ERP System für kleine Unternehmen - wie steuern kleine Unternehmen ihre Prozesse?

Die Digitalisierung stellt gerade auch kleine Unternehmen vor große Herausforderungen. Insgesamt gibt es in Deutschland rund drei Millionen Unternehmen mit weniger als 50 Angestellten. Die Hälfte davon beschäftigt weniger als fünf Personen. Dabei zeigen sich deutliche Unterschiede: Prozesse, Erfahrungen und Erwartungen unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht, wie die aktuelle Studie „KMU und Enterprise Resource Planning (ERP)“ von Comarch und Trovarit jetzt ergab.

Rund 40 % der Beschäftigten in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sind „Digital Natives“, die mit der digitalen Technologie aufgewachsen sind. Bei Kleinstunternehmen ist dieser Anteil deutlich geringer mit weniger als 25 %. Nicht nur beim digitalen Erfahrungsschatz, sondern auch beim Software-Einsatz gibt es Unterschiede. Insgesamt 60 % aller KMU nutzen bereits eine zentrale Unternehmenssoftware, welche die Funktionen eines Enterprise Resource Planning (ERP) erfüllt. Bei den Kleinstunternehmen sind es nur 44 %, während ERP-Software bei von über 70% der Unternehmen mit fünf und mehr Mitarbeitenden eingesetzt wird. Auch hinsichtlich der Anwendung gibt es Unterschiede. Für kleinere Unternehmen richtet sich der Anwendungsbereich von ERP bisher sehr stark auf die (kaufmännische) Auftragsabwicklung aus: Dies umfasst den Prozess vom Angebot bis zur Ausgangsrechnung. 

Rechnungsstellung mit ERP

Über 85 % aller KMU stellen weniger als 100 Rechnungen pro Monat aus. Mehr als 30 % sogar weniger als zehn dieser Dokumente. Das Rechnungsvolumen ist stark größenabhängig: Von den größeren KMU mit 20 bis 50 Mitarbeitenden stellen nur 50  % weniger als 100 Rechnungen im Monat aus, nur 10  % weniger als 10 Rechnungen. 

Unterschiede bei Handel und Handwerk

Dabei fällt besonders auf, dass Handel und Dienstleistungen einen überproportionalen Anteil an sehr kleinen Unternehmen ausmachen. Im Handel werden deutlich mehr Rechnungen geschrieben als in den anderen Branchen: Rund 50  % der handelnden Unternehmen stellen mehr als 100 Rechnungen pro Monat aus. Nur etwa 25  % der Unternehmen aus Dienstleistung und Handwerk schreiben mehr als 100 Rechnungen."

Weitere Digitalisierung mit ERP geplant

Insgesamt will laut der Umfrage rund ein Drittel aller KMU in ERP-Software investieren. Bei 14 % wird ein neues ERP-System eingeführt, bei knapp der Hälfte (6 %) dieser Neueinführungen handelt es sich um das erste ERP-System im Unternehmen. Knapp neun Prozent der Unternehmen investieren in eine Erweiterung der bestehenden Lösung. Die restlichen 11 % modernisieren die bestehende Software.

Was ist für KMU bei ERP System wichtig?

Für KMUs sind Themen wie IT-Sicherheit, schnelles Internet, Bedienung, gesetzliche Vorgaben, mobiles Arbeiten und digitale Rechnungen die relevantesten Trends im Umfeld der Digitalisierung und der Auftragsabwicklung. Gerade bei sehr kleinen Unternehmen stoßen die Technologietrends auf wenig Resonanz. Dagegen sind Industrie- und Handelsunternehmen offener für neue Technologien. Bei sehr kleinen Unternehmen sind wiederum Preis, Convenience, Vertrauen, Skalierbarkeit und Support im laufenden Betrieb die wichtigsten Themen.

Experte für Comarch ERP XT bewertet die Ergebnisse

Alexander Schier, Produktmanager Comarch ERP XT bei Comarch, war an den Fragestellungen der Studie beteiligt. Er ist Experte in Sachen ERP-Software für Kleinunternehmen und kommentiert die Ergebnisse: „Insgesamt stehen gerade kleine Unternehmen unter Druck: Inflation und getrübte Kauflaune machen ihnen zu schaffen. Die Digitalisierung kann dabei helfen, wird jedoch aufgrund unterschiedlicher Erfahrungen von Unternehmen zu Unternehmen anders bewertet. Daher ist eine vertrauensvolle Partnerschaft sehr wichtig. Die Anwenderfamilie von Comarch ERP XT hat sich dazu für eine innovative Software entschieden, die speziell auf kleine Firmen zugeschnitten wurde, welche eine einfache Lösung für ihre Geschäftsverwaltung suchen. Als webbasiertes System lässt sich auf Comarch ERP XT jederzeit online zugreifen, auch von mobilen Geräten. Die Oberfläche ist benutzerfreundlich und lässt sich intuitiv bedienen. Eine schnelle Erstellung von Geschäftsdokumenten und die Möglichkeit, einen Überblick über die Entwicklungen im Unternehmen zu erhalten, stehen dabei im Fokus. Zudem kann die Ware im Laden direkt aus dem System heraus verkauft werden. Handelsdokumente ausstellen, Lagerbestände überwachen, Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen sowie Waren im eigenen Webshop zum Verkauf anbieten, all das ist mit wenigen Klicks auch von mobilen Geräten aus möglich. Dank des modularen Aufbaus entscheiden Nutzende selbstständig, welche Funktionalitäten sie nutzen und für welche sie bezahlen möchten.“

Comarch ERP XT kann kostenlos und unverbindlich getestet werden:

ERP-Software für Kleinunternehmen

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