Deutschland gibt zweiten Entwurfsschreiben zu E-Rechnungsanforderungen heraus

Am 25. Juni 2025 hat das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein zweites Entwurfsschreiben veröffentlicht, das sich mit den bevorstehenden Anforderungen zur E-Rechnung befasst. Dieser aktualisierte Entwurf ändert die Umsatzsteuer-Anwendungserlasse (UStAE) und gibt zusätzliche Leitlinien, um Unternehmen bei der Vorbereitung auf die ab dem 1. Januar 2025 geltenden verpflichtenden elektronischen Rechnungsregeln zu unterstützen. Der Entwurf steht im Rahmen von Branchenverbänden zur Konsultation und Rückmeldung offen.

Hintergrund und Umfang

Dieser zweite Entwurf folgt auf Konsultationen mit Bundes- und Landesfinanzbehörden. In Anerkennung der gesamtwirtschaftlichen Bedeutung hat das BMF das Dokument öffentlich zugänglich gemacht und an Branchenverbände zur Stellungnahme verteilt. Interessierte Stakeholder werden gebeten, über ihre jeweiligen Verbände Stellungnahmen einzureichen.

Anforderungen an E-Rechnungs-Compliance und Validierung

Formatierungsfehler können dazu führen, dass eine E-Rechnung in eine „andere Rechnung“ umgestuft wird und somit nicht mehr konform ist. Ebenso wird eine Rechnung als ungültig betrachtet, wenn erforderliche Daten im strukturierten Teil fehlen. Es genügt nicht, Pflichtinformationen lediglich als Anhang bereitzustellen.

Zur Korrektur einer Rechnung muss diese im gleichen Format erfolgen wie das Original (z. B. als digitale Gutschrift). Eine E-Rechnung darf demnach nur durch eine weitere E-Rechnung korrigiert werden.

Um die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931 sicherzustellen, empfiehlt das BMF den Einsatz von Validierungstools.

Befreiungen und Zustimmungserfordernisse

Die Verpflichtung gilt nicht für kleinstwertige Rechnungen (unter 250 €), Fahrscheine oder Rechnungen von Kleinunternehmern. In diesen Fällen können E-Rechnungen auch ohne vorherige Zustimmung des Empfängers eingesetzt werden. Hingegen benötigen B2C-Rechnungen die ausdrückliche vorherige Zustimmung des Verbrauchers.

Archivierungspflichten

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss unverändert in seiner Originalform für mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Unternehmen müssen während dieser Aufbewahrungsfrist die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten – entweder durch interne Kontrollen oder durch den Einsatz sicherer Technologien wie elektronische Signaturen oder EDI.

Überarbeitungen der Umsatzsteuer-Anwendungserlasse

• Klarere Definitionen: Die Terminologie wurde überarbeitet, um klar zwischen elektronischen Rechnungen und „anderen Rechnungen“, strukturierten Formaten und EU-Standards zu unterscheiden.
• Erweiterte E-Rechnungs-Pflichten: Verschiedene Bestimmungen beinhalten nun ausdrücklich auch verpflichtende E-Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit Immobilien, Gutschriften und Rechnungsberichtigungen.
• Anforderungen bei hybriden Rechnungen: Bei Rechnungen, die sowohl ein visuelles Element (z. B. PDF) als auch strukturierte Daten (z. B. XML) enthalten, müssen die Informationen in beiden Teilen identisch sein.
• Vorsteuerabzug: Steuerabzüge sind nur für vollständig gesetzeskonforme Rechnungen gemäß den Artikeln 14 und 14a des deutschen Umsatzsteuergesetzes zulässig.

Sonderregelungen

Der Entwurf behandelt darüber hinaus auch komplexere Sachverhalte, z. B. Verfahren bei Insolvenz und Eigentumsgemeinschaften. Er enthält Regeln zur Korrektur und Ersetzung von Rechnungen, unter Berücksichtigung von notarielle Dienstleistungen und Finanzinstitutionen.

Die Leitlinien dieses Entwurfs gelten für alle ab dem 1. Januar 2025 durchgeführten Geschäfte. Eine endgültige Version des BMF-Schreibens wird im vierten Quartal 2025 erwartet, nach Abschluss des Konsultationsverfahrens.