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Die zunehmende Menge an Daten und die wachsende Auswahl an technischen Lösungen veranlassen immer mehr Unternehmen dazu, sich intensiv mit der Digitalisierung von Dokumenten zu befassen. Für den Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement werden verschiedene Tools angeboten – auf welche Funktionen müssen Sie achten und wie gehen Sie am besten bei der Auswahl eines passenden Systems vor?
Einer der bekanntesten Standards für die Prüfung von Software im Hinblick auf die Sicherheit der Dokumentenablage ist IDW PS 880. Es handelt sich dabei um einen Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer, das seit 1932 verschiedene Prüfungsstandards entwickelt (IDW PS 880 wurde 2010 verabschiedet). Der Prüfungsprozess nach diesem Standard erfasst sowohl das Produkt und seinen Herstellungsprozess als auch das Qualitätsmanagementsystem des Herstellers.
Das Bestehen eines Audits nach dem IDW PS 880 Standard dokumentiert, dass die Software eine Reihe von Funktionalitäten bietet, die eine angemessene Arbeitsqualität, Datensicherheit und die Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen ermöglicht. Hier ist insbesondere die Konformität mit der AO (Abgabenordnung), den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und dem HGB (Handelsgesetzbuch) zu nennen.
Ein BPM-System muss eine Reihe von Funktionalitäten aufweisen, um die Anforderungen aller Normen zu erfüllen. Hier ist insbesondere die so genannte Aufbewahrungspflicht zu nennen: Dokumente müssen für einen genau bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Dabei darf es nicht möglich sein, ein Dokument zu löschen oder zu ändern. Erst nach Ablauf dieses Zeitraums sollte die Möglichkeit bestehen, derartige Dokumente zu löschen. Von erheblicher Bedeutung ist dies gerade bei Steuerunterlagen wie zum Beispiel Rechnungen, die in verschiedenen europäischen Ländern unterschiedlich lange aufbewahrt werden müssen – teilweise bis zu zehn Jahre lang. In diesem Zeitraum haben sie auch Wirtschaftsprüfern zur Verfügung zu stehen. Funktionalitäten wie die Zugriffsverwaltung oder die Möglichkeit zu überprüfen, von welchem Anwender welche Dokumente zu welcher Zeit erfasst wurden, sind ebenfalls von wesentlicher Bedeutung.
Comarch BPM wurde zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, aber auch mit Blick auf betriebswirtschaftliche Vorteile anhand von Best Practices hin entwickelt. So glänzt Comarch BPM bei der Verarbeitung von Dokumenten mit flexiblen Workflows. Diese lassen sich anhand eines frei gestaltbaren Regelwerks und unter Beachtung von Aspekten wie Transparenz oder Vollständigkeit umsetzen. Das Prozessmanagementsystem wurde daraufhin ausgerichtet, Informationen innerhalb eines Unternehmens optimal zu verarbeiten. Dies umfasst zum Beispiel Workflows, in denen die relevanten Beschreibungen und Genehmigungen gesammelt werden, die zur Einhaltung der internen Freigabeprozesse des Unternehmens erforderlich sind.
Für die Archivierung von Dokumenten stehen umfangreiche Funktionen zur Verfügung, die die Speicherung verschiedener Arten von Dokumenten in digitaler Form ermöglichen. Dabei kann eine beliebige Struktur von Ordnern angelegt werden, in denen Dokumente gespeichert werden. Dies erleichtert die tägliche Arbeit mit Dokumenten, gerade auch bei abteilungsübergreifenden Prozessen in einem Unternehmen. Einerseits werden ausgewählte Dokumente an einem bestimmten Ort gruppiert, andererseits erfolgt die Verwaltung von Genehmigungen auf ergonomische Weise, d.h. es ist möglich, diesbezügliche Änderungen seriell für alle Dokumente im Verzeichnis von Dokumentmanagementsystem vorzunehmen
Das BPM-System bietet auch die Möglichkeit, den Zugriff auf der Ebene einzelner Dokumente zu verwalten. Bei den Rechten ist es außerdem wichtig, dass das DMS nicht nur die Möglichkeit bietet, den Zugang zu Dokumenten zu managen, sondern auch den Grad des Zugangs abzustufen, also festzulegen, dass ausgewählte Benutzer die Möglichkeit haben, Dokumente anzusehen (Lesezugriff, keine Änderungen), zu bearbeiten (Hinzufügen, Beschreiben und Löschen von Dokumenten) oder zu verwalten (zusätzliche Rechteverwaltung). Dieses Zugangsmanagement entspricht den Anforderungen der DSGVO und erlaubt eine vollständige Kontrolle über den Zugang zu den Dokumenten und damit den Schutz der Dokumente vor Änderung oder Einsichtnahme durch Unbefugte.
Das digitale Archiv von Comarch BPM stellt nicht nur eine hohe Arbeitsergonomie sicher. Es beherrscht auch die Zugriffskontrolle und sorgt dafür, dass die gespeicherten Dokumente alle Anforderungen an Unveränderbarkeit erfüllen. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen lassen sich unkompliziert verwalten und prüfen.
Für jede Dokumentenart kann die so genannte Aufbewahrungsfrist, d.h. die Mindestaufbewahrungsfrist von Dokumenten, festgelegt werden. Bereits erfasste Daten lassen sich als archivierbar kennzeichnen. Auf diese Weise sind die Dokumente unabhängig von den Benutzerrechten vollständig gegen Bearbeitung oder Löschung geschützt.
Dabei erfüllt Comarch BPM die Anforderungen von Steuer- und Wirtschaftsprüfungsbehörden genauso wie die Erwartungen von Unternehmen hinsichtlich Automatisierung und Rationalisierung. Nicht nur die Funktionalitäten von Comarch BPM entsprechen Standards, auch der Softwareentwicklungsprozess selbst erfolgt nach höchsten Standards des Qualitätsmanagements.
Um zu bestätigen, dass die Anforderungen des IDW PS 880-Standards im Comarch Business Process Management ordnungsgemäß erfüllt sind, wurden die Archivierungsfunktionen von Comarch BPM einem detaillierten Audit unterzogen. Die durchgeführte Prüfung untersuchte umfassend verschiedene Bereiche des Systems wie etwa die vollständige Sicherung der gespeicherten und verarbeiteten Dokumente.
Ein Bereich, der im Detail analysiert wurde, war der Software-Produktionsprozess, von der Definition und dem Design einzelner Funktionen bis hin zu deren Test und Freigabe. Die verschiedenen Elemente des Prozesses wurden nach Bedarf überprüft, um sicherzustellen, dass keine Lücken vorhanden sind, die letztlich dazu führen könnten, dass Dokumente dem potenziellen Risiko einer Manipulation oder Löschung ausgesetzt werden. Die von der Systemschnittstelle verwendeten Funktionen wurden ebenfalls untersucht. Es wurden verschiedene Szenarien durchgespielt, die von Benutzern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgeführt werden können, und auf die Einhaltung der Anforderungen der Norm überprüft. Dazu gehören unter anderem der Check einer Berechtigung oder der Sperrung dieser Berechtigung, die Aktionen wie das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Dokumenten erlauben. Zudem wurden die Kontrolle der Aufbewahrungsfrist, die Auswirkungen von Änderungen der Rechte oder die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von Dokumenten unter die Lupe genommen.
