Die Zukunft von E-Invoicing: Antworten auf Ihre Fragen

Das Interesse an elektronischen Rechnungen wächst rapide – und damit auch die Fragen. Während unseres letzten Webinars „The Future of E-Invoicing: Key Insights from Europe and Beyond“ haben wir mehr Fragen bekommen, als wir live beantworten konnten. In diesem Folgeartikel haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema E-Invoicing gesammelt. Ob neue gesetzliche Vorgaben oder vorausschauende Planungen – diese Einblicke helfen Ihnen, die kommenden Veränderungen sicher zu meistern.

Müssen sich EU-Mitgliedstaaten bei der Einführung der Echtzeit-Berichterstattung an orientieren? Welche Konsequenzen hätte dies?

Jeder Mitgliedstaat hat die Freiheit, eigene Meldeprotokolle und technische Spezifikationen auf nationaler Ebene zu entwickeln. Diese müssen jedoch im Einklang mit dem ViDA-Rahmenwerk stehen – beispielsweise durch die Einhaltung der CEN-Norm und nicht durch die Verwendung vollständig eigenständiger Formate wie dem polnischen KSeF-XML.

Gilt die neue JPK CIT Meldepflicht in Polen auch in anderen Ländern?

Die JPK CIT Meldepflicht ist spezifisch für Polen und findet in anderen Ländern keine Anwendung. Einige EU-Mitgliedstaaten haben zwar ebenfalls Meldepflichten auf Basis von SAF-T eingeführt, diese sind jedoch in der Regel unabhängig von E-Invoicing-Pflichten.

In welchen Ländern gibt es klare Vorschriften für ausländisch ansässige Unternehmen?

Grundsätzlich definiert jede Verpflichtung, welche Unternehmen betroffen sind, und regelt auch den Umgang mit grenzüberschreitenden Transaktionen. Ausländisch ansässige Unternehmen sind entweder explizit ausgenommen (z. B. Belgien) oder indirekt durch Meldepflichten der lokalen Partnerunternehmen einbezogen (z. B. Polen, Frankreich, Malaysia).

Können wir als Partnerunternehmen eines PEPPOL-zertifizierten Anbieters in den Niederlanden dieselbe Plattform in den VAE nutzen?

Die Vereinigten Arabischen Emirate führen ein E-Invoicing-System auf Basis der PEPPOL-Infrastruktur ein. Allerdings hat das emiratische Finanzministerium zusätzliche Anforderungen für Rechnungsintermediäre eingeführt. Dienstleister müssen ein umfassendes Akkreditierungsverfahren durchlaufen, um als Accredited Service Provider (ASP) anerkannt zu werden. Es ist daher essenziell, sicherzustellen, dass Ihr Anbieter diesen Status erhalten hat.

Wie behandelt Belgien Transaktionen mit nicht umsatzsteuerpflichtigen Parteien, z. B. private Vermietende?

Das belgische System konzentriert sich primär auf B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Transaktionen mit nicht umsatzsteuerpflichtigen Parteien (B2C, z.B. private Vermietende) sind aktuell ausgenommen. Eine spätere Ausweitung auf B2C-Transaktionen ist jedoch möglich.

Können B2B-Transaktionen trotz unterschiedlicher EDI-Standards in den EU-Mitgliedstaaten vereinheitlicht werden?

Grundsätzlich ja – es ist möglich, B2B-Transaktionen über mehrere Länder und Unternehmen hinweg durch eine gemeinsame Lösung zu harmonisieren. Dies gestaltet sich jedoch aufgrund lokaler Unterschiede nicht immer einfach.

Ein zentrales Ziel der ViDA-Reform ist es, durch die Einführung eines EU-weit einheitlichen EDI-Standards (CEN-Norm) Abhilfe zu schaffen. Auch wenn es weiterhin leichte Abweichungen geben könnte, wird diese Harmonisierung die grenzüberschreitende Compliance deutlich erleichtern. Mitgliedstaaten mit abweichenden Formaten müssen bis spätestens 2035 auf die CEN-Norm umstellen.

Gibt es funktionale Unterschiede zwischen EDI und GS1-Standardnachrichten?

Die CEN-Formate müssen spezifische Validierungsregeln einhalten und eine Reihe obligatorischer oder bedingt obligatorischer Felder umfassen. Geplant ist ein Update der CEN-Norm, welches die Verwendung der EDIFACT-Syntax ermöglicht, ohne die Konformität zu gefährden. Die Veröffentlichung ist für den Sommer 2025 vorgesehen.

Wer trägt die zusätzlichen Kosten für die Unterstützung durch PDPs?

Die Kosten für die Nutzung eines Private Digital Providers (PDP) trägt in der Regel das steuerpflichtige Unternehmen selbst. PDPs sind private Dienstleister, die die strukturierte Übermittlung und Meldung von Rechnungen an die Steuerbehörden unterstützen. Diese Services sind kostenpflichtig – z. B. über Abonnements, Transaktionsgebühren oder Integrationsdienste. Ein staatliches Alternativangebot wurde zwar diskutiert, letztlich aber verworfen.

Gibt es E-Invoicing-Systeme, die Mehrwährungstransaktionen unterstützen?

Ja, das hängt vom jeweiligen System ab. Die meisten modernen Plattformen, wie die Comarch E-Invoicing Plattform, unterstützen Mehrwährungstransaktionen und ermöglichen eine effiziente Abwicklung grenzüberschreitender Geschäfte.

Wird die Einführung der E-Invoicing-Pflicht in Polen verschoben?

Nein. Die zuständigen Behörden bekräftigten kürzlich (am 13.04.25), dass die Einführungstermine Februar und April 2026 bestehen bleiben. Für „digital ausgeschlossene Steuerzahlende“ gelten ab dem 1. Januar 2027 erleichterte Regelungen: Einzeltransaktionen bis zu 450 PLN (ca. 105 EUR) und ein monatlicher Umsatz bis zu 10.000 PLN (ca. 2.350 EUR) sind hiervon betroffen.

Muss Polen seine Struktur an die EN16931-Norm anpassen?

Ja, bis 2035 wird Polen eine staatlich betriebene Alternative zur bisherigen Struktur schaffen müssen, ähnlich wie bei B2G-Rechnungen. Die Details hierzu sind derzeit noch offen.

Wird die Einführung der E-Invoicing-Pflicht in den VAE verschoben?

Aktuell sind keine Verzögerungen bekannt. Die Entwicklungen und Akkreditierungsprozesse schreiten planmäßig voran.

Gibt es Neuigkeiten zu den Plänen für E-Invoicing im Vereinigten Königreich?

Comarch beteiligt sich aktiv an den laufenden öffentlichen Konsultationen mit der britischen Regierung. Derzeit wird geprüft, welches Modell sich für die britischen Gegebenheiten am besten eignet.

Müssen ausländische Unternehmen, die in Belgien für die Umsatzsteuer registriert, aber nicht niedergelassen sind, die E-Invoicing-Pflicht ab 2026 erfüllen?

Nein. Unternehmen, die in Belgien lediglich umsatzsteuerlich registriert sind, aber keine feste Niederlassung (permanent establishment; PE) besitzen, sind ab dem 1. Januar 2026 von der E-Invoicing-Pflicht für B2B ausgenommen. Diese Befreiung wurde vom belgischen Finanzministerium ausdrücklich bestätigt.

Welche Change-Management-Maßnahmen sollten in den VAE bei der Anbindung von Zuliefernden ergriffen werden, die noch manuell oder mit PDFs arbeiten?

Die Anbindung erfolgt vorrangig über Aufklärung und Unterstützung bei der Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen gemäß der PEPPOL-Standards. Akkreditierte Dienstleistungsunternehmen unterstützen diesen Prozess durch benutzerfreundliche Tools und umfassende Beratung.

Was ist hinsichtlich der Compliance in den VAE bei Unternehmen zu beachten, die sowohl im Festlandbereich als auch in Freizonen tätig sind?

Die genaue Regelung wird mit der noch ausstehenden Regulierung definiert. Aktuell lässt sich hierzu keine abschließende Aussage treffen.

Wird Self-Billing (Gutschriftverfahren) in Belgien über PEPPOL möglich sein?

Ja, Self-Billing ist ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsbeziehungen und wird über den verpflichtenden PEPPOL-Kanal unterstützt.

Wird es in Belgien keine Strafen bei Nichteinhaltung geben?

Doch – im Falle von Nichteinhaltung können Sanktionen verhängt werden.

Wie sieht die Zukunft der E-Rechnung aus?

Auch wenn die Zukunft der E-Rechnung zunächst komplex erscheinen mag, bleibt sie im Kern simpel: Die digitale Transformation ist unumkehrbar, und verpflichtendes E-Invoicing ist nur noch eine Frage der Zeit.

Sich in einem sich ständig wandelnden regulatorischen Umfeld zurechtzufinden, kann herausfordernd sein – genau hier setzt die Comarch E-Invoicing Lösung an. Sie passt sich flexibel an nationale und internationale Vorschriften an, damit Ihr Unternehmen immer regelkonform bleibt – stressfrei und effizient.