Wie Sie Ihr Unternehmen auf die Nutzung des polnischen Systems KSeF vorbereiten können
Erfahren Sie, wie Sie elektronische Dokumente über KSeF mithilfe unserer EDI Plattform senden und empfangen
Erfahren Sie, wie Sie elektronische Dokumente über KSeF mithilfe unserer EDI Plattform senden und empfangen
Das nationale System für elektronische Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF) ist ein Datenaustauschsystem für die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen in Polen. Zudem wird das System verwendet, um Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) zu versehen und um zu prüfen, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen.
Hier gelangen Sie zur Infografik rund um KseF
Am 1. Januar 2022 wurde das nationale System für elektronische Rechnungen zuerst als eine fakultativ anwendbare Lösung eingeführt. Das polnische Finanzministerium strebt allerdings an, die Nutzung von KSeF ab dem Jahr 2024 als verbindlich festzulegen, sodass die elektronische Rechnungstellung für sämtliche Unternehmen noch im gleichen Jahr verpflichtend sein wird.
Damit gilt Polen als ein weiterer EU-Mitgliedsstaat neben Spanien, Portugal und Italien, der sich bei der elektronischer Rechnungsverarbeitung für einen Umstieg vom sogenannten Post-Audit-Model auf das Clearance-Model entschieden hat.
Zugang zu KSeF erhalten Steuerzahler, berechtigte natürliche Personen, berechtigte Unternehmen oder Einrichtungen im Sinne von Art. 106c des polnischen Umsatzsteuergesetzes vom 11. März 2004, sofern sie zur Ausstellung strukturierter Rechnungen (oder zum Zugriff auf diese Rechnungen) autorisiert sind.
Für die Ausstellung strukturierter Rechnungen wurden vom Gesetzgeber zwei Möglichkeiten eingeräumt: direkt im KSeF (d. h. mittels einer KSeF-Webschnittstelle) oder im Finanzbuchhaltungssystem des jeweiligen Steuerzahlers gemäß der veröffentlichten Vorlage.
Möchte der Steuerzahler die zweite Möglichkeit in Anspruch nehmen, sind die Dokumente über eine definierte Schnittstelle, bspw. EDI, an KSeF bereitzustellen.
Schritt 1: Die im ursprünglichen Format ausgestellte Rechnung wird an Comarch EDI übermittelt; die Rechnung wird in der Plattform im Hinblick auf die Komptabilität mit dem KSeF-XML-Format validiert; die Rechnung wird in ein KSeF-kompatibles Format umgewandelt.
Schritt 2: Die Rechnung wird im KSeF-System authentifiziert (dafür stehen zwei Möglichkeiten bereit: 1. Autorisierung mit dem Token des Kunden oder 2. Comarch EDI als autorisierte Stelle); die Rechnung wird an das KSeF-System im XML-Format übermittelt.
Schritt 3: Comarch EDI ruft den jeweiligen Status und die KSeF-ID ab; optional wird das komplette, rechnungsbezogene Datenpaket an die Anwendung Comarch EDI Archiv übermittelt (dieses Paket umfasst die Rechnungsversion vor deren Umwandlung in das KSeF-XML-Format, die strukturierte Rechnung gemäß dem KSeF-Format, den Übermittlungsstatus, die Bestätigung der Rechnungsbereitstellung sowie ggf. Angaben zur Nichtverfügbarkeit der KSeF-Plattform und zur Durchführung einer erneuten Rechnungsübermittlung).
Schritt 4: Die Rechnung wird durch den Empfänger (nach vorheriger Authentifizierung mit einem Token bzw. einer Comarch-EDI-Autorisierung) im internen Empfängersystem abgerufen, wofür sie zuvor vom KSeF-XML-Format in das für das Empfängersystem geeignete Format umgewandelt wurde.
Schritt 1: Die im ursprünglichen Format ausgestellte Rechnung wird an Comarch EDI übermittelt; die Rechnung wird in der Plattform im Hinblick auf die Komptabilität mit dem KSeF-XML-Format validiert; die Rechnung wird der vom Geschäftspartner geforderten Geschäftsvalidierung unterzogen (optional); die Rechnung wird in ein KSeF-kompatibles Format umgewandelt.
Schritt 2: Die Rechnung wird im KSeF-System authentifiziert (dafür stehen zwei Möglichkeiten bereit: 1. Autorisierung mit dem Token des Kunden oder 2. Comarch EDI als autorisierte Stelle); die Rechnung wird an das KSeF-System im XML-Format übermittelt.
Schritt 3: Comarch EDI ruft den jeweiligen Status und die KSeF-ID ab; optional wird das komplette, rechnungsbezogene Datenpaket an die Anwendung Comarch EDI Archiv übermittelt (dieses Paket umfasst die Rechnungsversion vor deren Umwandlung in das KSeF-XML-Format, die strukturierte Rechnung gemäß dem KSeF-Format, den Übermittlungsstatus, die Bestätigung der Rechnungsbereitstellung sowie ggf. Angaben zur Nichtverfügbarkeit der KSeF-Plattform und zur Durchführung einer erneuten Rechnungsübermittlung).
Schritt 4: Die Rechnung wird durch den Empfänger (nach vorheriger Authentifizierung mit einem Token bzw. einer Comarch-EDI-Autorisierung) im internen Empfängersystem abgerufen, wofür sie zuvor vom KSeF-XML-Format in das für das Empfängersystem geeignete Format umgewandelt wurde.
Gemäß dem durch die polnische Parlamentsinstitution Sejm verabschiedeten Gesetz vom 29. Oktober 2021 zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes und einiger weiterer Gesetze wird eine strukturierte Rechnung wie folgt definiert:
Eine strukturierte Rechnung wird über KSeF unter Verwendung einer Schnittstellensoftware in elektronischer Form und gemäß der geltenden Vorlage ausgestellt und empfangen [...]
Eine strukturierte Rechnung liegt im XML-Format vor, das mit der logischen Struktur für E-Rechnungen (FA_VAT) übereinstimmt. Somit ist sie als ein weiterer Rechnungstyp bzw. eine weitere Rechnungsart neben den Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen anzusehen. Strukturierte Rechnungen werden durch die Steuerzahler mittels des KSeF-Systems ausgestellt und mit einer Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen, unter der sie im System eindeutig identifiziert werden.
Strukturierte Rechnungen werden gemäß der geltenden Vorlage und auf Basis der logischen Struktur, die vom polnischen Finanzministerium konzipiert wurde, ausgestellt.
Als weltweiter Anbieter von Systemen und Leistungen für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Geschäftspartnern verfügt Comarch über umfassende Erfahrung in der Optimierung von Kreditoren- und Debitorenprozessen (AP und AR).
Seit mehreren Jahren unterstützen wir Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, die in Ländern wie Deutschland, Frankreich, Spanien, der Türkei und Italien agieren, in denen die elektronische Rechnungsstellung bereits verpflichtend wurde. Aber auch Firmen aus Ländern, in denen eine solche Verpflichtung erst eingeführt werden soll (darunter Polen, wo das polnische Finanzministerium eine elektronische Rechnungsstellung nach italienischem Vorbild angekündigt hat), können auf uns zählen.
Wir überwachen kontinuierlich die weltweiten Rechtsvorschriften im Bereich E-Invoicing auf eventuelle Änderungen und passen unsere Lösungen und Leistungen weitgehend an, sodass diese mit den aktuellen Vorschriften kompatibel sind.
Die offizielle E-Invoicing-Plattform Polens KSeF wird voraussichtlich im Jahr 2023 zu einer obligatorischen Lösung für den Dokumentenaustausch. Im Webcast berichtet E-Invoicing-Experte Rafał Trojanowski im Detail über die technologischen und rechtlichen Anforderungen von KSeF sowie den Prozess zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen über die polnische Plattform.
