Procure-to-Pay

 

Comarch Procure-to-Pay verbindet E-Sourcing, E-Procurement, E-Invoicing und die Automatisierung der Rechnungszahlung in eine einzige, integrierte Suite. Es ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit sowohl innerhalb Ihres Unternehmens, als auch mit Ihren Geschäftspartnern dank automatisierter Dokumentenverarbeitung und eines ganzheitlichen Ansatzes beim Datenaustausch mit gleichzeitiger Nutzung von Finanzierungslösungen. Im Ergebnis wird Ihre Firma durch sofortigen Zugang zu zuverlässigen Berichten effizienter und kann frei wählen, wie sie das Umlaufvermögen optimiert.

Comarch Procure-to-Pay ermöglicht die Einführung von Beschaffungsverfahren, erhöht die Effektivität der geplanten Ausgaben und kontrolliert und vereinfacht das Genehmigungsverfahren. Gleichzeitig steigert die Lösung signifikant die Genauigkeit der Prognosen finanzieller Reserven.

Comarch Procure-to-Pay kann die Arbeitsintensität in den Abteilungen für Verbindlichkeiten verringern, indem sie die Wirksamkeit der Begründung der entstandenen Kosten hebt.

Vorteile

  • Harmonisierung der Beschaffungsregeln in der gesamten Organisation
  • Gut berechnete Reserven dank der Kontrolle über die geplanten Ausgaben
  • Reduzierung der Kosten durch die Umsetzung von Kollektivverträgen
  • Vereinfachte Buchung von Rechnungen durch die ursprüngliche Zuordnung von Kosten während der Beschaffungsetappe
  • Datenkonsistenz
  • Sicherer und schneller Datenaustausch mit jedem Geschäftspartner
  • Rückverfolgbarkeit – effiziente Verfolgung des Warenverkehrs
  • Voll kontrollierbare Kostenfreigabe
  • Kontrolle über Umlaufvermögen und Ausgaben
  • Überprüfbare und optimierte Prozesse

Funktionen

E-SOURCING

Erstellung von Beschaffungsfällen, Ausschreibungs- und Vergabeverfahren

LIEFERANTENINFORMATIONS- MANAGEMENT

Zentrale Datenbank von Anbietern mit Arbeitsabläufen für die Sammlung, Überprüfung und Aktualisierung der Daten der Auftragnehmer

ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT

Unterstützung der Technologie elektronischer Signaturen – Versand signierter Rechnungen per E-Mail oder über das Portal, einschließlich der Unterzeichnung im Namen des Kunden.

VERTRAGSMANAGEMENT

Vertragsbetreuung auf jeder Stufe des Lebenszyklus (von der Erstellung über die Verhandlung und den Abschluss bis zu Erneuerung oder der Kündigung)

MULTICHANNEL

Mehrere Kanäle für die Ein- und Ausgabe von Dokumenten (Integration, Web-EDI, Web-Portal, E-Mail, Scannen und Upload).

E-ARCHIV

Ein zentrales, elektronisches Archiv für alle P2P-bezogenen Dokumente (z.B. Bestellanforderungen, Bestellungen, Verträge und Rechnungen)

3-WAY-MATCHING

Vergleich der Mengen, Einzelpreise, Bedingungen usw. auf der Rechnung des Lieferanten mit der Bestellung und den erhaltenen Mengen

ELEKTRONISCHE WORKFLOWS

Spezielle Workflows für Sourcing, Vertragsmanagement, Bestellanforderungen, Bearbeitungsprozesse für Bestellungen und Rechnungen in elektronischer Form

SPEND ANALYSIS

Berichterstattung über bearbeitete Aufträge und angefallene Kosten

INTEGRATIONEN

Integration mit internen und externen Systemen (z. B. ERP, EDI und Active Directory)

LIEFERANTENPORTAL

Webbasierter Zugang für Auftragnehmer zu Beschaffungsvorgängen, Verträgen, Aufträgen, Rechnungen und vielem mehr

Strategische Beschaffung

 

Das E-Sourcing-Modul von Comarch bietet eine Umgebung für die Zusammenarbeit zwischen den internen Stakeholdern sowie den Lieferanten und unterstützt die Erstellung von Beschaffungsvorgängen, Ausschreibungen und Vergabeprozessen. Das System ist so konzipiert, dass es die Transparenz der Entscheidungsfindung gewährleistet, die Chancen für den Abschluss des bestmöglichen Vertrages erhöht und die Beschaffungsstrategie des Unternehmens einhält. Die Lösung optimiert selbst komplexe Ausschreibungsverfahren, wenn:

  • Die Ausschreibung neue Produkte oder Dienstleistungen betrifft
  • Die Anforderungen nicht klar definiert und/oder komplex sind
  • Neue Lieferanten aufgenommen werden müssen
  • Bestätigung und Eingang durch unterschiedliche Teams (wie Design/Technik, Qualität, Marketing usw.) erfolgen.

Comarch E-Sourcing meistert diese Herausforderungen, indem es den Besitzer des Beschaffungsvorgangs in die Lage versetzt, Interessengruppen, Ausschreibungsgegenstände und Evaluierungskriterien zu definieren sowie Arbeitsaufgaben Kollegen zuzuweisen. Das enthaltene B2B-Portal ermöglicht eine reibungslose Vorqualifizierung der Lieferanten und eine transparente, effektive Kommunikation im Ausschreibungsprozess. Comarch E-Sourcing hilft einem Unternehmen, die strategische Beschaffung im Gesamtwert-Managementmodell zu nutzen.

Vertragsmanagement

 

Ein umfassender Service für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – von seiner Erstellung über die Verhandlungen und den Abschluss bis hin zur Erneuerung oder Kündigung. Die Lösung optimiert die Arbeit sowohl derjenigen, für welche der Vertragsservice die wichtigste Aufgabe ist, wie auch der Abteilungen, die sich nur von Zeit zu Zeit mit Verträgen beschäftigen. Die Implementierung dieser Lösung ermöglicht eine Vereinheitlichung der Verfahren innerhalb der gesamten Organisation zur Einhaltung der Regeln und zur Sicherheit der unterzeichneten Dokumente.

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E-Procurement

Comarch bietet eine Cloud-basierte Lösung zur Verbesserung der Transparenz der Unternehmensausgaben eines jeden Mitarbeiters. Unser Tool garantiert sofortigen Zugang zu zuverlässigen Daten und verbessert so den gesamten Beschaffungsprozess. Die Konsolidierung der Arbeitsgänge in einem Tool schafft Einsparungen für Ihr Unternehmen.

Wesentliche Merkmale:

  • Einfache und intuitive Bestellung aus Katalogen
  • Ergonomisches Lieferantenportal für den Empfang, die Konvertierung und Versendung von Nachrichten
  • Rückverfolgbarkeit der Auftragserfüllung
  • Formatkonvertierung und Routingmöglichkeiten
  • Bestandsverwaltung
  • Mitteilungen

Automatisierung von Verbindlichkeiten

 

Die Registrierung der Dokumente in einem elektronischen Repository integriert verschiedene Eingangsquellen in Verbindung mit einer automatischen Indexierung auf Basis lernfähiger OCR-Engines. Die Automatisierung der Verbindlichkeiten sorgt für eine Verringerung der mit manueller Verarbeitung verbundenen Arbeitsbelastung. Die Nutzung der Prozess-Engine beschleunigt die Akzeptanz von Dokumenten und sammelt die in jeder Phase des Prozesses eingegebenen Daten. Dadurch können sich die Mitarbeiter der Buchhaltung ausschließlich auf die Überprüfung und Kontierung der eingegebenen Aufträge konzentrieren.

Comarch Accounts Payable ermöglicht ein effektives Rechnungsmanagement durch schnellen Zugriff auf elektronische Dokumente, die sicher in einem zentralen Repository gespeichert sind. Es können Dokumente gesucht, aufbewahrt, archiviert und für Audits bereitgestellt werden. Die Rechnungsbearbeitung basiert auf einer Workflow-Engine, welche die Einrichtung entsprechender Genehmigungsmechanismen ermöglicht und mit welcher die Dokumente überprüft und akzeptiert werden können.

Lieferanteninformationsmanagement

Eine zentrale Lieferanten-Datenbank zur Sammlung, Überprüfung, Akzeptierung und Aktualisierung der Daten von Auftragnehmern, sowie zur Weiterleitung dieser Informationen an andere Module des Systems. Die Lieferanten-Datenbank kann mit externen Systemen integriert werden, sodass das Comarch Lieferanteninformationsmanagement ebenfalls eine zentrale Datenbank der Auftragnehmer für andere Systeme darstellen und Daten aus diesen Systemen übertragen kann. Dies gewährleistet aktuelle, genaue und konsistente Daten in allen Systemen, die Auftragnehmerdaten verwenden.

Analytik

Dedizierte Berichte und grafische Dashboards ermöglichen die Nutzung der in Workflows gesammelten Daten und erfassten Dokumente sowie die Integration mit anderen Systemen des Unternehmens. Durch die Korrelation der Daten aus allen diesen Quellen kann Comarch Analytics umfassende Analysen in Echtzeit erstellen sowie Einblick in die Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen geben. Dies hilft dabei, Probleme zu beheben, sobald sie auftreten, und die Ausgaben zu kontrollieren, wobei gleichzeitig eine gute Entscheidungsfindung und genaue Vorhersagen über zukünftige finanzielle Leistungen unterstützt werden.

Die Berichterstattungsfunktionen können genutzt werden, um die Qualität der Dokumente nach Anbieter zu analysieren, die Effizienz der Prozesse zu überwachen und zu analysieren, das Dokumentenaufkommen über die Zeit zu analysieren, eine Übersicht über Probleme und Dokumente in verschiedenen Zuständen zu erstellen und vieles mehr.

 

 

Lieferantenportal

Das Comarch Supplier Portal ermöglicht den Lieferanten des Unternehmens, eine Vielzahl von Aufgaben auszuführen, wobei das Lieferantenmanagement und die Kommunikation zwischen Lieferant und Unternehmen vereinfacht und optimiert werden. Das Portal kann in die internen Systeme des Unternehmens integriert werden, so dass die Ereignisse durch interne Abläufe definiert werden oder diese auslösen.

Zu den angebotenen Funktionen gehören die Überprüfung/Aktualisierung von Unternehmensdaten, das Rechnungsmanagement, das Auftragsmanagement und die Rechnungslegung, das Produktdatenmanagement, der Zugriff auf Vertragsinformationen, die Lieferanten-Vorqualifizierung, E-Auktionen sowie das eRFx-Management.

Comarch rationalisiert den Source-to-Pay-Prozess

Comarch Procure-to-Pay ist ein umfassendes Beschaffungssystem, das den gesamten Source-to-Pay-Prozess durch Folgendes unterstützt:

  • Erstellen von Ausschreibungen auf eine Art, die es den Nutzern ermöglicht, die entsprechenden Lieferanten durch das Sammeln der erforderlichen Daten oder Dokumente einschließlich strenger Bewertung auszuwählen
  • Umfassendes Vertragsmanagement auf jeder Stufe des Lebenszyklus des Dokuments (von der Erstellung über die Verhandlung und den Abschluss bis zu Erneuerung oder der Kündigung)
  • Angebotsanfragen und Auftragserstellung, Genehmigung und Überwachung zur Sicherstellung des korrekten Ablaufs des Prozesses
  • 3-Way-Matching bis zur Bezahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen zur Gewährung von Skonti
  • Durchführung der Zahlungen nach dem 3-Way-Matching des Auftrags/der Lieferung/ der Rechnung zur Vermeidung von Fehlern und finanziellen Risiken (d. h. Betrug oder Doppelberechnung)

Comarch Procure-to-Pay zeichnet sich unter den E-Procurement-Lösungen auf dem Markt durch seinen breiten Einblick in den Beschaffungsprozess und seine Flexibilität aus. Dank der Lösung zum Beschaffungsmanagement von Comarch können Unternehmen das Beschaffungswesen kontrollieren, die Leistung verbessern und die Produktivität maximieren.

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