Geschäftsprozesse mit Comarch BPM automatisieren und digitalisieren
Optimieren Sie jetzt Ihre betrieblichen Abläufe durch automatisiertes Prozessmanagement und einen vollständig digitalen Dokumentenumlauf. Die flexible Prozesskonfiguration der integrierten Low-Code-Plattform Comarch BPM (Business Process Management) ermöglicht eine einfache Anpassung des Systems an unternehmensspezifische Anforderungen. Unter Verwendung mobiler Geräte sind außerdem sämtliche Dokumente und Aufgaben jederzeit griffbereit und von jedem beliebigen Ort aus abrufbar. Papierausdrucke und unklare Prozeduren sind somit passé – dank Comarch BPM wird die Arbeit in Ihrem Unternehmen spürbar effizienter.
Flexibel und bereichsübergreifend automatisieren mit Comarch Business Process Management
Comarch BPM kombiniert leistungsfähige Prozessautomatisierung mit klassischen Archivierungsfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Die Prozessmanagement-Plattform optimiert so den Dokumentenumlauf und steigert die Effizienz zahlreicher weiterer Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
Dank des flexiblen Systems ist es möglich, sowohl Standardprozesse im Bereich Dokumentenumlauf zu unterstützen als auch unternehmensspezifische Geschäftsprozesse abzuwickeln, sodass Abläufe über mehrere Unternehmensbereiche hinweg mittels eines einzigen Systems optimiert werden.
Mobiler Zugriff
Erhalten Sie Zugriff auf Dokumente von jedem beliebigen Ort aus über mobile Anwendungen, Desktop-Anwendungen und einen Webbrowser.
Benachrichtigungen
Zeitkontrolle
Verbessern Sie die Effizienz der Prozessausführung durch Festlegung von Ausführungsfristen, automatische Eskalation und Berichterstattung.
Low-Code-Plattform
Zusammenarbeit mit ERP
OCR
Automatisieren Sie den Rechnungseingabeprozess unter Verwendung der optischen Zeichenerkennung Comarch OCR.
Elektronisches Archiv
Vermeiden Sie Dokumentenverluste, indem Sie Papierdokumente durch ein elektronisches Archiv mit vollständigem Zugriff auf Scans und Anhänge ablösen.
Genehmigungspfade
Legen Sie individuelle Schemata für den Dokumentenumlauf fest – mit der Option zur Eingabe von Geschäftsregeln sowie von Systemvorschlägen bezüglich nachfolgender Schritte.
Prozesshistorie
Erhalten Sie Zugriff auf umfassende prozessbezogene Informationen: zuständige Personen, Ausführungsfristen, Kommentare und vollständige Daten.Elektronischer Dokumentenumlauf und Geschäftsprozesse mit Comarch BPM
Unabhängig vom Umfang bzw. von der Art der Geschäftstätigkeit ist jedes Unternehmen auf ein effizientes Prozess- und Dokumentenmanagement angewiesen. Diese beiden Bereiche lassen sich mit den leistungsfähigen Funktionen von Comarch BPM digitalisieren. So kann der papierbasierte Dokumentenumlauf abgelöst werden – genau wie auch das zeitfressende E-Mail- oder Excel-Pingpong im Geschäftsalltag. Zusätzlich optimiert Comarch BPM verschiedene Aufgaben, die mit der Eingabe, Beschreibung oder Genehmigung von Rechnungen, Verträgen oder anderen Schriftstücken zusammenhängen.
Digitales Dokumentenarchiv
Von einer effektiven Digitalisierung kann nur gesprochen werden, wenn es möglich ist, Dokumente in digitaler Form zu katalogisieren, zu archivieren und zu durchsuchen. Und das möglichst unkompliziert und schnell, schließlich müssen große Mengen an Dokumenten gemanagt werden. Dank Comarch BPM in Verbindung mit dem Repository-Modul ist es möglich, diese Anforderungen zu erfüllen und von der Speicherung von Dokumenten in Papierform auf eine elektronische Version umzustellen, was einen effizienten Betrieb und ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet.
Geschäftsbereiche, die durch Comarch BPM optimiert werden können:
- Finanzbuchhaltung
Kostenerfassung und -genehmigung zählen zu den Bereichen, die in Unternehmen am häufigsten digitalisiert werden. So sind Ausgabenkontrolle sowie schnelle Zahlungsabwicklung für jedes Unternehmen von essenzieller Bedeutung und sollen durch das Dokumentenmanagementsystem unterstützt werden. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
- Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Erfassung von Bedarfsmeldungen
- Genehmigung von Zahlungen
- Abrechnung von Dienstreisen
- Genehmigung von Zulagen und Boni
- Personalwesen
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Dank der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen in der Lohnbuchhaltung lassen sich u. a. Mitarbeiteranträge schnell und einfach bearbeiten, ohne dass sich dabei Papierdokumente anhäufen. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen
- Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
- Anmeldung zu Schulungen
- Vornahme periodischer Mitarbeiterbewertungen
- Erfassung von Arbeitsverträgen
- Administration
Die geordnete Erfassung eingehender Dokumente, mitunter auch für interne Zwecke, stellt Unternehmen häufig vor große Herausforderungen. Durch die Digitalisierung dieses Bereichs mit Hilfe von Comarch BPM lassen sich zahlreiche Prozesse elektronisch verwalten und Dokumentenverluste bzw. Verzögerungen bei der Dokumentenbearbeitung vermeiden. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
- Umlauf der eingehenden/ausgehenden Korrespondenz
- Führung eines Vertragsregisters
- Verwaltung von Vollmachten
- Bearbeitung von Vorstandsanträgen
- Fuhrparkverwaltung
- IT
In der IT-Abteilung lassen sich mit einer BPM-Lösung die Kommunikation vereinheitlichen und die Request-Bearbeitung vollständig kontrollieren. In diesem Bereich werden unter anderem folgende Prozesse abgewickelt:
- Erfassung von Anfragen im BPM-System
- Rechtevergabe
- Ausführung von Hardwarebestellungen
- Verwaltung von Systemänderungen
- Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement, unabhängig davon, ob es sich um die Fertigung von Produkten, Erbringung von Dienstleistungen oder internen Prozesse handelt, ist für jedes Unternehmen enorm wichtig. Grundsteine dafür sind verlässliche Aufzeichnungen und die Fähigkeit, sich schnell an Änderungen anpassen zu können. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
- Einsatz von Rationalisierungsanwendungen Berichte über Korrektur-/Präventionsmaßnahmen
- Erstellung des 8D-Reports
- Qualitätskontrolle für Produkte
- Sonstige Bereiche
Dank der Flexibilität von Comarch Business Process Management lassen sich beliebige individuelle Abläufe für Dokumente und Prozesse definieren, sodass neben den Standardprozessen, wie bspw. dem Rechnungsumlauf, auch unternehmensspezifische Aufgaben im Rahmen einer einzigen Plattform umgesetzt werden können. Beispiele für solche Prozesse sind:
- Produktmanagement
- Festlegung von Kreditlimits
- Lieferantenbewertung
- Bearbeitung von Serviceanfragen
Workflow Management mittels der Low-Code-Plattform
Die Low-Code-Plattform Comarch BPM dient der einfachen und flexiblen Erstellung von Geschäftsprozessen, mit denen sich zahlreiche Unternehmensbereiche digitalisieren lassen. Mit Hilfe des integrierten grafischen Konfigurators können diese Prozesse verwaltet werden, ohne dass dafür spezielle Programmierkenntnisse erforderlich sind. Dank dieses Tools ist es möglich, das DMS-System eigenständig zu erweitern sowie neue, auf individuelle Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentenumläufe zu konzipieren und einzuführen.
Jeder Prozess setzt sich aus einem Schema und einer beliebig definierbaren Umlaufkarte zusammen, die unterschiedliche Felder enthält. Diese werden in den einzelnen Bearbeitungsstufen während des Dokumentenumlaufs im Unternehmen entweder manuell oder automatisch ergänzt. Die Erstellung eines Pfads für den Informationsaustausch und die Erteilung von Genehmigungen erfolgt per Drag and Drop und durch die Verknüpfung einzelner Schritte. Bei jeder Prozessphase kann festgelegt werden, welche Daten sichtbar oder erforderlich sein sollen und welche Bedingungen erfüllt werden müssen, damit der Prozess in die nächste Phase befördert wird. So lassen sich unternehmensinterne Regeln wie eine Genehmigungsmatrix und beliebige dokumentenbezogene Abläufe im System abbilden.
Integration von BPM- und ERP-Systemen
Das elektronische Dokumentenmanagement wird häufig als Erweiterung eines bereits bestehenden ERP-Systems eingesetzt. So kann Comarch BPM sowohl die Standardprozesse ergänzen als auch die Arbeit in den Bereichen, die über den gewöhnlichen Umfang eines ERP-Systems hinausgehen, unterstützen, ohne dass dafür weitere spezielle Systeme angeschafft werden müssen.
Die Lösung Comarch BPM gehört zum Comarch ERP 5.0 Produktportfolio und ist standardmäßig auf die Zusammenarbeit mit Comarch ERP Enterprise ausgelegt. Da die jeweiligen Module online zusammenarbeiten, entfallen langwierige Installationen, Konfigurationen oder Datensynchronisierungen. Durch die Verwendung derselben Datenwörterbücher wie des Geschäftspartner- oder Artikelstamms einerseits und durch die Übermittlung verarbeiteter Dokumente in das ERP-System andererseits wird die Datenkongruenz sichergestellt und Duplizierung oder mehrfache Eingabe von Informationen vermieden. Dank der weitgehenden Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Zusammenarbeit zwischen BPM und ERP einfach erweitern.
In der Standalone-Version kann Comarch BPM auch mit Lösungen externer Anbieter integriert werden.
Schnellere Eingabe von Rechnungsdaten dank OCR
Die Funktion Comarch OCR optimiert die Rechnungseingabe in Comarch BPM, indem die Dokumentendaten automatisch ausgelesen und unter Einsatz von Machine Learning und Künstlicher Intelligenz in Umlauf gebracht werden. Das bedeutet eine schnellere Eingabe und eine geringere Fehlerquote.
Der große Vorteil von Comarch BPM besteht darin, unabhängig von der Art und Weise, in der die jeweilige Rechnung übermittelt worden ist, Funktionen zur Rechnungsverarbeitung bereitzustellen:
- Automatische Übernahme eingescannter Dokumente aus Verzeichnissen
- Direkte Verbindung mit dem Scanner
- Übernahme der Anhänge aus E-Mail-Nachrichten
- Datenverarbeitung anhand von Bildern, die über eine mobile Anwendung erstellt wurden
Mobiler Dokumentenumlauf
Dank Comarch BPM lassen sich von jedem beliebigen Ort aus Firmendokumente verarbeiten und Aufgaben erledigen, was die Prozesse beschleunigt. Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter sich in einem Büro, im Homeoffice oder auf Dienstreise im Zug befindet, erhält er dank des Systems einen kontinuierlichen Zugriff auf Informationen und kann seine Arbeit über eines der folgenden Programme verrichten:
- Desktop-Anwendung
- Webbrowser
- iOS-Anwendung
- Android-Anwendung
Dank der vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten können Personen, die für die Ausführung des jeweiligen Prozessschrittes zuständig sind, Dokumente genehmigen oder ablehnen, erforderliche Daten ergänzen und neue Dokumente erfassen – unabhängig vom verwendeten Gerät.
Analyse der umgesetzten Prozesse
Die Angaben zu aktuellen und archivierten Dokumenten und Aufgaben sind für die Systemnutzer über eine übersichtliche Dokumentenliste abrufbar. Dank des integrierten Reporting-Moduls können die Daten in Form von Tabellen oder Diagrammen dargestellt werden. Auf diese Art und Weise lassen sich sehr spezifische Sachverhalte, aber auch umfassende Datenbestände analysieren.
Mittels der Standardberichte sind Informationen zu überfälligen Aufgaben oder über die Dokumentenanzahl abrufbar und nach Mitarbeitern oder Bearbeitungsstufen unterteilbar. Zudem verfügt das System über einen integrierten Berichtsassistenten, mit dessen Hilfe individuelle Berichte – zum Beispiel zu offenen Rechnungen vom Vormonat für die Umsatzsteuerberechnung - erstellt werden können.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Comarch BPM ermöglicht die Optimierung und Automatisierung der Arbeitsvorgänge im elektronischen Dokumenten- und Prozessfluss. Dieser erstreckt sich von der automatischen Rechnungseingabe und Datenergänzung mittels Comarch OCR, über KI-basierte Vorschläge für die nächsten Prozessschritte, bis hin zur automatischen Übergabe der Dokumente in die nächsten Bearbeitungsphasen.
Die weitreichenden und flexiblen Funktionen und die Anwendung unternehmensinterner Regeln tragen dazu bei, dass nur erforderliche Maßnahmen im System ausgeführt und unnötige Schritte ausgelassen werden.
Die Staatliche Porzellan-Manufaktur Meissen GmbH hat ein umfangreiches Projekt zur Digitalisierung ihres über 300 Jahre alten Unternehmens realisiert. Die Einführung von Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise erfolgte innerhalb von acht Monaten. Beide Lösungen gingen im Januar 2020 erfolgreich in der Manufaktur live. Mit Comarch BPM folgt nun ein umfassendes Dokumentenmanagement.
Zur Sicherstellung des internationalen Erfolgs des Pharmaunternehmens Olimp Labs mussten zahlreiche Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu gehörte vor allem die Einführung effizienter Managementlösungen im IT-Bereich. Hier setzte das Unternehmen auf die Unterstützung von Comarch ERP und der mit diesem System integrierten Anwendung Comarch BPM. Dank dieser Kombilösung lassen sich die innenbetrieblichen Geschäftsprozesse und der Dokumentenumlauf deutlich effizienter verwalten.
Die Firma Cerrad verdankt ihren Markterfolg einer durch Investitionen in die Infrastruktur und Technologie konsequent umgesetzten Entwicklungsstrategie. Ein Beispiel für den technologischen Ausbau ist die Einführung von Comarch BPM, ein Werkzeug für die einfache Modellierung verschiedener Arten von Abläufen in den Bereichen Belegfluss und Prozesse. Seine Einsatzbereiche bei Cerrad umfassen zum Beispiel Finanzen, Personal und Verwaltung, die Organisation von Dokumenten und Nachverfolgung ihres Änderungsstands sowie Angaben zum Freigabebedarf durch den für die Dokumentation zuständigen Mitarbeiter.
Prüfung und Zertifizierung nach IDW PS 880-Standard
Comarch BPM wurde einem Audit unterzogen, dessen Ergebnis ein umfassender Bericht ist, der beschreibt, inwieweit das System die streng definierten und hohen Anforderungen des IDW PS 880-Standards erfüllt. IDW PS 880 zählt zu den bekanntesten Standards für die Prüfung von Software im Hinblick auf die Sicherheit der Dokumentenablage.