Document Management System | Comarch DMS

Flexible Modellierung von Geschäftsprozessen und -workflows

Die Arbeitsumgebung von Comarch DMS ermöglicht eine intuitive Prozessmodellierung.
Nach Erstellung einer Schrittliste lässt sich per drag & drop auf einfache Weise ein Ablaufdiagramm aufbauen. Zu jeder Stufe des Dokumentenflusses werden Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen der gleichen Abteilung oder mit gleichen Funktionen gesetzt. Nach Abschluss der Prozessmodellierung lässt sich der Aufbau jedes Dokuments anhand vorgefertigter Objekte einer Laufkarte abbilden.

Auf jeder festgelegten Stufe können die Bedingungen vorgegeben werden, die ein Dokument zur Weitergabe an eine bestimmte andere Stufe erfüllen muss.

Werden zum Beispiel Angaben zu einem Rechnungswert ergänzt, wird das Dokument dem Geschäftsführer nur bei Überschreitung von EUR 5 000 zur Freigabe vorgelegt, sonst aber an den Abteilungsleiter weitergeleitet. Bei der Verarbeitung von Dokumenten ist die Festlegung von Bedingungen jedoch nicht auf numerische Werte beschränkt, sondern kann jedes beliebige Element des Dokuments verwenden. Darüber hinaus können den Benutzern E-Mailbenachrichtigungen über neu zugewiesene oder überfällige Dokumente, bald erreichte Fristen oder zu treffende Entscheidungen gesendet werden. Entscheidungen zu Anfragen, Verträgen oder Rechnungen sind einfach per Mausklick zu treffen.

Zugriff auf zentrale Angaben zu eingecheckten Dokumenten

Über die Dokumentenliste haben die Beschäftigten Zugriff auf die wichtigsten Angaben zu den jeweils zugewiesenen Prozessen. In den Spalten der Liste sind Informationen zum zugehörigen Prozess, Dokumentenstatus, die bis zur Umsetzung verbleibende Zeit sowie den Termin der automatischen Weitergabe an die nächste Stufe zusammengefasst. Bereits abgelaufene Dokumente stehen ganz oben in der Liste. Optional können die Stufen zwecks besserer Lesbarkeit farblich hervorgehoben und Dokumente auch unter Bezug auf Angaben in Anfragen oder Rechnungen über die erweiterten Filterfunktionen leicht gefunden werden.

Integration in die OCR

Das Comarch DMS-System unterstützt die Comarch OCR zur Erkennung von Texten aus Bilddateien (wie pdf oder jpg), die anschließend in spezifische Geschäftsangaben wie die Steuer- oder Kontonummer oder den gültigen MwSt-Satz des Auftragnehmers konvertiert werden. Mit Hilfe der OCR-Technologie lässt sich die zur Eingabe und abschließenden Erstellung von Rechnungen benötigte Zeit im Dokumentenfluss stark verringern und das Risiko von Fehleingaben minimieren.

Im Comarch DMS geben die Anwender die Dateien an, deren Daten verarbeitet werden sollen. Anschließend werden die Ergebnisse in Form von Statusangaben zur Datenerkennung in einer Liste zusammengestellt. Nach der Zeichenerkennung in der Grafikdatei kann der Anwender die erkannten Daten mit nur einem Klick an den Dokumentenfluss und die zugehörige Beschreibung sowie den Freigabepfad übergeben. Auf jeder Prozessstufe lassen sich aus den im Fluss befindlichen Dokumenten Belege für das ERP-System erzeugen.

Comarch DMS unterstützt die Einbindung in jedes OCR-System, das die erkannten Daten in einer lokalen Datenbank ablegt. Zudem können sogar mehrere OCR-Programme in der gleichen Installation des Comarch DMS eingesetzt werden.

Mehr zu OCR

Unterstützung für PCs und mobile Geräte

Das Comarch DMS läuft auf gleich vier Plattformen. Anwender können entweder stationär oder webbasiert in zwei Betriebsarten (PC oder mobil) oder in den jeweiligen mobilen Versionen unter iOS und Android arbeiten. Eine Zuweisung von Dokumenten und Freigabe von Anfragen ist also auch außerhalb des Büros möglich.

Analyse umgesetzter Prozesse

Mit dem Berichtsmodul des Comarch DMS-Systems können Sie die Daten der verarbeiteten Dokumente in Form von Tabellen und Grafiken präsentieren. Zur Anwendung gehören dazu ein Berichtseditor sowie vorgefertigte Anweisungen. Dadurch lassen sich die Verarbeitungszeiten entlang eines bestimmten Freigabepfads schnell und einfach überprüfen, aber auch Engpässe bei der Prozessumsetzung erkennen.