DMS: wichtige Dokumente in Ihrem Unternehmen sicher aufbewahren

Die zunehmende Menge an Daten und der technologische Fortschritt veranlassen immer mehr Unternehmen dazu, sich mit den Möglichkeiten der Digitalisierung von Dokumenten zu befassen. Für Dokumentenmanagement werden verschiedene Lösungen angeboten – wie gehen Sie am besten bei der Auswahl eines Document Management Systems (DMS, oftmals auch als DMS-System bezeichnet) vor? Auf welche Funktionen müssen Sie bei Dokumentenmanagement besonders achten?

IDW PS 880 - wofür steht dieser Standard bei Dokumentenmanagementsystemen?

Einer der bekanntesten Standards für die Prüfung von Software im Hinblick auf die Sicherheit der Dokumentenablage ist IDW PS 880. Es handelt sich dabei um einen Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer, das seit 1932 verschiedene Prüfungsstandards entwickelt (IDW PS 880 wurde 2010 verabschiedet). Der Prüfungsprozess nach diesem Standard ist umfassend, da er sowohl das Produkt und seinen Herstellungsprozess als auch das Qualitätsmanagementsystem des Herstellers erfasst.

Das Bestehen eines Audits nach dem IDW PS 880 Standard dokumentiert, dass das DMS-Software-Produkt eine Reihe von Funktionalitäten bietet, die eine angemessene Arbeitsqualität, Datensicherheit und die Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen ermöglicht. Hier ist insbesondere die Konformität mit der AO (Abgabenordnung), den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und dem HGB (Handelsgesetzbuch) zu nennen.

Kriterien für die Zertifizierung einer DMS-Software

DMS-Software dient zur geordneten Ablage von Dokumenten und Informationen. Wichtige Kriterien für die Bewertung der Konformität mit dem Standard sind dabei sowohl aus betriebswirtschaftlicher als auch aus rechtlicher Sicht folgende vier Prinzipien:

Prinzip der Rückverfolgbarkeit
Grundsatz der Vollständigkeit
Grundsatz der Transparenz
Grundsatz der Unveränderlichkeit

Aufbewahrungspflicht - die wichtigste Funktionalität von DMS

Ein DMS-System muss eine Reihe von Funktionalitäten aufweisen, um die Anforderungen aller Normen zu erfüllen. Hier ist insbesondere die so genannte Aufbewahrungspflicht zu nennen: Dokumente müssen für einen genau bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Dabei darf es nicht möglich sein, ein Dokument zu löschen oder zu ändern. Erst nach Ablauf dieses Zeitraums sollte die Möglichkeit bestehen, derartige Dokumente zu löschen. Von erheblicher Bedeutung ist dies gerade bei Steuerunterlagen, z. B. Rechnungen, die in verschiedenen europäischen Ländern mindestens zwischen fünf und zehn Jahren lang aufbewahrt werden müssen – und in diesem Zeitraum auch Wirtschaftsprüfern zur Verfügung stehen müssen. Bereiche wie die Zugriffsverwaltung oder die Möglichkeit zu überprüfen, von welchem Anwender welche Dokumente zu welcher Zeit erfasst wurden, sind ebenfalls von wesentlicher Bedeutung.

Archivierung von Dokumenten in Comarch DMS

Comarch DMS wurde anhand von Best Practices sowohl mit Blick auf betriebswirtschaftliche Vorteile als auch auf die Erfüllung aller rechtlichen Verpflichtungen hin entwickelt. So ging es in der DMS-Entwicklung einerseits um die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse im Zusammenhang mit sehr weit gefassten Workflows. Neben der Verwaltung von Dokumenten im engeren Sinne wurde in der Comarch DMS Software ein Fokus auf das Prozessieren von Dokumenten gelegt, die mittels eines frei gestaltenbaren Regelwerkes nach den unterschiedlichsten Aspekten wie Transparenz oder Vollständigkeit als Workflows angelegt werden können. Das Dokumentmanagementsystem wurde daraufhin ausgerichtet, Informationen innerhalb eines Unternehmens optimal zu verarbeiten. Dies umfasst zum Beispiel Workflows, in denen die relevanten Beschreibungen und Genehmigungen gesammelt werden, die zur Einhaltung der internen Freigabeprozesse des Unternehmens erforderlich sind.

Neben der Prozessoptimierung wurde Comarch DMS auch auf eine Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen hin konzipiert: Für die Archivierung von Dokumenten wurden umfangreiche Funktionen entwickelt, die die Speicherung verschiedenster Arten von Dokumenten in digitaler Form ermöglichen. Dabei kann eine beliebige Struktur von Ordnern angelegt werden, in denen Dokumente gespeichert werden. Dies erleichtert die tägliche Arbeit mit Dokumenten, gerade auch bei abteilungsübergreifenden Prozessen in einem Unternehmen.Einerseits werden ausgewählte Dokumente an einem bestimmten Ort gruppiert, andererseits erfolgt die Verwaltung von Genehmigungen auf ergonomische Weise, d.h. es ist möglich, diesbezügliche Änderungen seriell für alle Dokumente im Verzeichnis von Dokumentmanagementsystem vorzunehmen.

Zugangsmanagement für Dokumente gemäß DSGVO

Das DMS System bietet auch die Möglichkeit, den Zugriff auf der Ebene einzelner Dokumente zu verwalten. Bei den Rechten ist es außerdem wichtig, dass das DMS nicht nur die Möglichkeit bietet, den Zugang zu Dokumenten zu managen, sondern auch den Grad des Zugangs abzustufen, also festzulegen, dass ausgewählte Benutzer die Möglichkeit haben, Dokumente anzusehen (Lesezugriff, keine Änderungen), zu bearbeiten (Hinzufügen, Beschreiben und Löschen von Dokumenten) oder zu verwalten (zusätzliche Rechteverwaltung). Dieses Zugangsmanagement entspricht den Anforderungen der DSGVO und erlaubt eine vollständige Kontrolle über den Zugang zu den Dokumenten und damit den Schutz der Dokumente vor Änderung oder Einsichtnahme durch Unbefugte.

Die wichtigsten DMS-Funktionen für Ergonomie und Automatisierung

Comarch DMS bietet eine breite Palette von Funktionen, die die tägliche Arbeit beim Dokumentenmanagement erleichtern:

Massenhaftes Hinzufügen von Dokumenten

Vorschau von Dokumenten (Bilddateien) direkt aus dem System

Erstellung einer eigenen Liste von Attributen (Felder zur Beschreibung von Dokumenten)

Erstellung einer eigenen Liste von Dokumenttypen (mit Angabe der Hauptkategorie des Dokuments) und Zuweisung von Standardparametern

Intuitive Beschreibung und Indexierung von Dokumenten

Schnelle und flexible Suche nach beliebigen Kriterien, die eine deutlich schnellere Suche im Vergleich zum Papierarchiv ermöglicht

Massendownloads ausgewählter Dokumente (etwa für den Zugang zu Steuerbehörden)

Zusammenspiel mit den Workflow-Funktionen in DMS – automatische Speicherung von Anhängen im Archiv zusammen mit ergänzenden Attributen

Webbasierter Zugang ohne die Notwendigkeit, Programme auf dem Computer des Endnutzers zu installieren

Digitales Archiv für Sicherheit und Compliance

Neben der Sicherstellung der Arbeitsergonomie und der Zugriffskontrolle ermöglicht das digitale Archiv die Erfüllung der Anforderungen hinsichtlich der Sicherstellung der Unveränderbarkeit von Dokumenten und der Verwaltung und Prüfung von Aufbewahrungsfristen, die sich aus gesetzlichen Vorschriften ergeben. Für jede Dokumentenart kann die so genannte Aufbewahrungsfrist, d.h. die Mindestaufbewahrungsfrist von Dokumenten, festgelegt werden. Bereits erfasste Daten lassen sich als archivierbar kennzeichnen. Auf diese Weise sind die Dokumente unabhängig von den Benutzerrechten vollständig gegen Bearbeitung oder Löschung geschützt.

Dabei erfüllt Comarch DMS die Anforderungen von Steuer- und Wirtschaftsprüfungsbehörden genauso wie die Erwartungen von Unternehmen hinsichtlich Automatisierung und Rationalisierung. Nicht nur die Funktionalitäten von Comarch DMS entsprechen Standards, auch der Softwareentwicklungsprozess selbst erfolgt nach höchsten Standards des Qualitätsmanagements.

Audit gemäß IDW PS 880-Standard

Um zu bestätigen, dass die Anforderungen des IDW PS 880-Standards im Comarch Dokumentmanagementsystem ordnungsgemäß erfüllt sind, wurden die Archivierungsfunktionen von Comarch DMS einem detaillierten Audit unterzogen. Die durchgeführte Prüfung untersuchte umfassend verschiedene Bereiche des Systems im Hinblick auf die vollständige Sicherung der gespeicherten und verarbeiteten Dokumente.

Ein Bereich, der im Detail analysiert wurde, war der Software-Produktionsprozess, von der Definition und dem Design einzelner Funktionen bis hin zu deren Test und Freigabe. Die verschiedenen Elemente des Prozesses wurden nach Bedarf überprüft, um sicherzustellen, dass keine Lücken vorhanden sind, die letztlich dazu führen könnten, dass Dokumente dem potenziellen Risiko einer Manipulation oder Löschung ausgesetzt werden. Die von der Systemschnittstelle verwendeten Funktionen wurden ebenfalls untersucht. Es wurden verschiedene Szenarien durchgespielt, die von Benutzern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgeführt werden können, und auf die Einhaltung der Anforderungen der Norm überprüft. Dazu gehören unter anderem ein Check von Berechtigung oder der Sperrung dieser Berechtigung, die Aktionen wie das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Dokumenten erlauben. Zudem wurden die Kontrolle der Aufbewahrungsfrist, die Auswirkungen von Änderungen der Rechte oder die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von Dokumenten unter die Lupe genommen.