Document Management System | Comarch DMS

Was ist Comarch Document Management System (DMS)?

Comarch DMS ist ein Tool, das die mühelose Modellierung unterschiedlicher Prozessarten in der Dokumentenverwaltung ermöglicht. Mit Hilfe dessen Funktionen können Sie Prozesse wie die elektronische Verbreitung von Rechnungen, Verträgen, Berichten oder Mitarbeiteranträgen sowie die Verarbeitung von Aufträgen oder technischer Dokumentation implementieren und optimieren.

Ganz unabhängig von der jeweiligen Geschäftsart ist jedes Unternehmen auf eine effiziente Verwaltung seiner Dokumente angewiesen – insbesondere auf deren interne Erfassung und Verbreitung. Die Verarbeitung der Dokumente ist dabei stark an vorgegebene Arbeitsprozeduren gebunden. So müssen sie von diversen Mitarbeitern auf unterschiedlichen Ebenen der Organisationsstruktur geprüft, analysiert und bewilligt werden. Mittels Comarch DMS lässt sich der Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen durch das Modellieren von Prozessen und Aufgaben optimieren.

Vorteile und Funktionen von Comarch DMS

  • Umfassende Verwaltung der Unternehmenskorrespondenz – sowohl auf Systemebene als auch über Webanwendung
  • Verhinderung von Datenverlusten für den Fall des Abhandenkommens oder der Zerstörung von Papierdokumenten – elektronische Dokumentenspeicherung
  • Schnelles Hochladen gescannter Dokumente im System durch automatischen Import
  • Kosteneffektivität durch Reduzierung traditioneller Papierdokumente
  • Beschleunigte Ausführung von Aufgaben durch deren direkte Zuweisung an die für eine gegebene Phase zuständigen Mitarbeiter
  • Kontrolle des Zeitplans anhand der Analyse des Zeitaufwands, der für die Verarbeitung eines Dokuments in einer bestimmten Phase angefallen ist
  • Zugang zu stets aktuellen Informationen über den Status eines registrierten Dokuments
  • Möglichkeit zur Online-Bearbeitung von Dokumenten von jedem Ort aus
  • Erinnerungen für Dokumente, zu denen eine Entscheidung aussteht
  • Arbeitsautomatisierung und Zeitersparnis bei der Verarbeitung von elektronischen Dokumenten

 

Vollständige Integration des Dokumentenworkflows im ERP-System

Comarch DMS kooperiert mit Funktionen in Comarch ERP-Systemen wie der Dokumentenzuordnung und der analytischen Beschreibung. Die Anzahl und Art der verfügbaren Funktionen kann je nach ERP-System variieren.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und eine individuelle Beratung.

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Funktionalität von Comarch DMS

  1. Workflow-Modellierung
  2. Mit Comarch DMS lassen sich Prozesse in einem intuitiven Editor gestalten. Anhand der Definition aufeinanderfolgender Phasen erstellt die Anwendung ein Diagramm aus Feldern, die durch Pfeile verbunden sind, welche die Richtung des Arbeits- und Informationsflusses anzeigen. Vom Benutzer werden in jeder Phase des Ablaufs Berechtigungen festgelegt. Diese lassen sich auf einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern, die in derselben Position bzw. in derselben Abteilung sind, beschränken. Unter Nutzung der bereitgestellten Workflow-Formularobjekte können Sie grundlegende Dokumentenentwürfe für eine Prozessphase, die gerade modelliert wird, anlegen.
    Während der Definition einer Phase besteht die Möglichkeit, gewisse Bedingungen für ein Dokument festzulegen, die erfüllt sein müssen, bevor es in eine bestimmte Phase übergehen kann.

    So wird ein Dokument nach der Eingabe von Daten zu einem Rechnungswert beispielsweise nur dann zur Genehmigung an den Geschäftsführer des Unternehmens gesendet, wenn der Wert z. B. 1.000 EUR überschreitet. Anderenfalls wird das Dokument an einen Abteilungsleiter übermittelt. Entsprechende Bedingungen im Rahmen der Dokumentenverarbeitung gelten nicht nur für Zahlenwerte. Sie können sich auf jedes beliebige Element eines Dokuments beziehen. Zudem kann der Benutzer in jeder Phase eines laufenden Prozesses E-Mail-Nachrichten erhalten, in denen er darüber informiert wird, dass ein neues Dokument zu bearbeiten ist, dass ein Dokument abgelaufen ist oder dass eine bestimmte Entscheidung zeitnah getroffen werden sollte. Um die Entscheidung zu einem Auftrag, Vertrag oder einer Rechnung zu treffen, muss der jeweilige Benutzer lediglich einen gegebenen Link auswählen.

  3. Einhaltung von ISO-Prozeduren
  4. Comarch DMS ermöglicht die Verarbeitung von Tickets in Verbindung mit den geltenden ISO-Prozeduren in einem Unternehmen.

    Im Rahmen der Anwendung bestehen folgende Optionen:
    • Anlegen eines Archivs für Dokumente zu bestimmten Prozeduren
    • Einreichen von Verbesserungsvorschlägen (nach dem "Kaizen"-Konzept)
    • Melden von Problemen, die korrektive bzw. präventive Maßnahmen erfordern
    • Schnelle Anpassung von Pfaden dank der Flexibilität des Tools, sodass sie etwaigen Änderungen einer Prozedur entsprechen
  5. Zugriff auf Informationen
  6. Die Dokumentenliste bietet dem Benutzer Zugang zu den wichtigsten Informationen über zugewiesene Prozesse. In den Spalten der Liste werden Details über den jeweiligen Prozess aufgeführt, dem ein gegebenes Dokument zugeordnet ist, über den Dokumentenstatus, die verbleibende Zeit für die Bearbeitung des Dokuments oder das Datum, an dem das Dokument automatisch in die nächste Phase übergeht. Dokumente, deren Bearbeitungsdatum abgelaufen ist, werden ganz oben in der Liste angezeigt. Für eine bessere Übersichtlichkeit der Liste kann der Benutzer separate Phasen farbig markieren. Zudem erleichtert eine erweiterte Filterfunktion die Suche nach Dokumenten, wobei u. a. nach Informationen in Aufträgen oder Rechnungen gesucht werden kann.
  7. OCR
  8. Die OCR-Software erkennt den Inhalt von gescannten Dokumenten und lädt diesen in Textform in einer lokalen Datenbank hoch. Der erkannte Inhalt wird an Workflow-Formularobjekte samt einem gescannten Dokument als Anhang übertragen und in der Dokumentenliste aufgeführt, sobald er bestätigt worden ist. Auf diese Weise wird die Zeit für die Datenerfassung im System erheblich verringert und gleichzeitig sinkt das Fehlerrisiko bei der Dateneingabe. Dank der Kooperation mit allen OCR-Programmen muss der Benutzer keine Dokumente manuell ins System eingeben.
  9. Modus für Unternehmensgruppen
  10. Comarch DMS unterstützt einen Modus für verbundene Unternehmen. Damit können Konzerne und Beteiligungsgesellschaften, die aus mehreren Unternehmen bestehen, Dokumente zentral an einem einzigen Ort verwalten. Die Anwendung ermöglicht die Definition von Prozessen unter Nutzung der Daten von allen Unternehmen, die mit Comarch ERP arbeiten.
  11. Mobile- und desktopbasierte Integration
  12. Comarch DMS lässt sich auf vier Plattformen einsetzen. Der Betreiber kann auswählen, ob er die Anwendung mit einem Desktop-Computer, mit einer der beiden Webversionen (computerbasiert und mobil) oder mit dedizierten mobilen Versionen, die für iOS und Android verfügbar sind, nutzen möchte. Mitarbeiter, die nicht vor Ort im Büro sind, haben somit ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente zu verwalten oder Aufträge anzunehmen.

Workflow-Modellierung

Mit Comarch DMS lassen sich Prozesse in einem intuitiven Editor gestalten. Anhand der Definition aufeinanderfolgender Phasen erstellt die Anwendung ein Diagramm aus Feldern, die durch Pfeile verbunden sind, welche die Richtung des Arbeits- und Informationsflusses anzeigen. Vom Benutzer werden in jeder Phase des Ablaufs Berechtigungen festgelegt. Diese lassen sich auf einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern, die in derselben Position bzw. in derselben Abteilung sind, beschränken. Unter Nutzung der bereitgestellten Workflow-Formularobjekte können Sie grundlegende Dokumentenentwürfe für eine Prozessphase, die gerade modelliert wird, anlegen.
Während der Definition einer Phase besteht die Möglichkeit, gewisse Bedingungen für ein Dokument festzulegen, die erfüllt sein müssen, bevor es in eine bestimmte Phase übergehen kann.

So wird ein Dokument nach der Eingabe von Daten zu einem Rechnungswert beispielsweise nur dann zur Genehmigung an den Geschäftsführer des Unternehmens gesendet, wenn der Wert z. B. 1.000 EUR überschreitet. Anderenfalls wird das Dokument an einen Abteilungsleiter übermittelt. Entsprechende Bedingungen im Rahmen der Dokumentenverarbeitung gelten nicht nur für Zahlenwerte. Sie können sich auf jedes beliebige Element eines Dokuments beziehen. Zudem kann der Benutzer in jeder Phase eines laufenden Prozesses E-Mail-Nachrichten erhalten, in denen er darüber informiert wird, dass ein neues Dokument zu bearbeiten ist, dass ein Dokument abgelaufen ist oder dass eine bestimmte Entscheidung zeitnah getroffen werden sollte. Um die Entscheidung zu einem Auftrag, Vertrag oder einer Rechnung zu treffen, muss der jeweilige Benutzer lediglich einen gegebenen Link auswählen.

Einhaltung von ISO-Prozeduren

Comarch DMS ermöglicht die Verarbeitung von Tickets in Verbindung mit den geltenden ISO-Prozeduren in einem Unternehmen.

Im Rahmen der Anwendung bestehen folgende Optionen:
  • Anlegen eines Archivs für Dokumente zu bestimmten Prozeduren
  • Einreichen von Verbesserungsvorschlägen (nach dem "Kaizen"-Konzept)
  • Melden von Problemen, die korrektive bzw. präventive Maßnahmen erfordern
  • Schnelle Anpassung von Pfaden dank der Flexibilität des Tools, sodass sie etwaigen Änderungen einer Prozedur entsprechen

Zugriff auf Informationen

Die Dokumentenliste bietet dem Benutzer Zugang zu den wichtigsten Informationen über zugewiesene Prozesse. In den Spalten der Liste werden Details über den jeweiligen Prozess aufgeführt, dem ein gegebenes Dokument zugeordnet ist, über den Dokumentenstatus, die verbleibende Zeit für die Bearbeitung des Dokuments oder das Datum, an dem das Dokument automatisch in die nächste Phase übergeht. Dokumente, deren Bearbeitungsdatum abgelaufen ist, werden ganz oben in der Liste angezeigt. Für eine bessere Übersichtlichkeit der Liste kann der Benutzer separate Phasen farbig markieren. Zudem erleichtert eine erweiterte Filterfunktion die Suche nach Dokumenten, wobei u. a. nach Informationen in Aufträgen oder Rechnungen gesucht werden kann.

OCR

Die OCR-Software erkennt den Inhalt von gescannten Dokumenten und lädt diesen in Textform in einer lokalen Datenbank hoch. Der erkannte Inhalt wird an Workflow-Formularobjekte samt einem gescannten Dokument als Anhang übertragen und in der Dokumentenliste aufgeführt, sobald er bestätigt worden ist. Auf diese Weise wird die Zeit für die Datenerfassung im System erheblich verringert und gleichzeitig sinkt das Fehlerrisiko bei der Dateneingabe. Dank der Kooperation mit allen OCR-Programmen muss der Benutzer keine Dokumente manuell ins System eingeben.

Modus für Unternehmensgruppen

Comarch DMS unterstützt einen Modus für verbundene Unternehmen. Damit können Konzerne und Beteiligungsgesellschaften, die aus mehreren Unternehmen bestehen, Dokumente zentral an einem einzigen Ort verwalten. Die Anwendung ermöglicht die Definition von Prozessen unter Nutzung der Daten von allen Unternehmen, die mit Comarch ERP arbeiten.

Mobile- und desktopbasierte Integration

Comarch DMS lässt sich auf vier Plattformen einsetzen. Der Betreiber kann auswählen, ob er die Anwendung mit einem Desktop-Computer, mit einer der beiden Webversionen (computerbasiert und mobil) oder mit dedizierten mobilen Versionen, die für iOS und Android verfügbar sind, nutzen möchte. Mitarbeiter, die nicht vor Ort im Büro sind, haben somit ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente zu verwalten oder Aufträge anzunehmen.

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