Comarch DMS ist ein Tool, das die mühelose Modellierung unterschiedlicher Prozessarten in der Dokumentenverwaltung ermöglicht. Mit Hilfe dessen Funktionen können Sie Prozesse wie die elektronische Verbreitung von Rechnungen, Verträgen, Berichten oder Mitarbeiteranträgen sowie die Verarbeitung von Aufträgen oder technischer Dokumentation implementieren und optimieren.
Ganz unabhängig von der jeweiligen Geschäftsart ist jedes Unternehmen auf eine effiziente Verwaltung seiner Dokumente angewiesen – insbesondere auf deren interne Erfassung und Verbreitung. Die Verarbeitung der Dokumente ist dabei stark an vorgegebene Arbeitsprozeduren gebunden. So müssen sie von diversen Mitarbeitern auf unterschiedlichen Ebenen der Organisationsstruktur geprüft, analysiert und bewilligt werden. Mittels Comarch DMS lässt sich der Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen durch das Modellieren von Prozessen und Aufgaben optimieren.
Comarch DMS kooperiert mit Funktionen in Comarch ERP-Systemen wie der Dokumentenzuordnung und der analytischen Beschreibung. Die Anzahl und Art der verfügbaren Funktionen kann je nach ERP-System variieren.
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Mit Comarch DMS lassen sich Prozesse in einem intuitiven Editor gestalten. Anhand der Definition aufeinanderfolgender Phasen erstellt die Anwendung ein Diagramm aus Feldern, die durch Pfeile verbunden sind, welche die Richtung des Arbeits- und Informationsflusses anzeigen. Vom Benutzer werden in jeder Phase des Ablaufs Berechtigungen festgelegt. Diese lassen sich auf einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern, die in derselben Position bzw. in derselben Abteilung sind, beschränken. Unter Nutzung der bereitgestellten Workflow-Formularobjekte können Sie grundlegende Dokumentenentwürfe für eine Prozessphase, die gerade modelliert wird, anlegen.
Während der Definition einer Phase besteht die Möglichkeit, gewisse Bedingungen für ein Dokument festzulegen, die erfüllt sein müssen, bevor es in eine bestimmte Phase übergehen kann.
So wird ein Dokument nach der Eingabe von Daten zu einem Rechnungswert beispielsweise nur dann zur Genehmigung an den Geschäftsführer des Unternehmens gesendet, wenn der Wert z. B. 1.000 EUR überschreitet. Anderenfalls wird das Dokument an einen Abteilungsleiter übermittelt. Entsprechende Bedingungen im Rahmen der Dokumentenverarbeitung gelten nicht nur für Zahlenwerte. Sie können sich auf jedes beliebige Element eines Dokuments beziehen. Zudem kann der Benutzer in jeder Phase eines laufenden Prozesses E-Mail-Nachrichten erhalten, in denen er darüber informiert wird, dass ein neues Dokument zu bearbeiten ist, dass ein Dokument abgelaufen ist oder dass eine bestimmte Entscheidung zeitnah getroffen werden sollte. Um die Entscheidung zu einem Auftrag, Vertrag oder einer Rechnung zu treffen, muss der jeweilige Benutzer lediglich einen gegebenen Link auswählen.
Mit Comarch DMS lassen sich Prozesse in einem intuitiven Editor gestalten. Anhand der Definition aufeinanderfolgender Phasen erstellt die Anwendung ein Diagramm aus Feldern, die durch Pfeile verbunden sind, welche die Richtung des Arbeits- und Informationsflusses anzeigen. Vom Benutzer werden in jeder Phase des Ablaufs Berechtigungen festgelegt. Diese lassen sich auf einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern, die in derselben Position bzw. in derselben Abteilung sind, beschränken. Unter Nutzung der bereitgestellten Workflow-Formularobjekte können Sie grundlegende Dokumentenentwürfe für eine Prozessphase, die gerade modelliert wird, anlegen.
Während der Definition einer Phase besteht die Möglichkeit, gewisse Bedingungen für ein Dokument festzulegen, die erfüllt sein müssen, bevor es in eine bestimmte Phase übergehen kann.
So wird ein Dokument nach der Eingabe von Daten zu einem Rechnungswert beispielsweise nur dann zur Genehmigung an den Geschäftsführer des Unternehmens gesendet, wenn der Wert z. B. 1.000 EUR überschreitet. Anderenfalls wird das Dokument an einen Abteilungsleiter übermittelt. Entsprechende Bedingungen im Rahmen der Dokumentenverarbeitung gelten nicht nur für Zahlenwerte. Sie können sich auf jedes beliebige Element eines Dokuments beziehen. Zudem kann der Benutzer in jeder Phase eines laufenden Prozesses E-Mail-Nachrichten erhalten, in denen er darüber informiert wird, dass ein neues Dokument zu bearbeiten ist, dass ein Dokument abgelaufen ist oder dass eine bestimmte Entscheidung zeitnah getroffen werden sollte. Um die Entscheidung zu einem Auftrag, Vertrag oder einer Rechnung zu treffen, muss der jeweilige Benutzer lediglich einen gegebenen Link auswählen.
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