E-Invoicing in Deutschland | E-Rechnungspflicht 2027

Sind Sie auf die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich vorbereitet? Seit 2025 gilt die Empfangspflicht – ab 2027 bzw. 2028 kommt die Ausstellungspflicht.
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Die Einführung der E-Rechnung Pflicht für B2B ist beschlossen -
Was gilt es nun zu beachten?

In Deutschland gelten für elektronische Rechnungen unterschiedliche gesetzliche Grundlagen. Es gibt eine E-Rechnung-Pflicht gegenüber Bundesbehörden und zudem kann jedes Bundesland eigene Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung an deren Landesbehörden erlassen.

IIm März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz beschlossen, das die verpflichtende B2B-E-Rechnung stufenweise einführt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt – ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen Unternehmen (Umsatzsteuer registriert in Deutschland). Bis dahin gelten Übergangsregelungen.

Die Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland

B2G: Seit dem 27. November 2020 ist E-Invoicing auf Bundesebene verpflichtend. Darüber hinaus haben einige Bundesländer bereits ebenfalls eine E-Invoicing-Pflicht erlassen.

B2B: Um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) schrittweise verpflichtend: Seit dem 1. Januar 2025 besteht die Empfangspflicht; die Ausstellungspflicht folgt ab dem 1. Januar 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen Unternehmen (Umsatzsteuer registriert in Deutschland).

  • Für die elektronische Rechnungsstellung an deutsche Behörden stehen momentan zwei Formate zur Verfügung: XRechnung und ZUGFeRD. Jedes Bundesland entscheidet selbst, welche Formate es für die Pflicht wählt.
  • Bezüglich der Rechnungsstellung in der Privatwirtschaft ist aktuell kein Format vorgeschrieben.
  • Auf Bundesebene gibt es zwei Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung. Entweder muss die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE oder die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE gewählt werden, abhängig davon, ob der Empfänger die mittelbare oder unmittelbare Bundesverwaltung ist. 
  • Auf Landesebene steht es jedem Bundesland frei, welche Plattform gewählt wird. Einige Bundesländer nutzen die Plattform des Bundes OZG-RE, andere entwickeln eigene Portale oder nutzen existierende Portale, z.B. Ausschreibungsportale.
  • Aktuell ist es nicht obligatorisch elektronische Rechnungen an Unternehmen über eine bestimmte Plattform zu senden.
  • Lieferanten des öffentlichen Sektors müssen elektronische Rechnungen an Bundesbehörden und zunehmend auch an Landesbehörden an ein bestimmtes Portal senden. Von dort aus wird die E-Rechnung dann an die entsprechende Institution weitergeleitet.
  • Auf der elektronischen Rechnung an den öffentlichen Sektor muss die Leitweg-ID aufgeführt werden.
  • Da in Deutschland jedes Bundesland selbst für die Ausgestaltung der E-Invoicing-Pflicht verantwortlich ist, gilt es diesbezüglich unterschiedliche Bestimmungen zu erfüllen. Mehr dazu im Folgenden.

Beiträge zu dem Thema E-Invoicing in Deutschland

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B2G-Pflicht für E-Invoicing in Deutschland

Die bereits eingeführten Vorschriften für B2G-Beziehungen in Deutschland verpflichten Lieferanten an deutsche öffentliche Verwaltungseinheiten auf Bundesebene, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden. Rechnungen im PDF-Format werden nicht mehr akzeptiert, sondern nur Dateien, die in einem geeigneten Dokumentenformat wie XRechnung erstellt wurden, sind gültig.

Das deutsche B2G-System für elektronische Rechnungen ist dezentralisiert. Die Zugangspunkte für den Empfang von elektronischen B2G-Rechnungen von Lieferanten auf Bundesebene sind die Plattformen ZRE und OZG RE. Auf Landesebene kann jedes Bundesland wählen, ob es die zentrale Regierungsplattform oder andere Systeme (oder gar keine) nutzen möchte. Derzeit müssen Lieferanten in mehreren Bundesländern – etwa Bremen, Baden-Württemberg, dem Saarland, Mecklenburg-Vorpommern und Hessen – sowie im Geschäftsverkehr mit Stellen des Bundes strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen.

Mehr zur B2G-Pflicht erfahren 

B2B-Pflicht für E-Rechnung Software in Deutschland

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich war bisher fakultativ, wird allerdings ab Januar 2025 schrittweise verpflichtend eingeführt, um den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen. Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt in erster Linie für in Deutschland ansässige Rechnungsaussteller und -empfänger (einschließlich ausländischer Unternehmen mit Sitz in Deutschland) – nicht für B2C-Transaktionen und mehrwertsteuerbefreite Umsätze. Die E-Rechnungspflicht sieht vor, dass das genutzte Format der elektronischen Rechnungen zukünftig der CEN-Norm entsprechen muss, die vom Europäischen Komitee für Normung festgelegt wurde. Die deutsche B2B-Pflicht setzt konsequent auf die europäische Norm EN 16931. Mit ViDA wird die EN-16931-konforme E-Rechnung EU-weit zum Standard für die grenzüberschreitende Meldung; auch weitere Mitgliedstaaten führen verpflichtende E-Rechnungs- und Meldesysteme ein.

Mit dem EU-Maßnahmenpaket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA, angenommen am 11. März 2025) gelten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030 verpflichtende digitale Meldepflichten auf Basis strukturierter E-Rechnungen nach EN 16931. 

Es ist geplant, ein zertifiziertes Anbieternetzwerk anstelle einer zentralen Plattform einzuführen. Die deutsche E-Invoicing-Pflicht folgt NICHT dem Modell der kontinuierlichen Transaktionskontrollen (CTC). Die Änderungen, die eingeführt werden sollen, stehen im Zusammenhang mit der Änderung der Definition von elektronischen Rechnungen im deutschen Umsatzsteuergesetz.

Vorteile

  • Einführung von E-Invoicing mit jedem Geschäftspartner
  • Automatisierung der Rechnungslegung
  • Kosteneinsparungen
  • Schnellerer Datenfluss – schnellere Zahlung
  • Reduzierung der Fehlerzahl
  • Einsparung von Ressourcen (z.B. bei Dateneingabesystemen)
  • Schneller Zugriff auf alte/archivierte Rechnungen
  • Umweltfreundliche Lösung

Zeitplan für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich

Die deutsche Regierung ersuchte die Europäische Kommission Ende 2022 um die Erlaubnis zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich und erhielt eine positive Rückmeldung. Deutschland wurde eine befristete Ausnahmeregelung gewährt, die vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 gilt.

Zunächst wird es einen Übergangszeitraum geben, in dem Papierrechnungen sowie elektronische Rechnungen, die nicht der CEN-Norm entsprechen, weiterhin für B2B-Transaktionen versandt werden dürfen, allerdings ist für die Ausstellung von nicht-strukturierten elektronischen Rechnungen die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Symbolbild edi invoice

Der Zeitplan für die Umsetzung sieht wie folgt aus:

  • 2025 2025
    • 1. Januar

      Änderung der Definition von elektronischen Rechnungen: Unterscheidung elektronischer Rechnungen nach strukturierten Rechnungen, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, und sonstigen Rechnungen (sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen, die nicht der europäischen Norm entsprechen).

      In der Praxis bedeutet das, dass es seit dem 1. Januar 2025 eine  Empfangspflicht gibt – alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

  • 2027 2027
    • 1. Januar

      Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gemäß der CEN-Norm für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR

  • 2028 2028
    • 1. Januar

      Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gemäß der CEN-Norm für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen

Welche Rechnungsformate müssen zukünftig genutzt werden?

Im Rahmen der Übergangsfrist, die vom 1. Januar 2025 bis zum 1. Januar 2027 bzw. 2028 läuft, werden elektronische Rechnungen, die nicht der CEN-Norm entsprechen, weiterhin akzeptiert, allerdings unter bestimmten Bedingungen. Sie müssen jedoch per EDI übermittelt werden und der Empfänger muss seine Zustimmung zu einem solchen Rechnungsformat geben. Dies bedeutet, dass für den Austausch bestehender Formate, die nicht mit der CEN-Norm konform sind (z. B. EDIFACT, VDA, X12, TRADACOM usw.), die Zustimmung aller Empfänger eingeholt werden muss. EDIFACT wird wahrscheinlich verwendet werden können, solange das Format mit der CEN-Norm interoperabel ist.

Der Absender einer elektronischen Rechnung, die mit der CEN-Norm konform sind, benötigt nicht die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung, um diese zu versenden. Eine nicht mit der CEN-Norm konforme elektronische Rechnung hat die gleiche rechtliche Einstufung wie eine Papierrechnung: Sie wird in die Kategorie "Sonstige Rechnungen" eingeordnet. Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Auch Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind von der Ausstellungspflicht befreit.

Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

Für den digitalen Versand von Rechnungen reicht ein PDF-Dokument nicht mehr aus - als richtige elektronische Rechnungen zählen bald nur noch solche, die als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können.

XRechnung ist ein von deutschen Behörden definiertes XML-basiertes Format, dessen Verwendung in einigen Bundesländern obligatorisch ist. Zudem wird es häufig auch bei dem Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen verwendet.

ZUGFeRD ist ein XML-basiertes Format inklusive PDF-Datei und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für Rechnungen entwickelt. Aktuell gibt es keine Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD, allerdings ist es durchaus bei vielen privaten Unternehmen in Deutschland in Gebrauch.

Lesen Sie mehr zu XRechnung, ZUGFeRD & Co. und erfahren Sie, wie Sie elektronische Rechnungen im korrekten Format ausstellen.

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Symbolbild edi invoice

Was sind eigentlich EDI Schnittstellen und Formate? Wie funktioniert E-Invoicing?

Lernen Sie alles über die technischen Begrifflichkeiten für E-Rechnungsstellung in Deutschland:

Mehr dazu

PEPPOL: Ihr Zugang zum europäischen E-Invoicing Netzwerk

Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Verzeichnis fungiert wie ein Telefonbuch, in dem Unternehmen nachschlagen können, wie und mit welchem Rechnungsformat man andere Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erreichen kann. Es handelt sich dabei nicht um eine separate Plattform, sondern um eine virtuelle Infrastruktur, in bestehende E-Invoicing-Lösungen integriert werden kann, um sie zwischen den unterschiedlichen E-Rechnung-Systemen in Europa interoperabel zu machen.

Comarch ist eingetragener PEPPOL Access Point und hat als eines der ersten Unternehmen erfolgreich Dokumente über OZG-RE bzw. PEPPOL zugestellt.

Für weitere Informationen zu den Vorgaben der einzelnen Bundesländer – auch in Bezug auf Bundesländer, welche bisher noch keine Pflicht eingeführt haben – kontaktieren Sie gern unsere Experten.

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Richtiges Rechnungsportal finden mit der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein Identifikator eines Rechnungsempfängers. Sie besteht aus unterschiedlichen Komponenten. Somit sind aus der Leitweg-ID verschiedene Informationen zu entnehmen.

Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Institutionen stellen wollen, werfen Sie einen Blick auf die ersten Ziffern der Leitweg-ID. Hieraus können Sie die Kennzahl des Bundes bzw. der Bundesländer ablesen. Eine Aufschlüssellung dieser Kennzahlen finden Sie in den folgenden FAQ. So finden Sie heraus, über welches E-Rechnungsportal die Rechnungsstellung erfolgen muss.

Darüber hinaus lassen sich noch weitere Informationen aus der Leitweg-ID ableiten, mit denen die Suche in Ihrem ERP-System optimiert werden kann.

Sie sind auf der Suche nach einer bestimmten Leitweg-ID? Informieren Sie uns gern darüber und wir nehmen Ihnen die Suche ab.

Leitweg-ID erfragen

FAQ zur E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland

  • Welche Kennzahl steht für welches Bundesland / Bundesbehörde?

    01 – Schleswig-Holstein

    02 – Hamburg

    03 – Niedersachsen

    04 – Bremen

    05 – Nordrhein-Westfalen

    06 – Hessen

    07 – Rheinland-Pfalz

    08 – Baden-Württemberg

    09 – Bayern

    10 – Saarland

    11 – Berlin

    12 – Brandenburg

    13 – Mecklenburg-Vorpommern

    14 – Sachsen

    15 – Sachsen-Anhalt

    16 – Thüringen

    99 – Verwaltungseinheiten des Bundes, abhängig davon welche Zahl nach der 99 steht, ist die Rechnung über ZRE oder OZG zu stellen

  • Verwendet jedes Bundesland Leitweg-Ids?

    Die Bundesländer sind nicht verpflichtet, eine Leitweg-ID zu nutzen. In der Praxis ist dies jedoch aktuell der Fall.

  • Gibt es ein zentrales Register für die Leitweg-ID?

    Nein, es gibt kein zentrales Register. Allerdings sind die Behörden für gewöhnlich anhand ihrer Leitweg-ID im PEPPOL Netzwerk zu finden.

  • Wo ist die Leitweg-ID zu finden?

    Sie erhalten die Leitweg-ID von Ihrem Kunden, sodass diese in Ihrem ERP-System hinterlegt werden kann.

  • Muss die Leitweg-ID auf einer Rechnung stehen?

    Ob die Leitweg-ID auf einer Rechnung zu finden sein muss ist abhängig von der Regelung des jeweiligen Bundeslandes. Bei Rechnungen an Behörden des Bundes sind Sie verpflichtet, die Leitweg-ID auf jeder Rechnung zu vermerken.

  • Kann PEPPOL genutzt werden, um E-Rechnungen in Deutschland zu versenden?

    Ja, die meisten Rechnungsplattformen sind an das PEPPOL-Netzwerk angebunden. Gern prüfen wir für Sie anhand der Leitweg-ID Ihrer Kunden, ob diese über das PEPPOL-Netzwerk erreichbar sind.

    Jetzt prüfen

  • Was ist die CEN-Norm?

    Die sogenannte CEN-Norm, bzw. die EN 16931 ist eine Serie von Standards, die ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung definiert. Das Datenmodell wurde für die Syntaxen UBL 2.1 und CII (Cross Industry Invoice) spezifiziert.

  • Welche Formate entsprechen der CEN-Norm?

    Es gibt mehrere Formate, bzw. standarisierte Darstellung der CEN-Semantik in eine der beiden CEN-Syntaxen. Realistisch zu erwarten in Deutschland, abgesehen von der Reinform, sind die XRechnung (CIUS und Extension), Peppol BIS 3.0. sowie ZUGFeRD in den Versionen 2.0 bis 2.3.

  • Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung?

    Papierrechnungen dürfen bis Ende 2026 bzw. bis Ende 2027 (für Rechnungssteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 €) weiterhin gestellt werden.

    Elektronische Rechnungen die nicht CEN-konform sind, dürfen bis Ende 2026, bzw. 2027 (für Rechnungsteller mit eine Vorjahresumsatz von maximal 800 000 EUR) mit Zustimmung des Empfängers gestellt werden.

    Der EDI-Austausch, bei dem keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist, ist bis Ende 2027 möglich.

  • Was besagt die neue EU-Pflicht zum grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr (ViDA)?

    Aufbauend auf der Richtlinie 2014/55/EU hat die EU mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA, angenommen am 11. März 2025) den nächsten Schritt gesetzt: Ab dem 1. Juli 2030 gelten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze verpflichtende digitale Meldepflichten auf Basis strukturierter E-Rechnungen nach EN 16931. Mitgliedstaaten dürfen seit Inkrafttreten zudem ohne vorherige EU-Genehmigung eine nationale B2B-E-Rechnungspflicht einführen – wie es Deutschland mit der seit 2025 geltenden Regelung getan hat.

     

Fällt die Anbindung Ihres ERP-Systems an die nationalen Steuerplattformen schwer?

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