E-Invoicing 2025: Trends und Herausforderungen im Kontext gesetzlicher Anforderungen

E-Invoicing verändert die globalen Geschäftspraktiken grundlegend. Während immer mehr Länder gesetzliche Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung einführen, erschwert die Vielfalt an regulatorischen Anforderungen Unternehmen die rechtssichere Umsetzung. Genau dieses Thema wurde im Comarch-Webinar „Globale E-Invoicing-Vorgaben – Trends, Strategien & wichtige Fristen“ beleuchtet. Unsere E-Invoicing-Experten erläuterten die neuesten Entwicklungen und zeigten auf, was sie für Unternehmen in der Praxis bedeuten.
In diesem Beitrag fassen wir die zentralen Erkenntnisse kompakt für Sie zusammen.

Aktuelle Entwicklungen im Bereich E-Invoicing – Trends und Tendenzen

1. Pandemie als Digitalisierungsturbo

Die COVID-19-Pandemie wirkte wie ein Beschleuniger für die digitale Transformation von Geschäftsprozessen – auch im Bereich Rechnungsstellung. Laut Europäischer Kommission beschleunigten pandemiebedingte Störungen den Umstieg auf digitale Dienstleistungen erheblich. Seit 2020 wurden weltweit jährlich rund 14–15 neue E-Invoicing-Mandate eingeführt – ein deutliches Zeichen für die Dynamik des Wandels.

2. Betrugsbekämpfung und Steuertransparenz

Elektronische Rechnungen liefern strukturierte, maschinenlesbare Daten, wodurch Transaktionsflüsse nachvollziehbar werden. Dies hilft Regierungen weltweit, Steuerbetrug einzudämmen, Einnahmen effizienter zu erfassen und das Vertrauen in die Finanzverwaltung zu stärken.

3. Digitalisierungsinitiativen der Behörden

Initiativen wie das OECD-Programm „Tax Administration 3.1“ treiben die Modernisierung von Steuerverwaltungen voran. Sie verpflichten Unternehmen zur Einführung von E-Invoicing, um internationalen Standards gerecht zu werden und Compliance sicherzustellen.

4. Harmonisierung innerhalb Europas

Projekte wie „VAT in the Digital Age (VIDA )” sollen die Umsatzsteuerregelungen innerhalb der EU vereinheitlichen. Die Umsetzung verläuft jedoch schrittweise – greifbare Fortschritte werden in den nächsten fünf bis zehn Jahren erwartet. Dennoch setzen immer mehr Länder nationale E-Rechnungs-Pflichten um, um langfristig einen einheitlichen europäischen Rechtsrahmen zu etablieren.

Herausforderungen bei der Umsetzung von E-Invoicing-Vorgaben

1. Fragmentierte Systemlandschaften

E-Invoicing betrifft zahlreiche Unternehmensbereiche – von Beschaffung über Buchhaltung bis zu ERP- und Banking-Systemen. Fehlende Systemintegration führt zu Medienbrüchen, Dateninkonsistenzen und Verzögerungen bei der Umsetzung von EDI Compliance-Anforderungen.

2. Niedrige digitale Reife

Viele Unternehmen verlassen sich noch auf manuelle Prozesse, insbesondere Excel-Tabellen. Diese Arbeitsweise ist fehleranfällig und ineffizient – der Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung bleibt dabei oft ungenutzt. Unternehmen müssen einerseits ihre IT-Systeme modernisieren, andererseits ihre Mitarbeiter weiterbilden.

3. Unterschiedliche gesetzliche Vorgaben

Ein zentraler Compliance-Hemmschuh ist die regulatorische Fragmentierung:

Jedes Land hat eigene Anforderungen an E-Rechnungsformate, Signaturen, Archivierung und Meldefristen.
In Europa erfolgen Einführungen zeitlich versetzt und auf unterschiedlichen Plattformen.
In Lateinamerika und APAC erschweren technische Infrastrukturen und sprachliche sowie rechtliche Unterschiede die Umsetzung.

4. Regionale Besonderheiten

• Europa: Unterschiedliche Archivierungs-, Format- und Plattformstandards behindern die Harmonisierung.
  Lateinamerika: Obwohl Brasilien, Mexiko und Argentinien Vorreiter bei E-Invoicing sind, existieren auch hier abweichende technische Spezifikationen.
• APAC: Die Region weist über 50 Länder mit individuellen Standards auf – Compliance ist für international tätige Unternehmen entsprechend aufwendig.

5. Stufenweise Einführung gesetzlicher Pflichten

Einige Länder setzen auf eine schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht:

Strategien für Unternehmen: So gelingt der Umstieg auf E-Invoicing

Trotz der komplexen Ausgangslage bietet E-Invoicing entscheidende Vorteile in puncto Effizienz, Steuertransparenz und Automatisierung. Folgende Maßnahmen helfen beim erfolgreichen Umstieg:

• Technologieinvestitionen: Wählen Sie skalierbare und integrationsfähige E-Invoicing-Lösungen, die internationale Anforderungen abdecken.
• Know-how aufbauen: Schulen Sie Ihre Teams im Umgang mit neuen Plattformen und Abläufen.
• Dialog mit Behörden: Nehmen Sie aktiv an Pilotprojekten und Fachdialogen teil, um frühzeitig informiert zu sein.
• Dienstleister einbinden: Arbeiten Sie mit erfahrenen Providern wie z. B. PDPs in Frankreich zusammen, um Aufwand und Risiken zu minimieren.
• Globale Entwicklungen verfolgen: Behalten Sie Gesetzesinitiativen und Standards auf internationalen Märkten im Blick, um rechtzeitig reagieren zu können.

Fazit: E-Invoicing als Schlüssel zur digitalen Transformation

E-Invoicing ist mehr als nur ein Compliance-Thema – es ist ein Meilenstein auf dem Weg zur vollständig digitalisierten, transparenten und effizienten Unternehmensführung. Zwar ist die Umsetzung mit technischen, regulatorischen und organisatorischen Herausforderungen verbunden, doch wer frühzeitig handelt, kann nicht nur Risiken minimieren, sondern auch strategische Vorteile sichern.