbH hat ein umfangreiches Projekt zur Digitalisierung ihres über 300 Jahre alten Unternehmens realisiert. Die Einführung von Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise erfolgte innerhalb von acht Monaten. Beide Lösungen gingen im Januar 2020 erfolgreich in der Manufaktur live. Mit Comarch DMS folgt nun ein umfassendes Dokumentenmanagement.

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  • Zur Sicherstellung des internationalen Erfolgs des Pharmaunternehmens Olimp Labs mussten zahlreiche Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu gehörte vor allem die Einführung effizienter Managementlösungen im IT-Bereich. Hier setzte das Unternehmen auf die Unterstützung von Comarch ERP und der mit diesem System integrierten Anwendung Comarch DMS. Dank dieser Kombilösung lassen sich die innenbetrieblichen Geschäftsprozesse und der Dokumentenumlauf deutlich effizienter verwalten.

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  • Die Firma Cerrad verdankt ihren Markterfolg einer durch Investitionen in die Infrastruktur und Technologie konsequent umgesetzten Entwicklungsstrategie. Ein Beispiel für den technologischen Ausbau ist die Einführung von Comarch DMS, ein Werkzeug für die einfache Modellierung verschiedener Arten von Abläufen in den Bereichen Belegfluss und Prozesse. Seine Einsatzbereiche bei Cerrad umfassen zum Beispiel Finanzen, Personal und Verwaltung, die Organisation von Dokumenten und Nachverfolgung ihres Änderungsstands sowie Angaben zum Freigabebedarf durch den für die Dokumentation zuständigen Mitarbeiter.

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    Vorteile und Funktionen von Comarch DMS

    • Unterstützung der gesamten Unternehmenskorrespondenz über jedes beliebige Gerät:  Desktop-PC, Website bei mobiler Anwendung
    • Schutz vor Datenverlust: Papierdokumente können verlorengehen oder zerstört werden – das wird durch eine elektronische Ablage der Daten verhindert
    • Schnelles Hinzufügen eingescannter Dokumente durch automatischen Import
    • Kostensenkung durch Begrenzung der Anzahl herkömmlicher Papierdokumente
    • Schnellere Erledigung von Aufgaben durch genaue Vorgabe der für einen bestimmten Bearbeitungsschritt verantwortlichen Person
    • Zeitliche Kontrolle der Umsetzungsdauer durch Anzeige der für die einzelnen Schritte benötigten Zeiten
    • Optionale Abfrage aktueller Statusinformationen bei eingecheckten Dokumenten
    • Optional ortsunabhängige Bearbeitung bei gegebenem Internetzugang
    • Warnungen bei entscheidungsreifen Unterlagen
    • Automatisierung und Verkürzung der Bearbeitungsdauer bei elektronischen Dokumenten

     

    Vollständige Integration des Dokumentenworkflows im ERP-System

    Comarch DMS ist als standalone Lösung verfügbar und mit Comarch ERP Enterprise integrierbar. Dadurch ermöglicht es zum Beispiel auch das Verlinken von Dokumenten und das Hinzufügen analytischer Beschreibungen. Die tatsächlich verfügbaren Funktionen hängen vom jeweils eingesetzten ERP-System ab.

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    Flexible Modellierung von Geschäftsprozessen und -workflows

    Die Arbeitsumgebung von Comarch DMS ermöglicht eine intuitive Prozessmodellierung.
    Nach Erstellung einer Schrittliste lässt sich per drag & drop auf einfache Weise ein Ablaufdiagramm aufbauen. Zu jeder Stufe des Dokumentenflusses werden Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen der gleichen Abteilung oder mit gleichen Funktionen gesetzt. Nach Abschluss der Prozessmodellierung lässt sich der Aufbau jedes Dokuments anhand vorgefertigter Objekte einer Laufkarte abbilden.

    Auf jeder festgelegten Stufe können die Bedingungen vorgegeben werden, die ein Dokument zur Weitergabe an eine bestimmte andere Stufe erfüllen muss.

    Werden zum Beispiel Angaben zu einem Rechnungswert ergänzt, wird das Dokument dem Geschäftsführer nur bei Überschreitung von EUR 5 000 zur Freigabe vorgelegt, sonst aber an den Abteilungsleiter weitergeleitet. Bei der Verarbeitung von Dokumenten ist die Festlegung von Bedingungen jedoch nicht auf numerische Werte beschränkt, sondern kann jedes beliebige Element des Dokuments verwenden. Darüber hinaus können den Benutzern E-Mailbenachrichtigungen über neu zugewiesene oder überfällige Dokumente, bald erreichte Fristen oder zu treffende Entscheidungen gesendet werden. Entscheidungen zu Anfragen, Verträgen oder Rechnungen sind einfach per Mausklick zu treffen.

    Zugriff auf zentrale Angaben zu eingecheckten Dokumenten

    Über die Dokumentenliste haben die Beschäftigten Zugriff auf die wichtigsten Angaben zu den jeweils zugewiesenen Prozessen. In den Spalten der Liste sind Informationen zum zugehörigen Prozess, Dokumentenstatus, die bis zur Umsetzung verbleibende Zeit sowie den Termin der automatischen Weitergabe an die nächste Stufe zusammengefasst. Bereits abgelaufene Dokumente stehen ganz oben in der Liste. Optional können die Stufen zwecks besserer Lesbarkeit farblich hervorgehoben und Dokumente auch unter Bezug auf Angaben in Anfragen oder Rechnungen über die erweiterten Filterfunktionen leicht gefunden werden.

    Integration in die OCR

    Das Comarch DMS-System unterstützt die Comarch OCR zur Erkennung von Texten aus Bilddateien (wie pdf oder jpg), die anschließend in spezifische Geschäftsangaben wie die Steuer- oder Kontonummer oder den gültigen MwSt-Satz des Auftragnehmers konvertiert werden. Mit Hilfe der OCR-Technologie lässt sich die zur Eingabe und abschließenden Erstellung von Rechnungen benötigte Zeit im Dokumentenfluss stark verringern und das Risiko von Fehleingaben minimieren.

    Im Comarch DMS geben die Anwender die Dateien an, deren Daten verarbeitet werden sollen. Anschließend werden die Ergebnisse in Form von Statusangaben zur Datenerkennung in einer Liste zusammengestellt. Nach der Zeichenerkennung in der Grafikdatei kann der Anwender die erkannten Daten mit nur einem Klick an den Dokumentenfluss und die zugehörige Beschreibung sowie den Freigabepfad übergeben. Auf jeder Prozessstufe lassen sich aus den im Fluss befindlichen Dokumenten Belege für das ERP-System erzeugen.

    Comarch DMS unterstützt die Einbindung in jedes OCR-System, das die erkannten Daten in einer lokalen Datenbank ablegt. Zudem können sogar mehrere OCR-Programme in der gleichen Installation des Comarch DMS eingesetzt werden.

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    Unterstützung für PCs und mobile Geräte

    Das Comarch DMS läuft auf gleich vier Plattformen. Anwender können entweder stationär oder webbasiert in zwei Betriebsarten (PC oder mobil) oder in den jeweiligen mobilen Versionen unter iOS und Android arbeiten. Eine Zuweisung von Dokumenten und Freigabe von Anfragen ist also auch außerhalb des Büros möglich.

    Analyse umgesetzter Prozesse

    Mit dem Berichtsmodul des Comarch DMS-Systems können Sie die Daten der verarbeiteten Dokumente in Form von Tabellen und Grafiken präsentieren. Zur Anwendung gehören dazu ein Berichtseditor sowie vorgefertigte Anweisungen. Dadurch lassen sich die Verarbeitungszeiten entlang eines bestimmten Freigabepfads schnell und einfach überprüfen, aber auch Engpässe bei der Prozessumsetzung erkennen.

    Prozessautomatisierung und -robotisierung

    Anhand der Funktionen von Comarch DMS lassen sich bestimmte Prozesse und Aktivitäten automatisieren. So können zum Beispiel Regeln zur Eingabe von Werten in die einzelnen Dokumentenfelder aufgestellt werden, durch die das System die Eintragung automatisch vornimmt und die Zeit für die händische Eingabe gespart wird. Neben dem automatischen Ausfüllen von Dokumenten ist auch deren Verarbeitung in einem festgelegten Ablauf automatisiert. Durch die automatische Weitergabe von Dokumenten lassen sich zum Beispiel auch durch zu lange Bearbeitungszeiten eines bestimmten Mitarbeiters verursachte Engpässe im Ablauf umgehen. Die dabei eingesparte Zeit steht dann zur Umsetzung anderer wichtiger Prozesse zur Verfügung.

    Bei der automatischen Verarbeitung erlaubt Comarch DMS trotz ständiger Überprüfung der definierten Regeln und Verarbeitung der Dokumente auf den jeweiligen Stufen bei Bedarf eine manuelle Freigabe.

    Eine praktische Ergänzung zur Vermeidung der Probleme bei der Automatisierung ist Comarch OCR, durch das eine menschliche Beteiligung bei der Rechnungseingabe vollkommen überflüssig wird. Dazu lädt das System eingescannte Rechnungen herunter, verarbeitet die zugehörigen Daten und gibt fertige Dokumente für die Weiterverarbeitung aus.

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