Vertragsmanagement

 

Comarch Vertragsmanagement ist eine Lösung zur Verbesserung des Vertragsmanagements in jeder Phase des Lebenszyklus eines Dokuments. Der Prozess beginnt mit der Erstellung des Dokuments unter Verwendung vordefinierter Muster über die Verhandlungen, in denen die Versionierung für Übersicht bei Änderungen sorgt und die Lieferanten ein Dokument über das Verhandlungsportal ändern und kommentieren können.

Der integrierte Workflow-Mechanismus mit komplexen Regeln hilft bei der Verbesserung des Prozesses der Vertragsgenehmigung, was diesen Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch die Sicherheit erhöht und das Risiko für die zur Vertragsunterzeichnung berechtigten Vorstandsmitglieder reduziert. Dank der E-Signatur kann ein Vertrag ohne Ausdruck einer einzelnen Seite unterzeichnet werden.

Die Nutzung des Enterprise Content Management Systems im Vertragsmanagementmodul ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Verträgen und aller verbundenen Dokumente. Alle Verträge werden in einem sicheren und einheitlichen Register gespeichert – einem einzigen, zentralen Repository, bestehend aus intelligenten Dossiers der Anbieter, Auftragnehmer oder Projekte. Verträgen werden in Abhängigkeit von ihrem Typ bestimmte Indizes, wie wichtige Termine oder KPIs, zwecks Überwachung zugeschrieben. Dank dieser Lösung sind Beschaffung oder Buchhaltung in der Lage, die Bestimmungen jedes Vertrages schnell aufzusuchen und zu überprüfen.

Das Vertragsabwicklungsmanagement ermöglicht zyklische Leistungsprüfungen der wichtigsten vertraglichen Bestimmungen. Durch die Verwendung von Comarch Contract Lifecycle Management erhält der Nutzer entsprechende Benachrichtigungen über ein bevorstehendes Vertragsende. Arbeitsabläufe für die Kündigung oder Erneuerung des Vertrages können automatisch im System ausgelöst werden.

Durch die Automatisierung des Informationsflusses von Verträgen und die Reduzierung der Rolle des Papiers verringert das Unternehmen die Kosten für die Bearbeitung von Dokumenten. Zusätzlich ermöglicht die Überwachung von Terminen sowie das System der elektronischen Mitteilungen und Berichterstattung eine effiziente Steuerung der wichtigsten Bestimmungen sowie auslaufender Verträge.

 

Vorteile

  • Einzelnes Zentralregister für Verträge auf Grundlage des ECM-Repositorys
  • Schneller Zugriff auf und effizienter Abruf von Informationen
  • Beschleunigung der Arbeiten an einem Dokument dank klarer Vorgaben für die Handhabung und die Verwendung von Vertragsmustern sowie einer Klausel-Bibliothek
  • Volle Versionskontrolle ermöglicht dem Nutzer die Verfolgung von Änderungen
  • Kostenreduzierung durch Automatisierung des Dokumentenumlaufs; die Rolle der Dokumentation in Papierform wird geringer
  • Leichteres Vertragsmanagement durch Überwachung von Terminen und ein System der Benachrichtigungen und Berichterstattung
  • Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren 
  • Direkte Verbindung zwischen dem Vertrag und den mit ihm verbundenen Rechnungen und Anhängen
  • Einfachere Entscheidungsfindung bei Ablauf des Vertrags – Checklisten helfen Ihnen, zwischen einer Verlängerung oder der Kündigung zu entscheiden

Funktionen

VERTRAGSERSTELLUNG

Einfache Erstellung von Dokumenten unter Verwendung von Vertragsmustern und der Klauselbibliothek

ARBEITEN AM DOKUMENT

Versionierung des Dokuments, elektronische Anmerkungen, Historie der Änderungen im Dokument, Vergleich des Wortlauts

ELEKTRONISCHE WORKFLOWS

Spezielle Workflows für die Erstellung und Annahme von Dokumenten, mit Zustimmungsmatrix je nach Art der Verträge; Ad-hoc-Prozesse und elektronische Konsultationen

VERTRAGSREGISTER

Zentrales, elektronisches Archiv der Verträge und verbundener Dokumente mit Volltextsuche

ELEKTRONISCHE SIGNATUR

Unterzeichnung eines Vertrags mit allen gesetzlich zugelassenen Möglichkeiten (EU-Verordnung 910/2014): Originalunterschrift, biometrische Unterschrift oder digitale Signatur mit Zertifikaten

VERTRAGSAUSFÜHRUNG

Überwachung der Termine und Meilensteine, E-Mail-Benachrichtigungen, Berichte und KPI-Überwachung

GENEHMIGUNGS- MANAGEMENT

Datenschutz durch ein umfangreiches Autorisierungssystem

LIEFERANTENPORTAL

Webbasierter Zugang für Auftragnehmer zu Verträgen und deren Unterlagen

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