Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wie Sie Ihr Unternehmen auf die Nutzung des polnischen Systems KSeF vorbereiten können

Erfahren Sie, wie Sie elektronische Dokumente über KSeF mithilfe unserer EDI Plattform senden und empfangen

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Was ist KSeF?

Das nationale System für elektronische Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF) ist ein Datenaustauschsystem für die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen in Polen. Zudem wird das System verwendet, um Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) zu versehen und um zu prüfen, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen.

2024 wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen obligatorisch!

Am 1. Januar 2022 wurde das nationale System für elektronische Rechnungen zuerst als eine fakultativ anwendbare Lösung eingeführt. Das polnische Finanzministerium strebt allerdings an, die Nutzung von KSeF ab dem Jahr 2024 als verbindlich festzulegen, sodass die elektronische Rechnungstellung für sämtliche Unternehmen noch im gleichen Jahr verpflichtend sein wird.

Damit gilt Polen als ein weiterer EU-Mitgliedsstaat neben Spanien, Portugal und Italien, der sich bei der elektronischer Rechnungsverarbeitung für einen Umstieg vom sogenannten Post-Audit-Model auf das Clearance-Model entschieden hat.

KSeF XML

Wie funktioniert KSeF?

Zugang zu KSeF erhalten Steuerzahler, berechtigte natürliche Personen, berechtigte Unternehmen oder Einrichtungen im Sinne von Art. 106c des polnischen Umsatzsteuergesetzes vom 11. März 2004, sofern sie zur Ausstellung strukturierter Rechnungen (oder zum Zugriff auf diese Rechnungen) autorisiert sind.

Für die Ausstellung strukturierter Rechnungen wurden vom Gesetzgeber zwei Möglichkeiten eingeräumt: direkt im KSeF (d. h. mittels einer KSeF-Webschnittstelle) oder im Finanzbuchhaltungssystem des jeweiligen Steuerzahlers gemäß der veröffentlichten Vorlage.

Möchte der Steuerzahler die zweite Möglichkeit in Anspruch nehmen, sind die Dokumente über eine definierte Schnittstelle, bspw. EDI, an KSeF bereitzustellen.

Erfassung von Rechnungen in KSeF mittels des Systems Comarch EDI

Als Anbieter von Lösungen für den elektronischen Dokumentenaustausch (darunter auch E-Rechnungen) hat Comarch sämtliche gesetzliche Änderungen, die in Polen umgesetzt werden, stets im Blick.

Zudem sind wir in das KSeF-Pilotprojekt aktiv involviert. Unsere Fachleute nehmen an Besprechungen zu technischen Systemdetails, spezifischen Vorgaben für strukturierte Rechnungen sowie zur API-Dokumentation teil.

Über die API-Schnittstelle entsteht die Möglichkeit, die Plattform Comarch EDI, die von zahlreichen Comarch-Kunden aus Polen und anderen Ländern genutzt wird, mit KSeF zu integrieren.

Das bedeutet, dass die Nutzer unserer Plattform diese auch für den Austausch (Übermittlung und Empfang) von E-Rechnungen mit KSeF verwenden werden können. Es wird sichergestellt, dass die Lösung Comarch EDI den aktuellen gesetzlichen Vorschriften entspricht und einen transparenten Austausch sämtlicher Rechnungen (und deren Status) gewährleistet.

Mehr über Comarch EDI

Wie sieht die Integration von Comarch EDI und KSeF aus?

KSEF und EDI

Integrationsmodelle

Nach der Einführung von KSeF in Polen können die Comarch-EDI-Nutzer selbst entscheiden, welche der beiden Optionen sie für die Anbindung unserer Lösung an die Regierungsplattform nutzen möchten. Die erste Option (das sog. allgemeine Modell) umfasst den Austausch von E-Rechnungen und deren grundlegende Validierung (auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnungen den KSeF-Vorgaben entsprechen). Die zweite Option enthält zusätzlich eine vom Geschäftspartner geforderte Prüfung, die sog. Geschäftsvalidierung. Hier finden Sie weiterführende Erklärungen zu den beiden Modellen:

strukturierte Rechnungen

Was ist eine strukturierte Rechnung?

Gemäß dem durch die polnische Parlamentsinstitution Sejm verabschiedeten Gesetz vom 29. Oktober 2021 zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes und einiger weiterer Gesetze wird eine strukturierte Rechnung wie folgt definiert:

Eine strukturierte Rechnung wird über KSeF unter Verwendung einer Schnittstellensoftware in elektronischer Form und gemäß der geltenden Vorlage ausgestellt und empfangen [...]

Eine strukturierte Rechnung liegt im XML-Format vor, das mit der logischen Struktur für E-Rechnungen (FA_VAT) übereinstimmt. Somit ist sie als ein weiterer Rechnungstyp bzw. eine weitere Rechnungsart neben den Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen anzusehen. Strukturierte Rechnungen werden durch die Steuerzahler mittels des KSeF-Systems ausgestellt und mit einer Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen, unter der sie im System eindeutig identifiziert werden.

Strukturierte Rechnungen werden gemäß der geltenden Vorlage und auf Basis der logischen Struktur, die vom polnischen Finanzministerium konzipiert wurde, ausgestellt.

global E-Invoicing

Comarchs weltweite Erfahrung im Bereich E-Invoicing

Als weltweiter Anbieter von Systemen und Leistungen für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Geschäftspartnern verfügt Comarch über umfassende Erfahrung in der Optimierung von Kreditoren- und Debitorenprozessen (AP und AR).

Seit mehreren Jahren unterstützen wir Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, die in Ländern wie Deutschland, Frankreich, Spanien, der Türkei und Italien agieren, in denen die elektronische Rechnungsstellung bereits verpflichtend wurde. Aber auch Firmen aus Ländern, in denen eine solche Verpflichtung erst eingeführt werden soll (darunter Polen, wo das polnische Finanzministerium eine elektronische Rechnungsstellung nach italienischem Vorbild angekündigt hat), können auf uns zählen.

Wir überwachen kontinuierlich die weltweiten Rechtsvorschriften im Bereich E-Invoicing auf eventuelle Änderungen und passen unsere Lösungen und Leistungen weitgehend an, sodass diese mit den aktuellen Vorschriften kompatibel sind.

Unsere Kunden

Webcast: Prepare Your Company for e-Invoicing in Poland 

Die offizielle E-Invoicing-Plattform Polens KSeF wird voraussichtlich im Jahr 2023 zu einer obligatorischen Lösung für den Dokumentenaustausch. Im Webcast berichtet E-Invoicing-Experte Rafał Trojanowski im Detail über die technologischen und rechtlichen Anforderungen von KSeF sowie den Prozess zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen über die polnische Plattform.

Zum Webcast

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