Die Gruppe Olimp Labs ist bereits seit 1990 im Bereich Nahrungsergänzungsmittel tätig. Innerhalb der letzten 30 Jahre investierte das Unternehmen kontinuierlich in die Weiterentwicklung seiner Geschäftstätigkeit und bedient heute mehr als 100 Märkte weltweit. Dank der Einrichtung eines Forschungs- und Entwicklungszentrums, das zu den modernsten in Europa zählt, sowie der Anschaffung neuer Produktionslinien kann Olimp Labs mit den aktuellen Entwicklungen auf dem Gebiet Nahrungsergänzungsmittel und Ernährung Schritt halten und selbst Trends setzen. Auch die letzten zehn Jahre standen ganz im Zeichen der Investition, u. a. in neue Technologien. Diese beliefen sich auf insgesamt 69 Mio. EUR (315 Mio. PLN).

Zur Sicherstellung des internationalen Erfolgs von Olimp Labs mussten zahlreiche Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu gehörte vor allem die Einführung effizienter Managementlösungen im IT-Bereich. Hier setzte das Unternehmen auf die Unterstützung von Comarch ERP und der mit diesem System integrierten Anwendung Comarch DMS. Dank dieser Kombilösung lassen sich die innenbetrieblichen Geschäftsprozesse und der Dokumentenumlauf deutlich effizienter verwalten.

Umfangreicher Einblick in die Dienstreisekosten

Olimp Labs verwendet die DMS-Lösung in mehreren grundlegenden Bereichen der Dokumentenverwaltung und erzielt dadurch erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Vor allem im Bereich Dienstreiseverwaltung ist die genaue Kostenüberwachung mit der Zeit zur Notwendigkeit geworden. Comarch DMS verfügt über einen benutzerfreundlichen Editor, mit dem sich Abläufe auf einfache Weise an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen lassen. Hiermit konnte ein spezieller Dienstreisen-Workflow für Olimp Lab erstellt werden. Dadurch wird der Verlauf jeder einzelnen Dienstreise, beginnend mit dem Dienstreiseantrag bis hin zur endgültigen Genehmigung und der Kostenabrechnung, vom System überwacht. Bei der Erstellung eines entsprechenden Dokuments im System gibt der Dienstreisende den Zielort, die Dauer und den Ablauf der geplanten Dienstreise an.

Abschließend werden die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstandenen Kosten direkt im System erfasst und die Belege über einen dedizierten Workflow elektronisch an die Buchhaltung übergeben. „Auf diese Weise ist es uns gelungen, die bei Dienstreisen anfallenden Kosten zu reduzieren, denn dank Comarch DMS werden diese präzise überwacht. Neben der Information über einzelne Kostenarten wie Übernachtungs- und Fahrtkosten verfügen wir zusätzlich über einen Einblick in einen detaillierten Dienstreiseverlauf. Angesichts unseres Geschäftsmodells und der Tatsache, dass unsere Produkte nicht nur im Inland, sondern auch weltweit vertrieben werden, hat dieser Aspekt eine enorme Bedeutung für uns“, erklärt Henryk Cieśla, Finanzdirektor bei Olimp Labs.

Geordnete Ablage von Belegen

Mit dem internationalen Erfolg der Firma gehen zahlreiche Herausforderungen wie bspw. die hohe Anzahl täglicher Kosten- und Einkaufsrechnungen einher. Für die effiziente Steuerung des Rechnungsumlaufs werden eingebettete Standardfunktionen von Comarch DMS verwendet. Im ersten Schritt des Workflows werden vom Vertriebsmitarbeiter alle erforderlichen Rechnungsangaben getätigt und buchungsrelevanten Vermerke ergänzt – eine solche Rechnung wird anschließend an den zuständigen Regionalleiter weitergeleitet. Dieser prüft die eingegebenen Daten und entscheidet darüber, ob das Dokument zurückgeleitet oder an die nächste Instanz – den Abteilungsleiter – weitergeleitet werden soll. Gibt es keine Einwände, wird die Rechnung zur Buchung und finalen Archivierung an die Buchhaltung übergeben. Ein besonders erwähnenswerter Vorteil ist, dass neue Dokumente dank der Integration der beiden Comarch-Lösungen mit nur einem Klick direkt im ERP-System mit erstellt werden können. Zudem erhalten die so generierten Dokumente alle erforderlichen Angaben und Vermerke. Der gesamte Prozess findet in übersichtlichen Ansichten statt, die eine einfache Dokumentenvorschau und den Übergang in die nächste Bearbeitungsphase ermöglichen.

In diesem Bereich profitieren wir am meisten davon, dass die Anwendung Comarch DMS mit unserem Basissystem – Comarch ERP – vollständig integriert ist. Dadurch können bspw. Mitarbeiter im Sekretariat bzw. Vertriebsmitarbeiter einem bestimmten Dokument auf eine einfache Weise Geschäftspartner hinzufügen. Da Comarch DMS direkt auf die Online-Datenbank des ERP-Systems zugreift, müssen keine separaten Glossare erstellt oder importiert werden – so können wir unkompliziert mit einer einzigen Geschäftspartnerliste arbeiten. Sollte ein benötigter Geschäftspartner im ERP-System nicht vorhanden sein, können seine Daten über Comarch DMS eingegeben werden – diese sind dann sofort in beiden Systemen verfügbar. Dadurch wird der gesamte Prozess deutlich vereinfacht“, fügt Magdalena Wicher, Hauptbuchhalterin bei Olimp Labs hinzu.

Transparente Bearbeitung von Geschäftspartnerverträgen

Der Rechnungsumlauf hängt mit einem weiteren, speziell für Olimp Labs kreierten Workflow eng zusammen – dieser ist auf die Verwaltung von Verträgen mit Apotheken ausgerichtet. Jedes kleinste Detail zu diesen Verträgen, die in großer Anzahl abgeschlossen werden, muss strikt überwacht werden, um eventuelle Fehler bereits im Vorfeld auszuschließen und termingerechte Abrechnungen sicherzustellen. „Früher hatten wir häufig den Fall, dass wir im Rahmen eines bestimmten Vertrags eine Rechnung erhalten haben, aber nicht sofort erkennen konnten, ob der Vertrag noch gültig ist. Die Zuweisung und Abrechnung einer solchen Rechnung war dementsprechend sehr zeitaufwendig gewesen. Jetzt können wir in einigen wenigen einfachen Schritten den entsprechenden Vertrag als Vorschau aufrufen und ihm die eingegangene Rechnung zuweisen. Dank des Vertragsworkflows lassen sich neu unterzeichnete Verträge direkt durch Vertriebsmitarbeiter zum System hinzufügen. Ebenfalls ist es möglich, ihre Übermittlung zu überwachen oder Vertragsvorlagen mittels des Systems zu ändern“, resümiert Paweł Kozłowski, Vertriebsleiter im Bereich Pharmazie bei Olimp Labs.

Darüber hinaus wird die Anwendung Comarch DMS bei Olimp Labs verwendet, um die im Sekretariat eingehende Korrespondenz, darunter Verträge und sonstige Schreiben, zu erfassen und Neukunden über einen effizienten Workflow zu verifizieren.

Push-Benachrichtigungen, die an wichtige Dokumente erinnern

Heute werden immer häufiger Smartphones verwendet, um unterschiedliche Aktionen online auszuführen; früher war dafür ein PC oder ein Laptop notwendig. Auch die Fernarbeit gewinnt verstärkt an Bedeutung, denn unter Anwendung der richtigen Tools lässt es sich aus der Ferne ebenso effizient arbeiten, wie vor Ort im Büro. Angesichts der aktuellen Trends zur steigenden Mobilität sowohl im privaten als auch beruflichen Alltag sind Tools, die Unternehmen in diesen Bereichen umfassend unterstützen, ein Muss. Dazu zählt unumstritten die Anwendung Comarch DMS.

Bei Olimp Labs wird Comarch DMS auch von den Führungskräften verwendet und hochgeschätzt. Dank Benachrichtigungen, die durch das System gesendet und auf dem Startbildschirm des Smartphones angezeigt werden, bleiben Mitarbeiter, die zu einem gegebenen Zeitpunkt nicht mit der Anwendung aktiv arbeiten, über wichtige Ereignisse wie bspw. Eingang neuer Dokumente stets informiert. Dadurch konnten die Entscheidungsprozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Denn jetzt erreicht die Information darüber, dass ein Dokument bestätigt werden muss, unmittelbar den zuständigen Mitarbeiter, der über das Aufrufen einer Benachrichtigung direkt zu dem relevanten Schritt gelangen kann.

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