E-Invoicing-Pflichten in Europa

Wie Deutschland, Polen, Frankreich und Rumänien ihre Pflichten zur elektronischen Rechnung erweitern

Die elektronische Rechnung wird in Europa immer mehr als Standard durchgesetzt. So greifen seit Januar 2022 auch in drei weiteren deutschen Bundesländern neue Regelungen. Zahlreiche EU-Länder wie Polen und Frankreich schmieden Pläne zur verpflichtenden Digitalisierung. Der Jurist Michał Kacperek berichtet vom Status Quo, Fahrplänen und einem Workaround, der für ein Problem bei der deutschen Vorgabe gefunden werden musste.

Deutschland setzt auf X-Rechnung

Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sowie in Bremen müssen ihre Rechnungen bereits seit November 2020 elektronisch ausstellen. Ausnahmen sieht der Gesetzgeber etwa bei Beträgen unter 1.000 Euro und Direktkauf vor. PDF-Dokumente ohne strukturierte Zusatzinformationen gelten seit diesem Zeitpunkt nicht mehr als elektronische Rechnung. Um die Kriterien zu erfüllen, müssen E-Rechnungen zwingend als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können. Dazu wurde hierzulande das Format XRechnung als Standard etabliert – die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, mit dem Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten realisiert.

Comarch war vor der Einführung bereits Tester für die deutsche Rechnungseingangs-Plattform gemäß Onlinezugangsgesetz (OZG-RE) und hat als erstes Unternehmen erfolgreich Dokumente über OZG-RE / PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) zugestellt. Als Anbieter der ersten Stunde und zertifizierter Access Point für das PEPPOL-Verzeichnis  sowie durch langjährige Mitgliedschaft in Verbänden wie der EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) und GS1 Germany war Comarch von Anfang an Teil der Entwicklung im Bereich E-Rechnung.

Weitere deutsche Bundesländer ziehen 2022 nach

Die Regierungen von drei deutschen Bundesländern haben beschlossen, einen weiteren Schritt in Richtung elektronische Rechnungsstellung zu machen. Die Änderungen wurden zum Jahreswechsel eingeführt. 

In Baden-Württemberg ist die Ausstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung in der Regel obligatorisch, der Rechnungsempfänger ist vorab zu informieren. Ausnahmen gelten befristet bei Beträgen unter 1.000 Euro sowie, wenn eine Gemeinde oder ein Gemeindeverband beteiligt ist oder der Rechnungssteller aus einem Drittland ohne hinreichende technische Möglichkeiten kommt. Elektronische Rechnungen können in dem Website-Portal ausgestellt werden durch Hochladen, via E-Mail oder ab März via PEPPOL.

In Hamburg sind Unternehmer verpflichtet, für alle Rechnungen über Lieferungen, Bau- oder sonstige Leistungen nach der Durchführung von öffentlichen Aufträgen oder Verträgen, die für Konzessionen erteilt werden, elektronische Rechnungen zu übermitteln.

Auch im Saarland ist die Rechnungsstellung auf elektronischem Wege verpflichtend. Ausnahmen gelten nur bei Begleichung von Beträgen bis 1.000 Euro oder einer Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlung mit schuldbefreiender Wirkung, unabhängig vom Rechnungsbetrag.

Ungeachtet der oben genannten zwingenden Vorschriften für die genannten Bundesländer ist es möglich, dass der Rechnungsempfänger auf freiwilliger Basis mit dem Rechnungsaussteller die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen vereinbart.

Wenn Vorgaben für die XRechnung nicht funktionieren

Die XRechnung verursachte Probleme bei der Differenzbesteuerung, zum Beispiel bei der Altteilsteuer. Hier widersprach die KoSIT-Lösung den eigens festgelegten Validierungsregeln. Dies stellte Unternehmen mit KfZ- und Produktionsschwerpunkt vor große Herausforderungen. Der IT-Anbieter Comarch hat in einem globalen E-Invoicing-Projekt MAN Truck & Bus SE eine Lösung dafür gefunden und zeigt, wie Sie die Buchung der Umsatzsteuer für Altteile korrekt umsetzen. In einem Artikel hat Paula Müller die Lösung im Projekt beschrieben: https://www.comarch.de/produkte/datenaustauch-und-dokumentenmanagement/altteilsteuer-in-der-xrechnung/

Polen setzt für E-Rechnung auf KSeF

Polen schreitet bei der Einführung der elektronischen Rechnung voran. Zum Jahresbeginn wurde die funktionsfähige Plattform KSeF bereitgestellt, Anfang nächsten Jahres folgt eine E-Invoicing-Pflicht. Das nationale System für elektronische Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF) ist eine Plattform für die Ausstellung und den Austausch strukturierter Rechnungen. An dem Pilotversuch im Herbst letzten Jahres war auch die Comarch Polen beteiligt. 

In der Anfangsphase wird KSeF parallel zu den derzeitigen Lösungen genutzt, sodass weiterhin die Möglichkeit besteht, Papierrechnungen auszustellen oder andere elektronische Rechnungsformate, die nicht strukturiert sind, einzureichen. Wenn der Rechnungsempfänger den Erhalt einer strukturierten Rechnung nicht akzeptiert, kann die Rechnung in einer vereinbarten Form an ihn übermittelt werden. Das System wird also für den Rechnungsaussteller und den Rechnungsempfänger freiwillig sein.

Frankreich zentralisiert E-Rechnungen mit Plattform

Frankreich plant die Einführung einer zusätzlichen B2B-E-Invoicing-Pflicht. Seit dem 1. Januar 2020 sind französische Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen an die öffentliche Hand elektronisch zu übermitteln. Die französische Verordnung vom 15. September 2021 zielt darüber hinaus auf eine Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ab.

Zur Ausstellung von Rechnungen im elektronischen Format wird schrittweise verpflichtet. Der Zeitplan orientiert sich an der Unternehmensgröße. So stellt der 1. Juli 2024 den Stichtag für große Unternehmen dar. Es folgen die Verpflichtung für mittelgroße Unternehmen zum 1. Januar 2025 und für kleine bis mittlere Unternehmen zum 1. Januar 2026. 

Von der Verpflichtung zum E-Invoicing betroffen sind Transaktionen zwischen in Frankreich ansässigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die den französischen Rechnungsstellungsvorschriften unterliegen.
Weitere Informationen auf der Website von Comarch: https://www.comarch.de/news/edi-compliance/edi-compliance-news/frankreich-setzt-massstaebe-mit-e-invoicing-und-e-reporting/. 

E-Reporting-Pflicht

Der Geltungsbereich des E-Reportings ergänzt den des E-Invoicings. Er umfasst zum einen Transaktionen zwischen zwei umsatzseuerpflichtigen Unternehmen, von denen eines in Frankreich und das andere innerhalb oder außerhalb der EU ansässig ist. Zum anderen sind umsatzsteuerpflichtige Transaktionen zwischen zwei im Ausland ansässigen, steuerpflichtigen Unternehmen betroffen. Im B2C-Bereich sind Transaktionen zwischen einem in Frankreich ansässigen, mehrwertsteuerpflichtigen französischen Lieferanten und einem nicht steuerpflichtigen französischen, europäischen oder nichteuropäischen Käufer ebenso betroffen wie in Frankreich mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen von einem ausländischen Lieferanten, der nicht in einem europäischen One-Stop-Shop registriert ist. Die Funktionsweise des E-Reporting wurde analog zu der des E-Invoicings konzipiert. Um Daten zu übermitteln, wählen Unternehmen eine der folgenden Plattformen: das öffentliche Rechnungsportal (PPF) oder eine Partnerplattform für die elektronische Abwicklung (PDP). Die Einhaltung der Vorschriften zum E-Reporting folgt demselben Zeitplan wie die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen.

Ausführliche Informationen zur E-Reporting-Pflicht in Frankreich unter: https://www.comarch.de/news/edi-compliance/edi-compliance-news/die-e-reporting-verpflichtung-in-frankreich/.

Rumänien erlässt E-Invoicing-Pflicht für ausgewählte Unternehmen

In Rumänien wird für bestimmte Lieferantengruppen eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung eingeführt. Betroffen sind sowohl Lieferanten im Bereich des Automobilhandels als auch Lieferanten von Produkten mit hohem fiskalischem Risiko.

Ein Produkt mit hohem Steuerrisiko ist ein Produkt, bei dessen Handel ein hohes Risiko der Steuerhinterziehung und -vermeidung besteht. Hierunter fallen fünf Produktkategorien, deren Klassifizierung von der Nationalen Steuerverwaltungsbehörde regelmäßig neu bewertet wird.

Die freiwillige Nutzung des nationalen Systems für die elektronische Rechnung e-Factura RO beginnt am 1. April 2022 und geht ab dem 1. Juli 2022 in eine Verpflichtung über.

Mehr Informationen zum Geltungsbereich unter: https://www.comarch.de/news/edi-compliance/edi-compliance-news/rumaenien-verpflichtet-ausgewaehlte-unternehmen-zum-e-invoicing/

International gilt: Papierrechnung ade, E-Invoicing olé

Es ist davon auszugehen, dass diese Regelungen nur ein weiterer Schritt sind auf einer umfassenden Digitalisierung im Rechnungswesen. Gerade für international tätige Unternehmen ist es daher besonders wichtig, die nötige Technologie und das Wissen um rechtliche Vorgaben mit entsprechenden Partnern sicherzustellen.

Andere Länder, andere Pflichten: International rechtssicher Rechnungen austauschen

Wie digitaler und international rechtssicherer Rechnungsaustausch mit Blick auf landesspezifische Regelungen gelingt, zeigt der Jurist Michał Kacperek in einem Webinar rund um die nationalen Rechtsvorschriften und Bestimmungen verschiedener Länder in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung in strukturierten Formaten. Das Webinar findet am 28.06.2022 um 11:00 Uhr statt und ist kostenfrei, Anmeldung unter: https://www.comarch.de/service-und-support/events-und-webinare/edi/webinar-internationale-e-invoicing-regularien/

Über Comarch

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (EDI & E-Invoicing, ERP, IOT, ICT, CRM & Marketing u.v.a.). Über 7.000 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank stetiger Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen.
Weitere Informationen über Comarch EDI & E-Invoicing unter:
https://www.comarch.de/produkte/datenaustauch-und-dokumentenmanagement/e-invoicing/