KI-Funktionen im Kontext des verpflichtenden Rechnungsaustauschs

Im Januar veranstaltete Comarch ein Webinar mit dem Titel „Globale E-Invoicing-Vorgaben – Trends, Strategien & wichtige Fristen“. In diesem Artikel fassen wir einige der wichtigsten Punkte zusammen, die unsere Referenten zur Rolle von Künstlicher Intelligenz (KI) und ihrem Einfluss auf den Bereich des elektronischen Rechnungsaustauschs gemacht haben.

Wie im „Global E-Invoicing and Tax Compliance“-Bericht von Billentis prognostiziert wurde, sollte der Markt im Jahr 2024 etwa 560 Milliarden Rechnungen verarbeiten. Der E-Invoicing-Markt wächst rasant. Der derzeitige Marktwert liegt bei 8,9 Milliarden US-Dollar und soll bis 2028 auf rund 23,7 Milliarden US-Dollar steigen. Und mit diesem Wachstum schreitet auch die Technologie voran. Insbesondere die Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine zunehmend entscheidende Rolle in der E-Invoicing Branche, indem sie innovative Lösungen bietet, um Prozesse zu optimieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Doch wie genau wird KI im verpflichtenden Rechnungsaustausch eingesetzt? Sehen wir uns die wichtigsten – und vielversprechendsten – Anwendungsfälle an.

1. Vereinfachung und Automatisierung mühsamer, repetitiver Aufgaben

Eine der wertvollsten Stärken der KI liegt in ihrer Fähigkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren – besonders solche, die arbeitsintensiv sind und anfällig für menschliche Fehler. Im Kontext von verpflichtendem E-Invoicing bedeutet das vor allem die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.

Zentrale Anwendungen:

• Compliance-Prüfung: KI kann Rechnungen automatisch mit den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben abgleichen, um sicherzustellen, dass sie den lokalen Vorschriften entsprechen. Das reduziert das Risiko von Verstößen und damit verbundene Bußgelder.
  
• Standardisierung: Durch die automatisierte Formatierung und Kategorisierung von Rechnungen gewährleistet KI die Einhaltung spezifischer Standards, die in unterschiedlichen Ländern erforderlich sind.
  
• Fehlererkennung: Machine-Learning-Algorithmen erkennen Unstimmigkeiten oder potenzielle Fehler in Rechnungsdaten – etwa nicht übereinstimmende Beträge oder fehlende Angaben – und lösen rechtzeitige Korrekturmaßnahmen aus.
   

2. Verbesserung der Datenerfassung mit KI-Technologien

Die präzise Datenextraktion ist ein zentraler Bestandteil eines funktionierenden E-Invoicing-Systems. Traditionelle Verfahren wie OCR (Optical Character Recognition) werden schon lange genutzt, um Informationen aus papierbasierten oder digitalen Rechnungen zu extrahieren. Ihre Grenzen im Umgang mit unstrukturierten Daten führen jedoch dazu, dass zunehmend KI-basierte Methoden zum Einsatz kommen.

Erweiterte Funktionen:

• Maschinelles Lernen für unstrukturierte Daten: Im Gegensatz zur OCR, die bei unklaren Layouts oft scheitert, sind ML-Modelle in der Lage, Informationen auch aus unstrukturierten Formaten wie PDF-Rechnungen oder handschriftlichen Notizen präzise zu extrahieren.
  
• Textanalyse und Computer Vision: Diese Technologien analysieren Muster in Rechnungsformaten und erkennen relevante Informationen wie Steuersätze, Lieferantendaten oder Zahlungsbedingungen.

Vorteile:

• Höhere Genauigkeit: Im Vergleich zu klassischen OCR-Systemen liefern ML-Modelle deutlich bessere Ergebnisse – besonders bei unterschiedlich formatierten Rechnungen.
• Effizienzsteigerung: KI-gestützte Datenerfassung minimiert manuelle Eingriffe, beschleunigt Prozesse und reduziert Fehler.
  
• Skalierbarkeit: Unternehmen mit vielfältigen Rechnungsformaten in mehreren Ländern profitieren von der Anpassungsfähigkeit der KI an verschiedene Sprachen und Layouts.

3. Generative KI und intelligente Chatbots

Ein weiterer Weg, wie KI den Bereich des E-Invoicing verändert, liegt in der Nutzung von Generativer KI (Gen AI) – ein transformatives Werkzeug, das über klassische Datenverarbeitung hinausgeht und proaktive Kommunikation sowie Entscheidungsunterstützung ermöglicht.

Wie funktioniert das?

• Chatbots und KI-Copiloten: Mit Gen AI ausgestattete Chatbots können in Echtzeit einfache Fragen zur Compliance beantworten. Zum Beispiel:
  Angabe von Fristen zu kommenden E-Invoicing-Vorgaben in bestimmten Ländern wie Deutschland, Frankreich oder Singapur.
  Erklärung regionaler Anforderungen, etwa zu Rechnungsformaten oder Aufbewahrungsrichtlinien.
  
• Kosteneffizienter Support: Durch die Automatisierung einfacher Rückfragen verringert Gen AI die Abhängigkeit von menschlichen Experten – und senkt die Betriebskosten.
  
• Lernfähigkeit: Solche Systeme verbessern sich kontinuierlich durch Interaktion mit Nutzern und können im Laufe der Zeit auch komplexere Anfragen bearbeiten.
  Anwendungsbeispiel:

Ein Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, muss diverse Fristen und Vorschriften im Blick behalten. Statt regelmäßig die Compliance-Abteilung zu konsultieren, kann ein KI-Chatbot mit Gen AI sofortige Antworten liefern – und so eine zeitgerechte Einhaltung sicherstellen, ohne Ressourcen zu belasten.

Mit KI durch Komplexität navigieren

Der Einsatz von KI im Bereich des verpflichtenden Rechnungsaustauschs geht weit über einzelne Funktionen hinaus – sie hilft Unternehmen dabei, die wachsende Komplexität regulatorischer Anforderungen zu bewältigen:

• Verständnis regionaler Unterschiede: Regionen wie Lateinamerika, Europa oder der APAC-Raum stellen jeweils eigene Herausforderungen dar. KI-Tools lassen sich an diese Unterschiede anpassen und bieten maßgeschneiderte Lösungen unter Berücksichtigung lokaler Gesetze, Sprachen und technischer Standards.
  
• Reaktion auf neue Vorgaben: KI-gestützte Systeme können gesetzliche Änderungen in Echtzeit verfolgen und Prozesse automatisch anpassen, damit Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleiben.
  
• Grenzüberschreitende Skalierbarkeit: Global agierende Unternehmen profitieren von der Fähigkeit der KI, Prozesse zu standardisieren und zugleich regionale Anforderungen zu berücksichtigen – ein entscheidender Vorteil für den internationalen Rechnungsaustausch.

Fazit

Künstliche Intelligenz ist zu einem unverzichtbaren Partner im Bereich der verpflichtenden E-Rechnungen geworden.

Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben, die verbesserte Datenerfassung und den Einsatz von Gen AI für Echtzeitsupport können Unternehmen komplexe EDI Compliance-Anforderungen effizienter und präziser erfüllen.

Da sich gesetzliche Vorgaben weltweit stetig weiterentwickeln, werden jene Unternehmen, die auf KI-gestützte Strategien setzen, besser gerüstet sein, regulatorische Komplexität zu meistern, ihre Prozesse zu optimieren – und nachhaltig zu wachsen.