Wie die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland Ihr Unternehmen 2025 verändern wird

Wichtige Termine und Zeitplan von der Einführung der E-Rechnung in Deutschland

Die Einführung der E-Rechnung Pflicht in Deutschland erfolgt stufenweise, um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben:

• 1. Januar 2025 – Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen in der Lage sein, CEN/EN 16931-konforme elektronische Rechnungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen zu empfangen. Dies markiert den Beginn der Verpflichtung und das Ende der Akzeptanz von Papierrechnungen.
  
• 1. Januar 2027 – In Deutschland ansässige Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 EUR müssen zusätzlich beginnen, elektronische Rechnungen auszustellen, die dem Standard CEN/EN 16931 entsprechen.
  
• 1. Januar 2028 – Die Verpflichtung wird auf alle in Deutschland ansässigen Unternehmen unabhängig von Größe oder Umsatz ausgeweitet. Dann müssen sämtliche Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige B2B-Transaktionen elektronisch erstellt werden.
  Angesichts dieser nahenden Fristen müssen Unternehmen jetzt mit der Vorbereitung beginnen, um die Anforderungen für den Empfang elektronischer Rechnungen ab 2025 zu erfüllen.

Was ist eine E-Rechnung?

Der Begriff „E-Rechnung“ kann je nach Land unterschiedlich definiert sein. In Deutschland orientiert sich dieser Begriff jedoch streng an den Vorgaben der europäischen Norm CEN/EN 16931. Diese Norm definiert sowohl technische als auch nicht-technische Kriterien, um Konformität sicherzustellen. Ziel ist es, Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen zu gewährleisten.

Um den Anforderungen des deutschen Gesetzes zu entsprechen, muss eine elektronische Rechnung:

In einem strukturierten elektronischen EDI Format vorliegen, das der Norm CEN/EN 16931 entspricht.
Interoperabilität sicherstellen, also es dem Absender und Empfänger ermöglichen, sich auf ein konformes Format zu einigen, das alle erforderlichen Informationen enthält.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit garantieren. Sie muss maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar gespeichert sein.

Nicht akzeptierte Formate:

Unstrukturierte Formate wie PDF, JPEG oder PNG.

Nicht alle bestehenden EDI-Formate wie EDIFACT oder VDA erfüllen automatisch die Anforderungen der CEN-Norm, es sei denn, sie enthalten strukturierte Rechnungsdaten im vorgesehenen Format

Anerkannte EDI Formate in Deutschland, die dem CEN-Standard entsprechen, sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD

Diese werden die primären Formate für den Austausch elektronischer Rechnungen sein.

Empfang elektronischer Rechnungen ab 2025

Die meisten Pflichten im Rahmen des neuen Gesetzes gelten für B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands, auch für ausländische Unternehmen mit Sitz in Deutschland. B2C-Transaktionen sowie umsatzsteuerbefreite Vorgänge sind von der Pflicht ausgenommen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen im CEN-konformen Format empfangen können. Zudem entfällt das Recht, elektronische Rechnungen abzulehnen. Papierrechnungen verlieren ihren Vorrang – der elektronische Empfang wird zum Standard.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können – beides Formate, die dem europäischen Standard entsprechen. Damit nimmt Deutschland eine Vorreiterrolle ein, denn kein anderes Land hat bisher solch klare Vorschriften zur E-Rechnung erlassen.

Im Hinblick auf die Umsetzung müssen Unternehmen geeignete Systeme und Lösungen auswählen, um elektronische Rechnungen effizient empfangen und verarbeiten zu können. Die Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen wird langfristig Prozesse optimieren, die Genauigkeit verbessern und Verwaltungskosten senken.

Bereiten Sie sich auf die E-Rechnungs-Pflicht vor

Die bevorstehende Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Geschäftsprozesse und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar. Beginnen Sie jetzt mit den Vorbereitungen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme CEN-konforme E-Rechnungen empfangen können, und verabschieden Sie sich von Papierrechnungen.

Das wichtigste Fazit:

Handeln Sie jetzt – planen Sie die Umstellung frühzeitig und investieren Sie in die passenden Technologien für einen reibungslosen Übergang.

Das E-Invoicing System von Comarch ist speziell dafür entwickelt, diesen Prozess zu vereinfachen – mit nahtloser Integration, PEPPOL-Konformität und umfassender Unterstützung, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

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