Deutschland aktualisiert GoBD-Regeln zur Berücksichtigung der verpflichtenden E-Rechnung
Am 14. Juli 2025 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die zweite Änderung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Änderung, die sofort in Kraft trat, passt die GoBD an das verpflichtende B2B-E-Rechnungsregime in Deutschland an, das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist.
Wesentliche Änderungen der GoBD
Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten
- Für E-Rechnungen, die gemäß § 14 Abs. 1 UStG ausgestellt wurden, reicht die Archivierung der strukturierten Datenkomponente (z. B. XML-Datei) aus, sofern alle GoBD-Anforderungen erfüllt sind.
- Eine menschenlesbare Kopie (z. B. PDF) muss nur dann aufbewahrt werden, wenn sie zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält, die nicht in den strukturierten Daten enthalten sind.
- Eingehende elektronische Dokumente müssen im empfangenen Format aufbewahrt werden (z. B. Rechnungen als XML, Kontoauszüge als PDF oder Bilddateien).
- Für strukturierte Datensätze ist Inhaltskonformität erforderlich, nicht jedoch visuelle Konformität.
- Formatkonvertierungen sind zulässig, jedoch muss das ursprüngliche strukturierte Datenformat erhalten bleiben. Wenn zusätzliche Informationen extrahiert werden (z. B. durch OCR), müssen auch die korrigierten Daten aufbewahrt werden.
Hybride Rechnungen
- Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD muss die PDF-Komponente nur archiviert werden, wenn sie abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält, wie z. B. Buchungsvermerke oder elektronische Signaturen.
Zahlungsabwicklungsnachweise
- Technische Nachweise, die von Zahlungsdienstleistern erstellt werden (z. B. Protokolle), müssen nicht aufbewahrt werden, es sei denn, sie werden als Buchungsbeleg verwendet, stellen den einzigen Abrechnungsnachweis mit dem Dienstleister dar oder sind das einzige Unterscheidungsmerkmal zwischen Bar- und unbaren Zahlungen.
Geschäftskorrespondenz
- Elektronische Geschäftsbriefe und buchführungsrelevante Dokumente müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden.
Prüfungen und Datenzugriff
- Die Finanzbehörden können eine maschinenlesbare Auswertung der aufbewahrten Daten verlangen oder diese durch einen beauftragten Dritten durchführen lassen. Steuerpflichtige müssen die Daten in einem verarbeitbaren Exportformat bereitstellen oder einen Lesezugriff gewähren.
Mehrwertsteuerbezogene Änderungen
Parallel zur GoBD-Aktualisierung hat Deutschland auch seine Anforderungen zur Rechnungsstellung und Archivierung im Umsatzsteuerrecht angepasst:
Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im strukturierten XML-Format für B2B-Transaktionen verpflichtend und gilt als gesetzlicher Beleg. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
Zudem wurden überarbeitete Regelungen zu Gutschriften eingeführt (in Kraft ab dem 6. Dezember 2024), wonach eine Gutschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer, die von einem Nichtunternehmer erstellt wurde, eine unrechtmäßige Steuerschuld auslösen kann, sofern der Empfänger nicht umgehend widerspricht.
Es gibt noch mehr, das Sie über E-Rechnungen in Deutschland wissen sollten – erfahren Sie mehr über die neuen und kommenden Vorschriften:
