Die deutsche Regierung ersuchte die Europäische Kommission Ende 2022 um die Erlaubnis zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich und erhielt eine positive Rückmeldung. Deutschland wurde eine befristete Ausnahmeregelung gewährt, die vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 gilt.
Zunächst wird es einen Übergangszeitraum geben, in dem Papierrechnungen sowie elektronische Rechnungen, die nicht der CEN-Norm entsprechen, weiterhin für B2B-Transaktionen versandt werden dürfen, allerdings ist für die Ausstellung von nicht-strukturierten elektronischen Rechnungen die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Der Zeitplan für die Umsetzung sieht wie folgt aus:
2025Änderung der Definition von elektronischen Rechnungen: Unterscheidung elektronischer Rechnungen nach strukturierten Rechnungen, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, und sonstigen Rechnungen (sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen, die nicht der europäischen Norm entsprechen).
2027Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gemäß der CEN-Norm für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR
2028Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gemäß der CEN-Norm für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen
Im Rahmen der Übergangsfrist, die vom 1. Januar 2025 bis zum 1. Januar 2027 bzw. 2028 läuft, werden elektronische Rechnungen, die nicht der CEN-Norm entsprechen, weiterhin akzeptiert, allerdings unter bestimmten Bedingungen. Sie müssen jedoch per EDI übermittelt werden und der Empfänger muss seine Zustimmung zu einem solchen Rechnungsformat geben. Dies bedeutet, dass für den Austausch bestehender Formate, die nicht mit der CEN-Norm konform sind (z. B. EDIFACT, VDA, X12, TRADACOM usw.), die Zustimmung aller Empfänger eingeholt werden muss. EDIFACT wird wahrscheinlich verwendet werden können, solange das Format mit der CEN-Norm interoperabel ist.
Der Absender einer elektronischen Rechnung, die mit der CEN-Norm konform sind, benötigt nicht die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung, um diese zu versenden. Eine nicht mit der CEN-Norm konforme elektronische Rechnung hat die gleiche rechtliche Einstufung wie eine Papierrechnung: Sie wird in die Kategorie "Sonstige Rechnungen" eingeordnet. Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung werden derzeit für Kleinbetragsrechnungen unter 250 € nach § 33 UStDV und für Reisebelege nach § 34 UStDV diskutiert.
Für den digitalen Versand von Rechnungen reicht ein PDF-Dokument nicht mehr aus - als richtige elektronische Rechnungen zählen bald nur noch solche, die als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können.
XRechnung ist ein von deutschen Behörden definiertes XML-basiertes Format, dessen Verwendung in einigen Bundesländern obligatorisch ist. Zudem wird es häufig auch bei dem Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen verwendet.
ZUGFeRD ist ein XML-basiertes Format inklusive PDF-Datei und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für Rechnungen entwickelt. Aktuell gibt es keine Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD, allerdings ist es durchaus bei vielen privaten Unternehmen in Deutschland in Gebrauch.
Lesen Sie mehr zu XRechnung, ZUGFeRD & Co. und erfahren Sie, wie Sie elektronische Rechnungen im korrekten Format ausstellen.
Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Verzeichnis fungiert wie ein Telefonbuch, in dem Unternehmen nachschlagen können, wie und mit welchem Rechnungsformat man andere Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erreichen kann. Es handelt sich dabei nicht um eine separate Plattform, sondern um eine virtuelle Infrastruktur, in bestehende E-Invoicing-Lösungen integriert werden kann, um sie zwischen den unterschiedlichen E-Invoicing-Systemen in Europa interoperabel zu machen.
Comarch ist eingetragener PEPPOL Access Point und hat als eines der ersten Unternehmen erfolgreich Dokumente über OZG-RE bzw. PEPPOL zugestellt.
Format:
XRechnung und alle anderen Datenaustauschformate, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform:
zERIKA
Format:
XRechnung und alle anderen Datenaustauschformate, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform:
Kooperation mit der Plattform des Landes Rheinland-Pfalz ZRE RLP
Format:
XRechnung und alle anderen Datenaustauschformate, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform:
dezentral
Format:
XRechnung und alle anderen Datenaustauschformate, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform:
OZG-RE
