E-Invoicing | Elektronischer Rechnungsversand

Was gibt es beim E-Invoicing in Deutschland zu beachten?

In Deutschland gelten für elektronische Rechnungen unterschiedliche gesetzliche Grundlagen. Es gibt eine E-Invoicing-Pflicht gegenüber Bundesbehörden und zudem kann jedes Bundesland eigene Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung an deren Landesbehörden erlassen.

Beachten Sie daher die Unterschiede insbesondere in Hinblick auf:

Die Umsetzung der E-Invoicing-Pflicht in Deutschland

  • Seit dem 27. November 2020 ist E-Invoicing auf Bundesebene verpflichtend.
  • Einige Bundesländer haben bereits ebenfalls eine E-Invoicing-Pflicht erlassen.
  • Für den B2B-Bereich will die Bundesregierung die elektronische Rechnungsstellung so schnell wie möglich verpflichtend einführen, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
  • Auf Bundesebene gibt es zwei Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung. Entweder muss die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE oder die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE gewählt werden, abhängig davon, ob der Empfänger die mittelbare oder unmittelbare Bundesverwaltung ist. 
  • Auf Landesebene steht es jedem Bundesland frei, welche Plattform gewählt wird. Einige Bundesländer nutzen die Plattform des Bundes OZG-RE, andere entwickeln eigene Portale oder nutzen existierende Portale, z.B. Ausschreibungsportale.
  • Aktuell ist es nicht obligatorisch elektronische Rechnungen an Unternehmen über eine bestimmte Plattform zu senden.
  • Auf Bundesebene gibt es zwei Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung. Entweder muss die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE oder die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE gewählt werden, abhängig davon, ob der Empfänger die mittelbare oder unmittelbare Bundesverwaltung ist. 
  • Auf Landesebene steht es jedem Bundesland frei, welche Plattform gewählt wird. Einige Bundesländer nutzen die Plattform des Bundes OZG-RE, andere entwickeln eigene Portale oder nutzen existierende Portale, z.B. Ausschreibungsportale.
  • Aktuell ist es nicht obligatorisch elektronische Rechnungen an Unternehmen über eine bestimmte Plattform zu senden.
  • Lieferanten des öffentlichen Sektors müssen elektronische Rechnungen an Bundesbehörden und zunehmend auch an Landesbehörden an ein bestimmtes Portal senden. Von dort aus wird die E-Rechnung dann an die entsprechende Institution weitergeleitet.
  • Auf der elektronischen Rechnung an den öffentlichen Sektor muss die Leitweg-ID aufgeführt werden.
  • Da in Deutschland jedes Bundesland selbst für die Ausgestaltung der E-Invoicing-Pflicht verantwortlich ist, gilt es diesbezüglich unterschiedliche Bestimmungen zu erfüllen. Mehr dazu im Folgenden.

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Überlassen Sie die zeitaufwendige Recherche und Abstimmung mit den Behörden uns und vertrauen Sie auf eine an Ihre Prozesse angepasste, stets rechtskonforme E-Invoicing-Lösung!

E-Invoicing-Pflicht auf Landesebene

Schritt für Schritt verabschieden immer mehr deutsche Bundesländer eine E-Invoicing-Pflicht. Erfahren Sie, welche Bundesländer und ab wann diese gilt. Erhalten Sie außerdem Informationen zu den obligatorischen Formaten und Plattformen eines speziellen Bundeslandes, indem Sie dieses anklicken.

Für weitere Informationen zu den Vorgaben der einzelnen Bundesländer – auch in Bezug auf Bundesländer, welche bisher noch keine Pflicht eingeführt haben – kontaktieren Sie gern unsere Experten.

Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

Für den digitalen Versand von Rechnungen reicht ein PDF-Dokument nicht mehr aus - als richtige elektronische Rechnungen zählen bald nur noch solche, die als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können.

XRechnung ist ein von deutschen Behörden definiertes XML-basiertes Format, dessen Verwendung in einigen Bundesländern obligatorisch ist. Zudem wird es häufig auch bei dem Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen verwendet.

ZUGFeRD ist ein XML-basiertes Format inklusive PDF-Datei und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für Rechnungen entwickelt. Aktuell gibt es keine Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD, allerdings ist es durchaus bei vielen privaten Unternehmen in Deutschland in Gebrauch.

Lesen Sie mehr zu XRechnung, ZUGFeRD & Co. und erfahren Sie, wie Sie elektronische Rechnungen im korrekten Format ausstellen.

Mehr erfahren

Was sind eigentlich Schnittstellen und Formate? Wie funktioniert E-Invoicing?

Lernen Sie alles über die technischen Begrifflichkeiten zum E-Invoicing in Deutschland:

 PEPPOL: Ihr Zugang zum europäische E-Invoicing Netzwerk

Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Verzeichnis fungiert wie ein Telefonbuch, in dem Unternehmen nachschlagen können, wie und mit welchem Rechnungsformat man andere Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erreichen kann. Es handelt sich dabei nicht um eine separate Plattform, sondern um eine virtuelle Infrastruktur, in bestehende E-Invoicing-Lösungen integriert werden kann, um sie zwischen den unterschiedlichen E-Invoicing-Systemen in Europa interoperabel zu machen.

Comarch ist eingetragener PEPPOL Access Point und hat als eines der ersten Unternehmen erfolgreich Dokumente über OZG-RE bzw. PEPPOL zugestellt.

Richtiges Rechnungsportal finden mit der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein Identifikator eines Rechnungsempfängers. Sie besteht aus unterschiedlichen Komponenten. Somit sind aus der Leitweg-ID verschiedene Informationen zu entnehmen.

Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Institutionen stellen wollen, werfen Sie einen Blick auf die ersten Ziffern der Leitweg-ID. Hieraus können Sie die Kennzahl des Bundes bzw. der Bundesländer ablesen. So finden Sie heraus, über welches E-Rechnungsportal die Rechnungsstellung erfolgen muss. 

Welche Kennzahl steht für welches Bundesland / Bundesbehörde?

01 – Schleswig-Holstein

02 – Hamburg

03 – Niedersachsen

04 – Bremen

05 – Nordrhein-Westfalen

06 – Hessen

07 – Rheinland-Pfalz

08 – Baden-Württemberg

09 – Bayern

10 – Saarland

11 – Berlin

12 – Brandenburg

13 – Mecklenburg-Vorpommern

14 – Sachsen

15 – Sachsen-Anhalt

16 – Thüringen

99 – Verwaltungseinheiten des Bundes, abhängig davon welche Zahl nach der 99 steht, ist die Rechnung über ZRE oder OZG zu stellen

FAQ

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