Implementierung von E-Invoicing
in der Kreditorenbuchhaltung bei TÜV SÜD 

Der Kunde

TÜV SÜD ist ein international tätiges, unabhängiges Dienstleistungsunternehmen aus Deutschland. Es prüft und zertifiziert Systeme, Anlagen, Maschinen und Objekte aller Art, um Risiken zu managen und so Gefahren für Mensch und Umwelt zu reduzieren. Das Unternehmen wurde in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts in Mannheim gegründet. Heute beschäftigt es rund 30.000 Mitarbeitende weltweit, die mit ihrer Expertise Innovationen absichern und so Fortschritt ermöglichen. Die Zusammenarbeit zwischen Comarch und TÜV SÜD begann 2017 und diente zunächst der Übermittlung von Ausgangsrechnungen. 2024 wurde sie um den Empfang von Eingangsrechnungen erweitert. 

Herausforderung

Das Projekt E-Invoicing bei TÜV SÜD umfasste drei zentrale Herausforderungen:

1) Wenig Zeit für die Umsetzung,
2) Internationale Skalierbarkeit und
3) Komplexe IT-Landschaft

1) Wenig Zeit für die Umsetzung

Im März 2024 trat das Wachstumschancengesetz in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe, spätestens zum 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen auf Eingangsseite empfangen zu können. Auch TÜV SÜD war von dieser Vorgabe betroffen und musste die Umsetzung in kürzester Zeit sicherstellen. Im September 2024 fiel die Entscheidung zugunsten von Comarch. Innerhalb von nur zwei Monaten konnte das gesamte Projekt erfolgreich realisiert werden – ein bemerkenswert schneller Rollout, der die hohe Umsetzungsstärke von Comarch unter Beweis stellt.

 2) Internationale Skalierbarkeit

Als global tätiges Unternehmen ist TÜV SÜD mit komplexen E-Invoicing- und E-Reporting-Vorgaben in verschiedenen
Ländern konfrontiert. Diese Komplexität erfordert die Einhaltung unterschiedlichster technischer und rechtlicher Anforderungen, die sich je nach Land stark unterscheiden (z. B. B2B2C-Strukturen, Authentifizierungsregeln, zentrale vs. dezentrale Vorgaben, Status- und Anhangsverwaltung, Validierungen).
Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist tiefes Wissen über die jeweiligen lokalen rechtlichen und technischen Vorgaben erforderlich. Dies kann entweder durch interne Compliance-Expert:innen oder einen spezialisierten Anbieter wie Comarch abgedeckt werden.

3) Komplexe IT-Landschaft

Neben der lokalen Compliance stellt auch die interne IT-Struktur eine Herausforderung dar: Als gewachsene Organisation arbeitet TÜV SÜD mit unterschiedlichen IT-Systemen in zahlreichen Tochtergesellschaften, rechtlichen Einheiten und geografischen Standorten. Die Integration in verschiedene Formate und Schnittstellen erforderte ein hohes Maß an technischer Flexibilität seitens des E-Invoicing-Partners.

Umgesetzte Lösung

Die umgesetzte Lösung ist Comarch E-Invoicing. Die Zielsetzung ist ein globaler Rollout in über 20 Ländern innerhalb von TÜV SÜD. 

Wichtigste Vorteile von Comarch E-Invoicing

Es gibt verschiedene Vorteile, von denen Sie nach der Implementierung von Comarch E-Invoicing profitieren können, z. B.:

• Umsetzungsgeschwindigkeit: Rasche Umsetzung bei Änderungen im Gesetz
• Fehlerreduktion: Automatisierung und Validierung verringern manuelle Fehler
• Kostenersparnis: Geringere Prozesskosten durch weniger manuelle Eingriffe und externe Dienstleistungen
• Umweltfreundlichkeit: Digitalisierung senkt den Papierverbrauch 

Implementierungsprozess

Der Kickoff für das erste Land erfolgte im dritten Quartal 2024, der Go-Live im vierten Quartal 2024.

Zentrale Erkenntnisse

1) Zusammenarbeit:
Der Projekterfolg basierte auf dem engen Austausch – fundiertes Wissen über die Prozesse von TÜV SÜD und die aktive Mitarbeit in Analyse und Tests waren entscheidend.

2) Geschwindigkeit:
Bei besonders engen Zeitplänen braucht es neben enger Zusammenarbeit einen IT-Partner, der zügig und zuverlässig handeln kann.

3) (Kein) Do-it-yourself:
Viele Eigenversuche von Unternehmen scheitern - daher empfiehlt es sich wie TÜV SÜD direkt mit einem erfahrenen Partner zusammenzuarbeiten, der eine schnelle Umsetzung und langfristige Compliance sicherstellt