Wie Sie Ihr Unternehmen auf die Nutzung des polnischen Systems KSeF vorbereiten können
Erfahren Sie, wie Sie elektronische Dokumente über KSeF mithilfe unserer EDI Plattform senden und empfangen
Erfahren Sie, wie Sie elektronische Dokumente über KSeF mithilfe unserer EDI Plattform senden und empfangen
Das vorgeschriebene Rechnungsformat in Serbien ist XML. Der geltende Standard ist eine UBL-Version.
Die Plattform Sistem eFaktura (SEF) findet sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich Anwendung.
Sobald eine elektronische Rechnung ausgestellt wurde, ist der Empfänger angehalten, diese entweder direkt im SEF oder über einen Informationsdienstleister zu prüfen und innerhalb von 15 Tagen ab Erhalt zu genehmigen oder abzulehnen. Handelt es sich beim Rechnungsempfänger um eine öffentliche Behörde und erfolgt innerhalb von 15 Tagen keine Genehmigung oder Ablehnung, gilt die elektronische Rechnung als genehmigt.
Im Falle von Privatunternehmen ist der Ablauf etwas anders: Ist die für Genehmigung oder Ablehnung vorgesehene Frist von 15 Tagen verstrichen, wird der Empfänger erneut über das Vorliegen der Rechnung benachrichtigt. Erfolgt innerhalb von weiteren fünf Tagen immer noch keine Rückmeldung, gilt die E-Rechnung als abgelehnt.
In der Vergangenheit kam es bei der Plattform Sistem eFaktura (SEF) teilweise zu Ausfällen.
Mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung möchte das polnische Finanzministerium, dass KSeF zu einer obligatorischen Lösung wird, die fast alle Transaktionen abdeckt. Daher wird 2024 die Pflicht zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen mittels KSeF für registrierte Steuerpflichtige, die nach polnischen Mehrwertsteuervorschriften fakturierungspflichtige Tätigkeiten ausüben, eingeführt werden. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich in der Regel um in- und ausländische Warenlieferungen und Dienstleistungen für die öffentliche Hand (B2G) oder zwischen Unternehmen (B2B). Die E-Invoicing-Pflicht betrifft auch ausländische Steuerpflichtige, die nach polnischen Mehrwertsteuervorschriften fakturierungspflichtige Tätigkeiten ausüben und die ihren Sitz oder eine ständige Niederlassung in Polen haben.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Verpflichtung zur Nutzung des elektronischen Rechnungssystems KSeF dann ebenfalls für Steuerzahler, die subjektiv und objektiv von der Mehrwertsteuer befreit sind.
Öffentliche Konsultationen haben jedoch ergeben, dass Rechnungen an natürliche Personen, die keine unternehmerische Tätigkeit ausüben (B2C), von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgeschlossen sind.
Zugang zu KSeF erhalten Steuerzahler, berechtigte natürliche Personen, berechtigte Unternehmen oder Einrichtungen im Sinne von Art. 106c des polnischen Umsatzsteuergesetzes vom 11. März 2004, sofern sie zur Ausstellung strukturierter Rechnungen (oder zum Zugriff auf diese Rechnungen) autorisiert sind.
Für die Ausstellung strukturierter Rechnungen wurden vom Gesetzgeber zwei Möglichkeiten eingeräumt: direkt im KSeF (d. h. mittels einer KSeF-Weboberfläche für Kleinstunternehmen ) oder im Finanzbuchhaltungssystem des jeweiligen Steuerzahlers gemäß der veröffentlichten Vorlage.
Möchte der Steuerzahler die zweite Möglichkeit in Anspruch nehmen, sind die Dokumente über eine definierte Schnittstelle, bspw. EDI, an KSeF bereitzustellen.
Schritt 1: Die im ursprünglichen Format ausgestellte Rechnung wird an Comarch EDI übermittelt; die Rechnung wird in der Plattform im Hinblick auf die Komptabilität mit dem KSeF-XML-Format validiert; die Rechnung wird in ein KSeF-kompatibles Format umgewandelt.
Schritt 2: Die Rechnung wird im KSeF-System authentifiziert (dafür stehen zwei Möglichkeiten bereit: 1. Autorisierung mit dem Token des Kunden oder 2. Comarch EDI als autorisierte Stelle); die Rechnung wird an das KSeF-System im XML-Format übermittelt.
Schritt 3: Comarch EDI ruft den jeweiligen Status und die KSeF-ID ab; optional wird das komplette, rechnungsbezogene Datenpaket an die Anwendung Comarch EDI Archiv übermittelt (dieses Paket umfasst die Rechnungsversion vor deren Umwandlung in das KSeF-XML-Format, die strukturierte Rechnung gemäß dem KSeF-Format, den Übermittlungsstatus, die Bestätigung der Rechnungsbereitstellung sowie ggf. Angaben zur Nichtverfügbarkeit der KSeF-Plattform und zur Durchführung einer erneuten Rechnungsübermittlung).
Schritt 4: Die Rechnung wird durch den Empfänger (nach vorheriger Authentifizierung mit einem Token bzw. einer Comarch-EDI-Autorisierung) im internen Empfängersystem abgerufen, wofür sie zuvor vom KSeF-XML-Format in das für das Empfängersystem geeignete Format umgewandelt wurde.
Schritt 1: Die im ursprünglichen Format ausgestellte Rechnung wird an Comarch EDI übermittelt; die Rechnung wird in der Plattform im Hinblick auf die Komptabilität mit dem KSeF-XML-Format validiert; die Rechnung wird der vom Geschäftspartner geforderten Geschäftsvalidierung unterzogen (optional); die Rechnung wird in ein KSeF-kompatibles Format umgewandelt.
Schritt 2: Die Rechnung wird im KSeF-System authentifiziert (dafür stehen zwei Möglichkeiten bereit: 1. Autorisierung mit dem Token des Kunden oder 2. Comarch EDI als autorisierte Stelle); die Rechnung wird an das KSeF-System im XML-Format übermittelt.
Schritt 3: Comarch EDI ruft den jeweiligen Status und die KSeF-ID ab; optional wird das komplette, rechnungsbezogene Datenpaket an die Anwendung Comarch EDI Archiv übermittelt (dieses Paket umfasst die Rechnungsversion vor deren Umwandlung in das KSeF-XML-Format, die strukturierte Rechnung gemäß dem KSeF-Format, den Übermittlungsstatus, die Bestätigung der Rechnungsbereitstellung sowie ggf. Angaben zur Nichtverfügbarkeit der KSeF-Plattform und zur Durchführung einer erneuten Rechnungsübermittlung).
Schritt 4: Die Rechnung wird durch den Empfänger (nach vorheriger Authentifizierung mit einem Token bzw. einer Comarch-EDI-Autorisierung) im internen Empfängersystem abgerufen, wofür sie zuvor vom KSeF-XML-Format in das für das Empfängersystem geeignete Format umgewandelt wurde.
Alle Rechnungen müssen strukturiert und konform mit dem KSeF sein
Sie stellen Ihre Rechnungen weiterhin in dem von Ihnen genutzten Format aus und Comarch kümmert sich um die Anpassung des Formats und Übermittlung entsprechend der Anforderungen von KSeF. Sie müssen also keine Zeit damit verschwenden, jede Rechnung manuell anzupassen.
Ihre Kunden und Lieferanten haben gegebenenfalls unterschiedliche Anforderungen daran, welche Informationen in den elektronischen Rechnungen enthaltenen sein sollen. Somit müssen Sie nicht nur prüfen, ob die Dokumente mit den KSeF-Spezifikationen übereinstimmen, sondern auch, ob die Erwartungen Ihrer Partner erfüllt werden.
Mit der Lösung von Comarch können Sie die Validierung von belegübergreifenden Prozessen aufrechterhalten. So können Sie sicher sein, dass alle erforderlichen Informationen in der Rechnung enthalten sind, auch wenn die KSeF-Spezifikationen diese nicht vorschreiben.
Sie möchten jederzeit Zugriff auf das Dokumentenverzeichnis haben, um eine zuvor in KSeF ausgestellte Rechnung abzurufen und den Status der Rechnung sowie dessen Entwicklung einzusehen.
Dank Comarch EDI ist es Ihnen möglich, Rechnungen im KSeF-konformen XML-Format inklusive des Statusverlaufs, der Rechnungsidentifikationsnummer und der UPO (Bestätigung) zu speichern.
Um vermeidbare Fehler zu umgehen suchen Sie ein System, dass sich bereits bewährt hat. Sie möchten außerdem mit Experten zusammenarbeiten, die bereits viel Erfahrung in ähnlichen Projekten gesammelt haben.
In Comarch finden Sie einen Partner, der über langjährige sowie internationale Erfahrungen in der Durchführung von Projekten zum elektronischen Dokumentenaustausch verfügt. Unsere Experten unterstützen viele namenhafte Kunden bei dem Management von Prozessen im Zusammenhang mit dem digitalen Austausch von Dokumenten mit staatlichen Einrichtungen sowie Geschäftspartnern in unterschiedlichen Ländern. Außerdem begleitet Comarch bereits seit Beginn aktiv die Einführung von KSeF, unter anderem durch die Mitwirkung am Pilotprojekt. Daher wurde bereits zahlreiche Dokumente mit KSeF ausgetauscht. Basierend auf unseren Erfahrungen wurde für Sie außerdem eine nützliche Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung in Polen mittels KSeF zusammengestellt
