Der Kunde

Die Frosta Aktiengesellschaft ist ein mittelständisches deutsches Unternehmen der Tiefkühlkostbranche, das zu den größten Herstellern und Lieferanten in Europa zählt. Die Schwerpunkte liegen insbesondere auf Fisch, Gemüse und Fertiggerichten. Im Bereich Tiefkühlkost ist FRoSTA mit einem Umsatz von 386 Millionen Euro und rund 25 Prozent Marktanteil Marktführer für Tiefkühl-Komplettgerichte in Deutschland.

„Mit Comarch EDI haben wir ein System im Einsatz, das flexibel und schnell für die optimale Anbindung der Lieferanten verfügbar war und unsere Lieferkette optimiert. Vor allem kleinere Lieferanten können über ein Lieferantenportal sicher und mit wenig Aufwand alle notwendigen Belege mit uns austauschen. Der Zugewinn von Flexibilität und Sicherheit für alle Partner ist erheblich.“ Robert blasig, Leiter IT bei FRoSTA.

 

Daten und Fakten

NameFRoSTA AG
Gründungsjahr1966
BrancheTiefkühlkostbranche
ProdukteFisch, Gemüse und Fertiggerichten
HauptsitzBremerhaven (Deutschland)
Homepagewww.frosta.de

Ausgangssituation

FRoSTA hatte vor der Einführung des Lieferantenportals Comarch WebEDI keine Lösung zum elektronischen Belegaustausch mit kleineren Waren- und Dienstleistungslieferanten. Bis zur Einführung des Portals gingen die Bestellprozesse daher mit einem Medienbruch einher, das heißt, die Bestellungen wurden telefonisch, per E-Mail oder in Papierform aufgegeben. Die eingehenden Rechnungen mussten ebenfalls umständlich in bereits bestehende Rechnungsprüfungsprozesse eingebunden werden; als eingehende PDF-Dokumente oder Rechnungen in Papierform mussten sie erst einen OCR-Prozess (Optical Character Recognition, Texterkennung) durchlaufen.

 

Zielsetzung

Deshalb setzte FRoSTA alles daran, eine einheitliche Einbindung aller Lieferanten in den elektronischen Belegaustausch zu erreichen und somit Medienbrüche konsequent zu vermeiden. Durch diese Vermeidung von Medienbrüchen wird der gesamte Dokumentenaustausch zur Abwicklung von Geschäftsprozessen sicherer, effizienter und schneller. Die elektronische Rechnungsbearbeitung als nachgelagerter Prozess sollte durch die Übertragung von EDI-Rechnungsdaten sowie von verbundenen bildhaften Rechnungsdaten (PDF-Dokument) ebenso wesentlich erleichtert und beschleunigt werden.

 

Entscheidung

Im April 2014 entschied sich FRoSTA für die Einführung von Comarch ECM. Die Durchführung eines Workshops zur genauen Analyse der Anforderungen seitens FRoSTA an die Datenübertragung sowie zur individuellen Anpassung des WebEDI-Portals für die Lieferanten erleichterte dabei das tiefe Verständnis beider Partner für die zu lösenden Prozesse und für Comarch EDI als Produkt.

Implementierungspartner

Comarch, ein global aktiver Spezialist für IT-Lösungen mit über 5.000 Mitarbeitern in 24 Ländern, hat weltweit 85.000 Kunden. Comarch EDI ist eine sichere, cloud-basierte B2B-Plattform für elektronische Kommunikation und Transaktionen, die speziell auf Supply-Chain-Lösungen ausgerichtet ist. Sie unterstützt Unternehmen weltweit dabei, ihre Geschäftsbeziehungen schneller, besser und nachhaltiger zu gestalten. Auf Comarch EDI vertrauen zahlreiche Kunden wie REWE, Sony, Osram oder Shell. Projekt Nachdem im Rahmen des Workshops die spezifischen Anforderungen von FRoSTA an die Lösungen Comarch WebEDI und Comarch EDI erfasst wurden, hielt man sie anschließend in einem Pflichtenheft fest. Auf Basis dieses Pflichtenheftes wurde das Projekt in enger Abstimmung mit FRoSTA in einem Zeitraum von weniger als sechs Monaten umgesetzt.

Lösungen

Von FRoSTA ausgelöste Bestellungen werden über einen Kommunikationskanal an das Comarch EDI Clearing Center übertragen. Je nach Lieferant wird die Bestellung den Lieferanten entweder per Comarch WebEDI oder per direkter EDI-Integration zur Verfügung gestellt. Eingehende Rechnungen werden ebenfalls über einen Kommunikationskanal an FRoSTA übertragen, wobei je Rechnung neben dem Rechnungsdatensatz auch eine PDF-Datei für die vorhandene Eingangsrechnungsverarbeitung von FRoSTA übermittelt wird. Somit fügen sich die Lösungen Comarch WebEDI bzw. Comarch EDI nahtlos in den vorhandenen Prozess der FRoSTA AG ein.

Kundennutzen

Comarch WebEDI und Comarch EDI werden zentral im Comarch-Rechenzentrum als SaaS-Lösung betrieben. Bei SaaS (Software-as-a-Service) wird die Software ausgelagert und aus einer Cloud bezogen. So waren bei FRoSTA keine separaten Investitionen in Hard- bzw. Software notwendig. Über Comarch WebEDI und Comarch EDI wird FRoSTA in die Lage versetzt, mit den Lieferanten Bestellungen sowie Rechnungen elektronisch auszutauschen, auch wenn diese nicht EDI-fähig sind. Die direkte Integration in die vorhandene Eingangsrechnungsverarbeitung senkt sowohl die Prozesskosten als auch die Prozessdauer bei FRoSTA.

Ausblick

Zukünftig werden weitere Lieferanten sowohl per Comarch WebEDI als auch per Direktanbindung in die elektronische Rechnungsbearbeitung eingebunden, so dass für FRoSTA der manuelle Aufwand bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen auch in Zukunft stetig sinkt. Das Ziel ist die Abbildung fast aller Lieferanten über Comarch EDI.


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