Polen veröffentlicht neuen Entwurf zur Regelung der Nutzung von KSeF
Am 1. September 2025 veröffentlichte das polnische Finanzministerium einen aktualisierten Gesetzesentwurf zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF). Diese Version ändert den zuvor eingeführten Kernrahmen nicht, bietet jedoch klarere Definitionen, ausführlichere Erklärungen und technische Verfeinerungen.
Wichtigste Klarstellungen
- KSeF-Zertifikate: Zertifikate können für bis zu zwei Jahre ausgestellt werden, mit der Möglichkeit zur Verlängerung. Sie dienen sowohl der Authentifizierung im System als auch zur Bestätigung der Echtheit und Integrität der Rechnung über QR-Codes. Steuerpflichtige, die sich bis zum 31. Dezember 2025 mit einem Token authentifizieren, müssen eine andere Methode – wie ein qualifiziertes elektronisches Siegel – verwenden, um ein Zertifikat zu erzeugen.
- QR-Codes: Strukturierte Rechnungen, die innerhalb von KSeF ausgestellt werden, und solche, die offline erstellt werden, müssen QR-Codes enthalten. Im Offline-Modus sind zwei Codes erforderlich: ein Zugriffs-QR-Code und ein Zertifikats-QR-Code. Wenn eine Rechnung vor der Übermittlung an KSeF weitergegeben wird, müssen beide Codes enthalten sein; wenn sie danach weitergegeben wird, ist nur der Zugriffs-QR-Code erforderlich.
- Anhänge: Eine klarere Definition beschränkt Anhänge auf Daten gemäß Artikel 106e(1) des Mehrwertsteuergesetzes, insbesondere wenn Rechnungen komplexe Details wie Maßeinheiten, Mengen oder Nettopreise enthalten. Andernfalls kann das Recht zur Ausstellung von Rechnungen mit Anhängen entzogen werden. Der Meldeprozess zur Ausstellung solcher Rechnungen wurde ebenfalls präzisiert. Anhänge werden ein integraler Bestandteil der strukturierten XML-Rechnung sein. KSeF akzeptiert keine unstrukturierten Dateien wie PDF oder JPG als Anhänge.
Der Gesetzesentwurf befindet sich weiterhin im Konsultationsstadium innerhalb des Finanzministeriums und ist noch nicht in Kraft getreten. Eine aktualisierte FAQ zu KSeF wurde ebenfalls veröffentlicht, um Unternehmen bei der Vorbereitung auf die bevorstehenden Anforderungen zu unterstützen.
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