KSeF für elektronische Rechnungen in Polen

Wie Sie Ihr Unternehmen auf die Nutzung des polnischen Systems KSeF vorbereiten können

Erfahren Sie, wie Sie elektronische Dokumente über KSeF mithilfe unserer EDI Plattform senden und empfangen

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Die Elektronische Rechnungsstellung in Polen wird zur Pflicht – sind Sie vorbereitet?

Polen gilt als ein weiterer EU-Mitgliedsstaat, der sich bei der elektronischer Rechnungsverarbeitung für einen Umstieg vom sogenannten Post-Audit-Model auf das Clearance-Model entschieden hat. Am 1. Januar 2022 wurde das nationale System für elektronische Rechnungen KSeF eingeführt, um den Datenaustausch, die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen zu ermöglichen. Seitdem ist es Unternehmen möglich, freiwillig strukturierte Rechnungen mit ihren Partnern auszutauschen.

Die Verpflichtung zur Nutzung des nationalen elektronischen Rechnungssystems KSeF sollte ursprünglich zum 1. Juli 2024 in Kraft treten. Im Rahmen einer Pressekonferenz am 19. Januar 2024 kündigte der polnische Finanzminister jedoch eine Verschiebung der Einführung von KSeF an.

Was ist KSeF?

Das nationale System für elektronische Rechnungen KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist ein Datenaustauschsystem für die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter, elektronischer Rechnungen in Polen. Zudem wird das System verwendet, um Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) zu versehen und um zu prüfen, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen.

  • Die elektronische Rechnungsstellung für B2G und B2B ist in Polen noch nicht verpflichtend. Allerdings sind öffentliche Einrichtungen seit 2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können, wenn ihre Lieferanten diese Form nutzen möchten.
  • Es wurde angekündigt, dass die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen verschoben und somit nicht wie ursprünglich geplant ab dem 1. Juli 2024 eingeführt werden wird. Die polnischen Behörden haben noch keinen neuen Termin für die KSeF-Einführung festgelegt.

  • Die elektronische Rechnung erfordert ein XML-Format gemäß der logischen Struktur von elektronischen Rechnungen (FA_VAT).
  • Nachdem die elektronischen Rechnungen an die KSeF übermittelt wurden, werden sie mit einem Zeitstempel und einer eindeutigen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen, und der Rechnungsaussteller erhält eine offizielle Empfangsbestätigung (UPO).

  • Für die Ausstellung von Rechnungen an öffentliche Behörden wurde eine spezielle Plattform im Jahr 2019 eingerichtet: das PEF-Portal (Platforma Elektronicznego Fakturowania).
  • Im Bereich der B2B-Rechnungsstellung wurde das Nationale System für elektronische Rechnungen namens KSeF (Krajowy System e-Faktur) eingeführt.
  • Beide Systeme arbeiten prinzipiell unabhängig voneinander, doch mit der Einführung der E-Invoicing-Pflicht sieht der Gesetzgeber eine Lösung vor, die die Interoperabilität der Systeme gewährleistet. Zu diesem Zweck sollen Rechnungen, die im PEF ausgestellt werden, nach positiver Validierung eine KSeF/UPO-Nummer erhalten.

  • Elektronische Rechnungen müssen über KSeF unter Verwendung einer Schnittstellensoftware ausgestellt und empfangen werden. Unternehmen müssen hierfür Ihren EDI-Dienstleister zunächst im Portal autorisieren. Mithilfe einer Webapplikation von Comarch ist die einmalige Autorisierung in weniger als 3 Minuten erledigt.
  • Die elektronischen Rechnungen müssen im vorgeschriebenen, strukturierten Format und gemäß der geltenden Vorlage erstellt werden.
  • Sobald eine Rechnung über KSeF ausgestellt wird, wird sie mit einer Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen, mit der sie im System eindeutig identifiziert werden kann.

  • Die KSeF-ID macht die elektronische Rechnung zum rechtlichen Original – ohne eine KSeF-ID ist die elektronische Rechnung nicht gültig. Außerdem muss die KSeF-ID auch bei der Überweisung des Rechnungsbetrags angegeben werden.
  • KSeF unterstützt keine Übertragung von Anhängen, sodass hierfür bei Bedarf eine Lösung mit dem Dienstleister abgestimmt werden muss.
  • Die rechtlich primäre Archivierung von Dokumenten findet direkt über KSeF statt. Für zusätzliche Sicherheit und Kontrolle kann allerdings je nach Dienstleister auch ein EDI-Archiv erstellt werden.
  • Bei der Ausstellung einer elektronischen Rechnung über KSeF sind gegebenenfalls nicht alle geschäftsrelevanten Informationen verpflichtend. In Absprache mit dem EDI-Dienstleister muss daher analysiert werden, wie die Datenqualität und die Weiterverarbeitung dennoch sichergestellt werden können.

Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen in Polen

Für wen und ab wann gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung mit KSeF in Polen?

Mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung möchte das polnische Finanzministerium, dass KSeF-System zu einer obligatorischen E-Invoicing-Lösung wird, die fast alle Transaktionen abdeckt. Das Inkrafttreten der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wurde nach der Ankündigung der Verschiebung des ursprünglichen Umsetzungsdatums vom 1. Juli 2024 noch nicht bekannt gegeben.

Ab dem Zeitpunkt der endgültigen Umsetzung gilt die Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen über KSeF für registrierte Steuerpflichtige, die Tätigkeiten ausüben, die der Pflicht zur Rechnungsstellung gemäß den polnischen Mehrwertsteuervorschriften unterliegen. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich in der Regel um in- und ausländische Warenlieferungen und Dienstleistungen für die öffentliche Hand (B2G) oder zwischen Unternehmen (B2B). Die E-Invoicing-Pflicht betrifft auch ausländische Steuerpflichtige, die nach den polnischen Mehrwertsteuervorschriften fakturierungspflichtige Tätigkeiten ausüben und die ihren Sitz oder eine ständige Niederlassung in Polen haben.

Öffentliche Konsultationen haben jedoch ergeben, dass Rechnungen an natürliche Personen, die keine unternehmerische Tätigkeit ausüben (B2C), von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgeschlossen sind.

KSeF

Wie funktioniert KSeF?

Zugang zu KSeF erhalten Steuerzahler, berechtigte natürliche Personen, berechtigte Unternehmen oder Einrichtungen im Sinne von Art. 106c des polnischen Umsatzsteuergesetzes vom 11. März 2004, sofern sie zur Ausstellung strukturierter Rechnungen (oder zum Zugriff auf diese Rechnungen) autorisiert sind.

Für die Ausstellung strukturierter Rechnungen wurden vom Gesetzgeber zwei Möglichkeiten eingeräumt: direkt im KSeF (d. h. mittels einer KSeF-Weboberfläche für Kleinstunternehmen ) oder im Finanzbuchhaltungssystem des jeweiligen Steuerzahlers gemäß der veröffentlichten Vorlage.

Möchte der Steuerzahler die zweite Möglichkeit in Anspruch nehmen, sind die Dokumente über eine definierte Schnittstelle, bspw. EDI, an KSeF bereitzustellen.

Erfassung von Rechnungen in KSeF mittels Comarch EDI

Als Anbieter von Lösungen für den elektronischen Dokumentenaustausch (darunter auch E-Rechnungen) hat Comarch sämtliche gesetzliche Änderungen, die in Polen umgesetzt werden, stets im Blick.

Die Verbindung zwischen KSeF und Comarch EDI besteht bereits seit Mitte 2021, sodass bereits viele Dokumente erfolgreich mit KSeF ausgetauscht werden konnten.

Das bedeutet, dass zahlreichen Kunden aus Polen und anderen Ländern, die Comarch EDI, nutzen, die Plattform auch für den Austausch (Übermittlung und Empfang) von E-Rechnungen mit KSeF verwenden können. Es wird sichergestellt, dass die Lösung stets den aktuellen gesetzlichen Vorschriften entspricht und einen transparenten Austausch sämtlicher Rechnungen (und deren Status) gewährleistet.

Das bedeutet, dass die Nutzer unserer Plattform diese auch für den Austausch (Übermittlung und Empfang) von E-Rechnungen mit KSeF verwenden werden können. Es wird sichergestellt, dass die Lösung Comarch EDI den aktuellen gesetzlichen Vorschriften entspricht und einen transparenten Austausch sämtlicher Rechnungen (und deren Status) gewährleistet.

Mehr über Comarch EDI

Wählen Sie Ihr Integrationsmodell mit Comarch EDI

Mit Comarch EDI können Sie selbst entscheiden, welche der beiden Optionen Sie für die Anbindung an die Regierungsplattform nutzen möchten.

Die erste Option (das sog. allgemeine Modell) umfasst den Austausch von E-Rechnungen und deren grundlegende Validierung (auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnungen den KSeF-Vorgaben entsprechen). Die zweite Option enthält zusätzlich eine vom Geschäftspartner geforderte Prüfung, die sog. Geschäftsvalidierung. Hier finden Sie weiterführende Erklärungen zu den beiden Modellen:

Ihre Vorteile durch die Integration von Comarch EDI mit KSeF

  • Herausforderung #1

    Alle Rechnungen müssen strukturiert und konform mit dem KSeF sein

    Ihr Vorteil:

    Sie stellen Ihre Rechnungen weiterhin in dem von Ihnen genutzten Format aus und Comarch kümmert sich um die Anpassung des Formats und Übermittlung entsprechend der Anforderungen von KSeF. Sie müssen also keine Zeit damit verschwenden, jede Rechnung manuell anzupassen.

  • Herausforderung #2

    Ihre Kunden und Lieferanten haben gegebenenfalls unterschiedliche Anforderungen daran, welche Informationen in den elektronischen Rechnungen enthaltenen sein sollen. Somit müssen Sie nicht nur prüfen, ob die Dokumente mit den KSeF-Spezifikationen übereinstimmen, sondern auch, ob die Erwartungen Ihrer Partner erfüllt werden.

    Ihr Vorteil:

    Mit der Lösung von Comarch können Sie die Validierung von belegübergreifenden Prozessen aufrechterhalten. So können Sie sicher sein, dass alle erforderlichen Informationen in der Rechnung enthalten sind, auch wenn die KSeF-Spezifikationen diese nicht vorschreiben.

  • Herausforderung #3

    Sie möchten jederzeit Zugriff auf das Dokumentenverzeichnis haben, um eine zuvor in KSeF ausgestellte Rechnung abzurufen und den Status der Rechnung sowie dessen Entwicklung einzusehen.

    Ihr Vorteil:

    Dank Comarch EDI ist es Ihnen möglich, Rechnungen im KSeF-konformen XML-Format inklusive des Statusverlaufs, der Rechnungsidentifikationsnummer und der UPO (Bestätigung) zu speichern.

  • Herausforderung #4

    Um vermeidbare Fehler zu umgehen suchen Sie ein System, dass sich bereits bewährt hat. Sie möchten außerdem mit Experten zusammenarbeiten, die bereits viel Erfahrung in ähnlichen Projekten gesammelt haben.

    Ihr Vorteil:

    In Comarch finden Sie einen Partner, der über langjährige sowie internationale Erfahrungen in der Durchführung von Projekten zum elektronischen Dokumentenaustausch verfügt. Unsere Experten unterstützen viele namenhafte Kunden bei dem Management von Prozessen im Zusammenhang mit dem digitalen Austausch von Dokumenten mit staatlichen Einrichtungen sowie Geschäftspartnern in unterschiedlichen Ländern. Außerdem begleitet Comarch bereits seit Beginn aktiv die Einführung von KSeF, unter anderem durch die Mitwirkung am Pilotprojekt. Daher wurde bereits zahlreiche Dokumente mit KSeF ausgetauscht. Basierend auf unseren Erfahrungen wurde für Sie außerdem eine nützliche Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung in Polen mittels KSeF zusammengestellt

    Unsere Kunden

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