Business Process Management: Mehr als “DMS im neuen Gewand”

Die digitale Transformation in deutschen Unternehmen hat in den letzten Jahren massive Fortschritte gemacht – viele Firmen arbeiten heute bereits überwiegend papierlos per Dokumentenmanagement-System (DMS). Diese gewährleisten das revisionssichere Archivieren von Unterlagen, stellen die Einhaltung wichtiger Fristen sicher und regeln Nutzerrechte. Doch ein digitales Archiv allein ist kein Garant für Effizienz. Hier kommen die dynamischen, abteilungsübergreifenden Workflows eines modernen Business Process Management (BPM)-Systems zum Tragen.

Im Startbeitrag unserer Blog-Serie "Mit Business Process Management (BPM) zu Besseren Prozessen im Mittelstand" klären wir die grundlegenden Fragen: Was ist eigentlich ein BPM-System und wie unterscheidet es sich vom klassischen DMS? Wir beleuchten die Funktionen der beiden Systeme und zeigen, warum BPM-Lösungen der leistungsfähigere Motor für Ihre Unternehmensprozesse ist.

Das klassische DMS: der “Safe Space” für Dokumente

Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet die Basis jeder Digitalisierungsstrategie. Es konzentriert sich primär darauf, Dokumente unkompliziert zu katalogisieren, sicher zu archivieren und im Handumdrehen durchsuchbar zu machen.

Rechtliche Sicherheit & Compliance 

Die wichtigste Funktion eines DMS ist die revisionssichere Aufbewahrung. Es stellt sicher, dass Dokumente – insbesondere steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen – über gesetzlich definierte Zeiträume vor unbefugten Änderungen oder vorzeitiger Löschung geschützt sind.

Zertifizierungen als Qualitätsmaßstab 

Zeitgemäße Systeme orientieren sich an strengen Prüfstandards wie dem IDW PS 880. Diese Zertifizierung garantiert, dass Grundsätze wie Rückverfolgbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderlichkeit strikt eingehalten werden.

Grundlegende Workflows

Ein DMS bietet in der Regel die wichtigsten dokumentenbezogenen Funktionen zur Prozesssteuerung. Dazu gehören:

• Status-Änderungen: Dokumente durchlaufen einfache Stadien (z. B. „In Prüfung“ oder „Freigegeben“).
• Einfache Genehmigungspfade: Dokumente können zur Sichtung oder Freigabe an bestimmte Personen "weitergereicht" werden.
• Benachrichtigungen: Automatische E-Mails informieren über neue Dokumente zur Prüfung.
• Routine-Automatisierung: Roboter übernehmen einfache Routineaufgaben wie das automatische Abholen von Belegen oder die Übergabe an eine OCR-Erkennung.

Zwischenfazit: Das DMS ist die ideale Lösung für die statische, revisionssichere Archivierung mit klar definierten Abläufen. Wer jedoch eine umfassende Prozessautomatisierung und maximale Flexibilität sucht, kommt um ein BPM-System nicht herum.

Was ist ein BPM-System?

Systeme für Business Process Management haben zwar viele Funktionen mit Dokumentenmanagement-Lösungen gemeinsam – etwa das Archiv. Sie sind aber mehr als nur ein DMS im neuen Gewand und heben sich konkret durch eine größere Flexibilität bei der Gestaltung von Prozessen ab. Mit oder ohne Belegbezug lassen sich Unternehmensprozesse digitalisieren, d. h. einfach gestalten und schnell in Betrieb nehmen. Wenn Belege dabei erfasst werden müssen, können diese ohne Umwege ins Archiv übertragen werden.

Vorteile von BPM erklärt

Besonders einfach wird die Prozessmodellierung im BPM durch einen Low-Code-Ansatz. Dieser ermöglicht es Fachabteilungen, komplexe Genehmigungspfade und Geschäftsregeln eigenhändig per Drag-and-Drop in einer graphischen Oberfläche zu erstellen. Hinzu kommt eine tiefe Integration in andere Lösungen wie das ERP-System, um direkt auf Business-Logiken zuzugreifen und Datenobjekte zu verarbeiten. 

Durch diese Funktionalitäten wird die Koordination abteilungsübergreifender Prozesse wesentlich erleichtert – und das eben auch, wenn ein Prozess-Schritt nicht auf den Life-Cycle eines Dokuments fokussiert ist. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Datensätze, Schwellenwerte oder Fristen geprüft werden, um anschließend eine daran gebundene Aktion auszulösen. Das kann eine Status-E-Mail sein oder auch ein Trigger per API an ein anderes integriertes System. 

Fazit

Business Process Management (BPM)-Systeme sind weit mehr als nur ein digitales Archiv. Während das klassische DMS definitiv eine wichtige Funktion als Tresor für revisionssichere Dokumentenablage wahrnimmt, ist BPM obendrein der agile, integrierte Motor für Ihre Geschäftsprozesse. So stellt BPM den entscheidenden Schritt hin zur dynamischen, abteilungsübergreifenden Prozessautomatisierung dar.