Gestalten Sie die Zukunft effizienter #3: Optimieren Sie AP-/AR-Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen kann den Betrieb verlangsamen und das Fehlerrisiko erhöhen – insbesondere dann, wenn kein strukturiertes System vorhanden ist. Wenn eingehende und ausgehende Rechnungen nicht ordnungsgemäß geprüft werden, drohen Zahlungs­verzögerungen, Compliance-Probleme und vermeidbare Kosten. Comarchs e-Invoicing-Plattform automatisiert wichtige Validierungs- und Freigabeaufgaben, wodurch Verzögerungen beseitigt und Verarbeitungsfehler reduziert werden. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Funktionen beleuchten, die dies ermöglichen.

 
Herausforderungen in AP-/AR-Prozessen

Die Verarbeitung großer Mengen an Rechnungen bringt wiederkehrende Probleme mit sich, die die Effizienz und Compliance erheblich beeinträchtigen können:

• Sicherstellung der Dokumentengenauigkeit: Rechnungen müssen sowohl rechtlichen als auch internen Anforderungen entsprechen. Fehlende oder fehlerhafte Daten können Zahlungen blockieren oder Compliance-Risiken verursachen.
• Vermeidung von Verzögerungen: Nicht geprüfte Dokumente verlangsamen Freigabe- und Zahlungsläufe. Sie können zu betrieblichen Unterbrechungen und sogar finanziellen Sanktionen führen.
• Automatisierung mit manueller Kontrolle in Einklang bringen: Automatisierte Workflows sparen Zeit, dennoch müssen Unternehmen in der Lage sein, Ausnahmen manuell zu behandeln – insbesondere bei Sonderfällen oder hochvolumigen Transaktionen.

Mit dem richtigen System – wie der Comarch e-Invoicing-Plattform – können Unternehmen AP-/AR-Prozesse effizienter gestalten und diese Herausforderungen besser bewältigen.

 
Wie die Comarch e-Invoicing-Plattform AP-/AR-Prozesse unterstützt

Automatische Validierung von Rechnungen

Jedes auf der Comarch e-Invoicing-Plattform verarbeitete Dokument wird automatisch auf gesetzliche und geschäftliche Anforderungen hin überprüft. Nutzer der Plattform können sicherstellen, dass jedes Dokument, das aus ihrem ERP-System an Behördenplattformen oder Empfänger gesendet wird, rechtskonform ist und den definierten Geschäftsstandards entspricht.

Über die Anwendung Comarch EDI Tracking können Nutzer den Status von Dokumenten verfolgen und prüfen, ob ein vom ERP-System erzeugtes Dokument korrekt ist. Wird ein Problem erkannt, stoppt das System das Dokument und informiert den Benutzer über den genauen Fehler.

Es gibt zwei Hauptarten von Validierungsfehlern:

• Mapping-Fehler: Das Format des Dokuments ist korrekt, aber der Inhalt enthält Fehler. In diesem Fall zeigt eine Beschreibung an, welches Feld fehlerhaft ist und welche Regel darauf angewendet wurde.
• Parsing-Fehler: Das Dokument wurde in einem falschen Format gesendet. In diesem Fall wird die E-Rechnung gestoppt, bevor sie an den Empfänger gesendet wird, um weitere Probleme im Geschäftsprozess zu vermeiden.

Dieselbe Regelprüfung kann auch auf eingehende Dokumente angewendet werden, sodass unvollständige oder nicht konforme Rechnungen von Geschäftspartnern nicht weiterverarbeitet werden.

 
Freigabe und Ablehnung von Dokumenten

Während die Automatisierung den Großteil der Rechnungsverarbeitung übernimmt, sind in manchen Fällen manuelle Prüfungen erforderlich. Die Plattform von Comarch unterstützt beide Ansätze und erlaubt es Nutzern, Rechnungen zu akzeptieren oder abzulehnen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, die eine manuelle Bearbeitung erfordern.

In der Comarch EDI Tracking Applikation gibt es einen eigenen Bereich für freizugebende Dokumente. Diese werden angehalten und warten auf eine Benutzeraktion. Für die Prüfung kann ein individuelles Zeitfenster eingestellt werden – nach dessen Ablauf erfolgt eine automatische Freigabe oder Ablehnung.

Vor der Freigabe kann der Benutzer eine Vorschau des Dokuments durch Klicken auf das Lupensymbol einsehen, um den Inhalt zu überprüfen und zu entscheiden, ob das Dokument weitergeleitet oder abgelehnt werden soll.

Zusätzlich kann jeder Datensatz aus dem Dokument in einer Spalte angezeigt werden, z. B.:

• Name und Steuer-ID von Verkäufer/Käufer
• Finanzdaten (Netto- und Steuerbetrag usw.)
• Nachrichtentyp (Rechnung, Bestellung, Gutschrift)
• Dokumenten- oder Verarbeitungsdatum

Diese Übersicht erleichtert die Filterung und gezielte Bearbeitung einzelner Dokumente. Es ist auch möglich, mehrere Dokumente zu markieren und mit einer Gruppenaktion gemeinsam freizugeben oder abzulehnen.

 
Praxisbeispiel: Validierung und Freigabe

1. Eingehende Rechnungen

Ausgangslage:
Das Unternehmen hat Rahmenverträge mit Lieferanten. Laut Vertrag müssen Rechnungen, die einen bestimmten Betrag übersteigen, manuell freigegeben werden.

Geschäftsbedarf:

• Lösung im Einklang mit den Vertragsanforderungen
• Gesamter Prozess inkl. Prüfung und Freigabe in einem Tool

Comarchs Lösung:

• Hochwertige Rechnungen werden automatisch in den Freigabebereich von Comarch EDI Tracking weitergeleitet
• Nutzer geben Dokumente direkt im System frei oder lehnen sie ab
• Der Freigabe- oder Ablehnungsstatus wird an den Kunden zurückgespielt

Mehrwert:

• Smarte Kombination aus Automatisierung (bei Kleinbeträgen) und manueller Kontrolle (bei Großbeträgen)
• Zentralisierter Prozess in einem einzigen Cloud-basierten Tool
• Schneller Zugriff auf genehmigte und abgelehnte Dokumente

2. Ausgehende Rechnungen

Ausgangslage:
Das Unternehmen versendet Rechnungen an Kunden. Laut interner Richtlinie müssen Rechnungen für Schlüsselkunden von bestimmten Personen (z. B. Bereichsleitung, Hauptbuchhalter) freigegeben werden. Alle anderen Rechnungen können automatisch versendet werden. Das ERP-System verfügt nicht über eine Freigabefunktion.

Geschäftsbedarf:

• Integration der Rechnungsverarbeitung mit der Liste der Schlüsselkunden
• Anpassungsfähige Genehmigungslogik bei Stammdatenänderungen
• Implementierung regelbasierter Freigabeprozesse

Comarchs Lösung:

• Das Unternehmen übergibt Comarch eine Liste mit Kundennummern (Stammdaten)
• Rechnungen an diese Kunden werden automatisch zur Freigabe weitergeleitet
• Eine verantwortliche Person prüft und genehmigt oder lehnt die Rechnung ab
• Änderungen in den Stammdaten aktualisieren automatisch die Regeln auf der Plattform

Mehrwert:

• Dynamisch anpassbare Freigaberegeln
• Vollständige Einhaltung interner Richtlinien
• Verbesserte Qualität der Dokumente für strategische Kunden
   

Weitere Anwendungsfälle für Freigabe und Validierung

• ERP-Systeme mit hohen Anpassungskosten: Die Freigabefunktion wird auf E-Invoicing-Ebene hinzugefügt – ohne ERP-Anpassungen.
• Regulierte Branchen (z. B. Pharma, Automotive): Lückenlose Kontrolle durch Genehmigungen in jedem Verarbeitungsschritt.
• Unternehmen mit mehreren Marken oder Einheiten: Zentrale Steuerung auch bei unterschiedlichen Ursprungssystemen.
• Geschäftliche Ablehnungen trotz Rechtskonformität: Kunden können Dokumente aus geschäftlichen Gründen zurückweisen.

Branchen, die von manueller Genehmigung profitieren

Fertigung

In der Fertigung umfassen große Rechnungen häufig Rohstoffe, Spezialausrüstung oder kritische Komponenten. Die manuelle Genehmigung stellt sicher, dass diese Ausgaben mit den Produktionsplänen, Budgetzuweisungen und Qualitätsstandards übereinstimmen und verhindert so unbefugte oder fehlerhafte Großkäufe, die den Betrieb stören oder zu finanziellen Verlusten führen könnten.

Bau

Bauprojekte sind mit erheblichen Ausgaben für Materialien (z. B. Stahl, Beton), Dienstleistungen von Subunternehmern oder die Anmietung von schwerem Gerät verbunden. Durch die manuelle Genehmigung wird überprüft, ob die Arbeiten wie vereinbart ausgeführt wurden, die Materialien den Qualitätsanforderungen entsprechen und die Ausgaben mit den Projektbudgets und Zeitplänen übereinstimmen, wodurch das Risiko von Kostenüberschreitungen oder betrügerischen Abrechnungen gemindert wird.

Gesundheitswesen

Organisationen im Gesundheitswesen verwalten hohe Rechnungen für medizinische Geräte, Arzneimittel und IT-Infrastruktur. Manuelle Kontrollen bestätigen, dass diese kostspieligen Anschaffungen medizinisch notwendig sind, den gesetzlichen Standards entsprechen und innerhalb der zugewiesenen Budgets liegen, wodurch sowohl die finanzielle Nachhaltigkeit als auch die Patientenversorgung gewährleistet werden.

IT-Dienstleistungen

IT-Dienstleister haben oft mit kostspieligen Investitionen in Softwarelizenzen, Cloud-Infrastruktur und Beratungsdienstleistungen zu tun. Durch manuelle Genehmigungen wird sichergestellt, dass diese Anschaffungen strategisch gerechtfertigt sind, den erwarteten ROI erzielen und langfristige Technologieziele unterstützen, wodurch redundante oder nicht genehmigte Ausgaben vermieden werden.

Einzelhandel (große Ketten/Franchiseunternehmen)

Einzelhändler bearbeiten häufig hochpreisige Rechnungen für Großbestellungen, Ladenrenovierungen und große Marketingkampagnen. Manuelle Überprüfungen helfen dabei, Preisvereinbarungen zu verifizieren, den Lagerbestand zu verwalten und sicherzustellen, dass die Investitionsausgaben mit der Markenstrategie und den Budgetplänen übereinstimmen, wodurch die Finanzkontrolle über mehrere Standorte hinweg aufrechterhalten wird.

Optimieren Sie Ihre Finanzabläufe mit Comarch

Unternehmen, die die Comarch E-Invoicing-Plattform nutzen, profitieren von einem besser kontrollierten und effizienteren AP/AR-Prozess. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Höhere Genauigkeit bei der Bearbeitung eingehender und ausgehender Rechnungen
• Schnellere Arbeitsabläufe mit weniger manuellen Eingriffen und Verzögerungen
• Geringeres Compliance-Risiko dank automatischer regelbasierter Validierung
• Bessere Ressourcennutzung, indem die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter nur auf das Wesentliche gelenkt wird
• Flexibilität bei der Anpassung an interne Richtlinien und länderspezifische Vorschriften

Die Lösung von Comarch wurde entwickelt, um komplexe Finanzvorgänge zu unterstützen und gleichzeitig die Compliance in über 60 Ländern sicherzustellen. Comarch wurde von IDC als führendes Unternehmen auf dem Markt für elektronische Rechnungsstellung anerkannt und hilft Unternehmen, sich schnell an regulatorische Änderungen anzupassen und gleichzeitig die Prozesskontrolle und die Betriebskontinuität aufrechtzuerhalten.