Digitale Rechnungsverarbeitung

 

Die Automatisierung in der Buchhaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen reduziert die Arbeitsbelastung, da deren manuelle Bearbeitung oft sehr aufwändig ist. Dank einer einfach zu bedienenden Web-Schnittstelle ist jede Rechnung verfügbar sowie auffindbar und kann jederzeit und von jedem Ort bearbeitet werden. Die Nutzung der Prozess-Engine beschleunigt die Akzeptanz von Dokumenten und sammelt die in jeder Phase des Prozesses eingegebenen Daten. Dadurch können sich die Mitarbeiter der Buchhaltung ausschließlich auf die Überprüfung und Kontierung  der eingegebenen Aufträge konzentrieren.

Vorteile

  • Reduzierung der Arbeitsbelastung durch die Automatisierung manueller Aufgaben
  • Senkung der Kosten, die mit der Verarbeitung und Archivierung von Papierdokumenten verbunden sind
  • Einfacher Zugriff und schnelle Suche im elektronischen Archiv
  • Beschleunigte Bearbeitung von Dokumenten durch elektronischen Workflow
  • Überprüfung der Daten und Reduzierung der Fehler durch die Systemlogik und die Anwendung der Validierung
  • Reduzierung der Kosten für zusätzliche Lizenzen des ERP-Systems

Funktionen

E-ARCHIV

Elektronisches Archiv für alle Dokumente auf Grundlage des Enterprise Content Managements (ECM)

MULTICHANNEL

Mehrere Kanäle für die Ein- und Ausgabe von Dokumenten (Integration, Web-EDI, Webportal, E-Mail, Scannen und Upload).

OCR

Texterkennung auf Basis von OCR-Software mit selbstlernender Engine und automatischer Indexierung und Datenimport

WIEDERGABE

Konvertierung von Dokumenten aus einem Format (z. B. PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG oder TIFF) in ein anderes (z. B. HTML, PDF, TXT, DOC oder PPT)

3-WAY-MATCHING

Vergleich der Mengen, Einzelpreise, Bedingungen usw. auf der Rechnung des Lieferanten mit der Bestellung und den erhaltenen Mengen

ELEKTRONISCHER DOKUMENTENWORKFLOW

Volle Unterstützung für Rechnungslegungsprozess in elektronischer Form

ERINNERUNGEN UND BENACHRICHTIGUNGEN

Überwachung wichtiger Daten, Termine und E-Mail-Benachrichtigungen

INTEGRATIONEN

Integration mit internen und externen Systemen (z. B. ERP, EDI und Active Directory)

Multichannel/OCR

 

Comarch bietet eine vollständige Lösung für das Management der Rechnungslegung von Verbindlichkeiten und Forderungen an.

Im Falle von Forderungen garantiert die Plattform eine Konversion vom Ausgangsformat in verschiedene andere vom Kunden geforderte Formate, z.B. Integration, Web-EDI, Web-Portal oder E-Mail.

Für Verbindlichkeiten gewährleistet die Lösung die Annahme und Registrierung der Rechnungen, die in verschiedenen Formaten und aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. EDI, E-Mail, Web-Portal und Post (Scanning), eingehen. Automatische Indexierung auf Basis von OCR-Engines und automatische Datenimporte sorgen für eine deutliche Reduzierung der Zeit für die Registrierung der Rechnungen. Dank der ausgereiften und selbstlernenden Algorithmen müssen Sie sich um viele Rechnung kaum noch kümmern.

 

3-Way Matching

 

Zweck des 3-Way-Matchings ist es, die Zahlung falscher und möglicherweise betrügerischer Rechnungen zu vermeiden. "Match" bezieht sich auf den Vergleich der Mengen, Einzelpreise, Bedingungen usw. aus der Rechnung des Lieferanten mit den Informationen aus der Bestellung und den tatsächlich erhaltenen Mengen.

Ein automatischer Vergleich dieser drei miteinander verbundenen Dokumente ermöglicht nicht nur eine schnellere Verarbeitung, sondern auch – was noch wichtiger ist – die Möglichkeit, mögliche Inkompatibilitäten zu erfassen und effizient mittels eines gut definierten Workflows zu bearbeiten.

 

 

3-Way Match

Dokumentenmanagement

Comarch Document Management (auf Basis des Enterprise Content Management Systems) bietet eine konsistente und effektive Verwaltung von Dokumenten, auch in Bezug auf die Geschäftsprozesse.

Erfassung und sichere Archivierung von Dokumenten in beliebiger Form (einschließlich strukturierter Dokumente wie ERP-Ausdrucke), schnelle Suchmöglichkeiten und Zugriff von überall sind nur einige der vielen Funktionalitäten dieser Lösung.

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Interne Arbeitsabläufe

 

Die Lösung ermöglicht es dem Nutzer, dokumentenbezogene Aspekte der Geschäftsprozesse, wie Rechnungslegung, Beschaffungsprozesse, Vertragsmanagement und Stammdatenmanagement, zu designen und zu verwalten. Es ermöglicht die Vereinfachung und Automatisierung der Prozesse auf Basis des Dokumentenumlaufs, während gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sichergestellt wird.

Die Lösung sorgt für ein effizientes Management der Geschäftsprozesse in allen Bereichen des Unternehmens. Die Prozesse werden in einem grafischen Prozessdesigner definiert, die Aufgaben werden von den Teilnehmern als Teil ihrer geschäftlichen Funktionen ausgeführt. Das System kann automatisch Prozesse auf Basis einer Vielzahl geschäftlicher Ereignisse initiieren.

Internal Workflows

Multi-ERP-Integration

Eine der wichtigsten Herausforderungen, besonders in globalen Unternehmen, ist eine Vielzahl unterschiedlicher ERP-Systeme oder mehrere Instanzen des gleichen Systems. In diesem Fall sorgt Comarch Multi-ERP-Integration für Datenintegrität und vermeidet duplizierte Dateneingabe, wodurch gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter erhöht und ihre Arbeit beschleunigt wird.

Multi-ERP Integration

Dynamische Gewährung von Skonto

Diese Lösung ermöglicht es, Lieferanten einen Skonto für die frühere Zahlung einer Rechnung anzubieten. Dies führt zu:

  • Einsparungen, wenn die Rechnungen früher bezahlt werden
  • Schneller Zugang zu Bargeld für Ihre Lieferanten
  • Stärkung der Beziehungen zu den Lieferanten
  • Verbesserte Bargeldkontrolle

 

 

 

Dynamic Discounting

Rechnungsmanagement auf Basis des Enterprise Content Management Systems

Die AP/AR-Automatisierung von Comarch ermöglicht ein effektives Rechnungsmanagement und erleichtert den schnellen Zugriff auf elektronische Dokumente und Berichte über den aktuellen Stand der rechnungsbezogenen Daten. Die Rechnungen können dank des dedizierten Web-Portals vom Lieferanten selbst geladen werden. Lieferanten können das Portal zudem nutzen, um weitere Produkte anzubieten oder Referenzdaten zu aktualisieren. Die Dokumente werden sicher in einem zentralen Repository abgelegt, wodurch sie durchsucht, aufbewahrt, archiviert und für Audits bereitgestellt werden können. Die Rechnungsbearbeitung basiert auf einer Workflow-Engine, welche die Anwendung der entsprechenden Genehmigungsmechanismen ermöglicht und die Struktur der Überprüfung und Akzeptierung des Dokuments oder das Problemmanagement widerspiegelt.

Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Ihr Unternehmen sowohl die Zahlung von Strafzinsen für verspätete Zahlungen verhindern und finanzielle Anreize durch dynamische Skontogewährung schaffen. Im Ergebnis werden die Beziehungen zu den Lieferanten gestärkt und gleichzeitig die Rechnungskosten gesenkt. Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der Weg Ihres Unternehmens zur vollen Rechnungsautomatisierung.

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