Comarch E-Mail Converter: Reduzierung der Ablehnungsquote

Deutschlands B2B-E-Rechnungsmandat zwingt Unternehmen dazu, strukturierte Rechnungsformate zu übernehmen. Doch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Herausforderung besteht darin sicherzustellen, dass Ihre Systeme eingehende und ausgehende Rechnungen nicht nur verarbeiten können, sondern diese auch erfolgreich bearbeiten.

5 Jede Ablehnung verursacht Verzögerungen, manuelle Korrekturen und unnötige Kosten. Und mit zunehmendem Volumen wächst auch die Auswirkung. Deshalb ist die Ablehnungsquote zu einer zentralen Leistungskennzahl geworden – sie zeigt klar, ob die Lösung wirklich funktioniert oder lediglich das Compliance-Kästchen abhakt.

Die wahren Kosten von Rechnungsablehnungen

Derzeit ist in Deutschland nur die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen vorgeschrieben, doch bald wird auch das Versenden verpflichtend: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 EUR und bis 2028 für alle anderen. Doch allein die technische Fähigkeit, Rechnungen zu übermitteln, reicht nicht aus. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Dokumente tatsächlich durchkommen.

Derweil verzeichnen viele Unternehmen immer noch Ablehnungsquoten von über 50 %, in einigen Fällen sogar bis zu 70–90 %. Meist liegt das Problem in einer fehlgeschlagenen Validierung aufgrund nicht konformer Formate. Diese Probleme bleiben oft unentdeckt, bis Zahlungen verzögert werden oder die Finanzabteilungen gezwungen sind, sie manuell zu lösen.

Niedrigere Ablehnungsquoten führen direkt zu geringeren Verarbeitungskosten und beschleunigtem Cashflow. Sie stärken auch das Vertrauen in der Lieferkette: Lieferanten möchten nicht hören, dass ihre Rechnungen wegen starrer Systeme oder schlechter Validierungslogik abgelehnt wurden.

Ablehnungsquote senken mit dem Comarch E-Mail Converter

Zwischen Februar und Mai hat Comarch seine Ablehnungsquote für E-Rechnungen von 9,87 % auf nur 7,43 % gesenkt. Im Vergleich zu Branchendurchschnitten, die oft über 50 % liegen, ist der Unterschied erheblich – und kein Zufall.

Andere Anbieter tun sich oft schwer, weil sie nur eine begrenzte Auswahl CEN-konformer Formate akzeptieren. Comarch hingegen unterstützt eine breite Palette strukturierter Standards, darunter verschiedene Versionen von XRechnung, Peppol BIS und ZUGFeRD.

Diese breitere Abdeckung führt zu einer höheren Erfolgsquote bei der Verarbeitung und bedeutet, dass die meisten Ablehnungen auf unserer Seite durch Rechnungen verursacht werden, die von Lieferanten in nicht spezifikationskonformer Form eingereicht werden. Dank des Comarch E-Mail Converters werden solche nicht konformen Rechnungen jedoch identifiziert und korrigiert, bevor sie nachgelagerte Probleme verursachen.

Wie funktioniert der Comarch E-Mail Converter?

Trotz seines Namens leistet der Comarch E-Mail Converter weit mehr als nur die Formatkonvertierung. Er validiert, korrigiert und leitet eingehende E-Rechnungen weiter, damit sie beim ersten Mal erfolgreich und im richtigen Format zugestellt werden.

Im Zentrum des Systems steht eine intelligente Validierungs-Engine, die jede Rechnung mit den CEN/EN 16931-Standards abgleicht. Wenn eine Rechnung die Validierung nicht besteht, kennzeichnet das System automatisch das Problem und benachrichtigt den Lieferanten – und optional das interne Team – mit einer klaren Erklärung und Anleitung zur Fehlerbehebung. Das reduziert Rätselraten und vermeidet Verzögerungen.

Wird eine Rechnung in einem falschen oder nicht unterstützten Format eingereicht, leitet das System sie automatisch an eine vordefinierte E-Mail-Adresse zur manuellen Prüfung weiter, anstatt sie vollständig abzulehnen. Dieser Ansatz hält die Prozesse in Gang und reduziert das Risiko verlorener oder unbearbeiteter Dokumente.

Der Converter verarbeitet Rechnungen, die per E-Mail oder EDI empfangen werden – unabhängig von Syntax oder Layout – und wandelt sie in das erforderliche Format um. Er integriert sich nahtlos in ERP- und Finanzsysteme und sorgt so für minimale Unterbrechungen bestehender Workflows.

Einen Schritt voraus bei E-Rechnungsanforderungen

Während sich die aktuelle Phase des deutschen E-Rechnungsmandats auf den Empfang strukturierter Rechnungen konzentriert, steht die nächste Welle bereits bevor. Ab 2028 müssen alle B2B-Transaktionen vollständig elektronisch erfolgen – und die Toleranz für Ablehnungen sinkt auf null. Jede fehlerhafte Rechnung bedeutet dann verpasste Fristen, belastete Lieferantenbeziehungen oder Compliance-Risiken.

Deshalb ist eine leistungsstarke Lösung jetzt entscheidend. Der Comarch E-Mail Converter hilft Unternehmen nicht nur, die heutigen Anforderungen zu erfüllen – er positioniert sie auch für das, was kommt: mehr Volumen, strengere Kontrollen und kein Raum für Fehler.

Wenn Ihr aktueller Prozess noch mit fehlerhaften Rechnungen kämpft, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, ihn zu überdenken. Die Regeln werden nicht einfacher – aber Ihr Rechnungsprozess kann es werden.

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