Dem Rechnungswesen KI einhauchen: Was Unternehmen zurückhält und wie der Durchbruch gelingt

Künstliche Intelligenz (KI) verspricht immense Effizienzgewinne im Rechnungswesen – zum Beispiel bei der automatisierten Erkennung von Fehlern oder intelligenten Prognosen. Sie konfrontiert Unternehmen aber auch mit gewissen Schwierigkeiten. Zunächst haben sie die Qual der Wahl, was KI-getriebene Anwendungen angeht. Schließlich reicht die Bandbreite von digitalen Assistenten bis hin zu spezialisierten Tools für Prozessautomatisierung oder die Datenanalyse. Dabei bleibt es jedoch nicht: Ist die Entscheidung erst gefällt, müssen effiziente Implementierungsstrategien definiert werden.

Eine aktuelle Umfrage von Comarch unter mehr als 100 Unternehmensvertretern zeigt: Vielen Unternehmen fällt das merklich schwer:

• 35 % haben erste Berührungspunkte mit KI, aber noch keine strukturierte Herangehensweise,
• 28 % befinden sich in der Evaluierungsphase,
• nur 27 % setzen bereits erste KI-Projekte im Rahmen einer Strategie um,
• und 9% haben KI noch gar nicht aufgegriffen oder wissen nicht, ob dies der Fall ist.

Eine Frage drängt sich auf: Was hemmt die Umsetzung in der Praxis – und wie kann ein strukturierter Einstieg in die KI-Nutzung aussehen? Comarch liefert Impulse dafür, wie Sie Potenziale erkennen und KI gezielt in Ihre Rechnungswesen-Prozesse integrieren können.

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Zwischen Fortschritt und Fragmentierung: Welche Tools werden wirklich genutzt?

Viele Unternehmen haben digitale Werkzeuge im Rechnungswesen etabliert und eine vollständige Liste anzufertigen, würde vermutlich den Rahmen sprengen. Besonders verbreitet sind laut einer Lünendonk-Studie von 2024 (in Zusammenarbeit mit RSM Ebner Stolz) Business-Intelligence-Lösungen und digitale Signaturen. Sie sind bei fast zwei Drittel der Unternehmen im Einsatz. Immerhin jedes dritte Unternehmen nutzt Machine-Learning-Anwendungen mit KI-Funktionen.

Ein wenig suchen muss man Stand heute nach KI-Chatbots wie Comarch ChatERP – sie haben nur bei knapp 10 Prozent Einzug gehalten. Bei Comarch ChatERP handelt es sich um einen generativen KI-Assistenten, der mit speziellem Wissen trainiert wurde, um User bei alltäglichen Aufgaben zu unterstützen – etwa, um die Nutzung spezieller ERP-Funktionen zu erleichtern.

Der vergleichsweise geringe Einsatz von generativen Assistenten zeigt: Die Technologie ist da – doch sie entfaltet ihr Potenzial bislang nur in wenigen Unternehmen. Werfen wir einen Blick auf die Ursachen!

Typische Hürden bei der KI-Implementierung im ERP-System

Die Integration von KI in ERP-Systeme wie Comarch ERP Enterprise bietet enormes Potenzial. Gleichzeitig gilt es, typische Stolperfallen zu erkennen und aktiv zu adressieren:

1. Datenqualität entscheidet über den Erfolg

KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Unvollständige oder fehlerhafte Daten führen zu schlechten Ergebnissen – gerade im Rechnungswesen ein kritisches Risiko. Wer keine saubere Datenbasis hat, läuft Gefahr, dass die KI mehr schadet als nutzt.

2. Fachkräftemangel und Know-how-Defizite

Es fehlt an qualifizierten Mitarbeitenden, die die Systeme verstehen, warten und trainieren können. Gerade bei komplexen Modellen braucht es nicht nur IT-Know-how, sondern auch betriebswirtschaftliches Verständnis.

3. Investitionshürden und Budgetfragen

Die Einführung von KI-Technologien im Unternehmen ist mit initialen Kosten verbunden – für Software, Infrastruktur, Beratung und Schulung. Langfristig kann sich die Investition rechnen, doch viele Entscheider scheuen den Anfangsaufwand.

4. Change-Prozesse und Akzeptanz

Neue Technologien verändern die Arbeitsrealität. Mitarbeitende müssen aktiv eingebunden, Ängste abgebaut und Nutzen klar kommuniziert werden. Ohne begleitendes Change-Management bleiben viele Projekte in der Pilotphase stecken.

5. Rechtliche Anforderungen und Datenschutz

Besonders im Rechnungswesen gelten hohe Anforderungen an Sicherheit und Compliance. Der Zugriff auf sensible Bereiche wie Lohnbuchhaltung oder Steuerdaten muss klar geregelt sein. Unternehmen brauchen hier eindeutige Richtlinien und technische Schutzmaßnahmen.

So gelingt die KI-Einführung im Rechnungswesen

Die erfolgreiche Einführung von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen verlangt mehr als bloße Experimentierfreude – sie braucht Struktur. Unternehmen, die KI nicht nur als Buzzword begreifen, sondern als echten Hebel für Effizienz und Qualität, sollten mit einer klaren Roadmap starten: Bestehende Systeme auf KI-Funktionalität prüfen, gezielt in KI-fähige ERP-Lösungen investieren und neue Potenziale frühzeitig erkennen.

Doch Technologie allein reicht nicht – auch die Datenbasis muss stimmen. Wer KI ernst nimmt, macht Datenpflege zur Führungsaufgabe, sorgt für saubere Strukturen und stärkt die Datenkompetenz im Team. Ebenso entscheidend ist der Faktor Mensch: Nur wenn Mitarbeitende geschult, eingebunden und überzeugt sind, wird das Projekt auch nachhaltig gelingen. Intuitive Tools, transparente Kommunikation und praxisnahe Schulungsformate wie eine „Prompt-Bibliothek“ können dabei helfen.

Letztlich zählt der reale Mehrwert: Statt nur auf Features zu achten, sollten Unternehmen gezielt nützliche Anwendungsfälle prüfen – von der automatisierten Rechnungsprüfung bis zur intelligenten Anomalie-Erkennung. So wird aus KI ein echter Geschäftsvorteil.

Fazit: Planung ist die halbe Miete

KI-Assistenten wie Comarch ChatERP können die Bedienung von ERP-Systemen revolutionieren – durch intuitive Sprachsteuerung, automatisierte Prozesse und intelligente Empfehlungen. Doch damit diese Potenziale ausgereizt werden, braucht es mehr als nur Technologie.

Datenqualität, Fachwissen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden sind weitere entscheidende Stellschrauben für den Erfolg. Wer strategisch plant, Schritt für Schritt vorgeht und den Fokus auf echten Mehrwert legt, kann das Rechnungswesen nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher gestalten.

Tipp: Whitepaper zu KI im Rechnungswesen nicht verpassen!

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• was KI im Rechnungswesen zu leisten imstande ist,
• welche Hürden es im Detail gibt
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