Was ist E-Rechnung – die wichtigsten Fragen und Antworten

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Rechnungsdokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz dazu sind unstrukturierte Rechnungen, wie PDFs oder Papierdokumente, nur für den Menschen lesbar und erfordern größeren Aufwand der Auslese (z.B. mit OCR oder einem PDF Extraktor). Strukturierte Formate wie XML, UBL oder EDIFACT entsprechen gesetzlichen Anforderungen und fördern die Interoperabilität.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format gemäß der CEN-Norm EN 16931 zu akzeptieren und technisch verarbeiten zu können. Das bedeutet: Sofern eine E-Rechnung, die mit der CEN-Norm EN 16931 konform ist (unter anderem aktuelle Versionen der XRechnung oder ZUGFeRD), versendet wird, ist keine Zustimmung des Empfängers erforderlich – die E-Rechnung darf nicht abgelehnt werden.

Der Versand von elektronischen Rechnungen, die nicht dem strukturierten Format gemäß der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, bedürfen der Einwilligung des Empfängers und können somit, wenn diese nicht vorliegt, vom Empfänger abgelehnt werden.

Während der Übergangsfrist kann der Rechnungssteller jedoch weiterhin ohne Zustimmung des Empfängers Rechnungen in Papierform stellen.

Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen, die mit der CEN-Norm EN 16931 konform sind, zu verarbeiten. Eine Einigung auf ein spezielles Format ist nicht zwingend erforderlich, kann jedoch die Effizienz des Rechnungsprozesses erhöhen.

Grundsätzlich sollten Sie sich auf den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, einstellen. Die gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO erhobene Marktstudie zur Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland verschafft Ihnen einen Einblick, welche Formate bei der Rechnungsstellung beliebt sind → zur Studie.

Ja, bis zum 31. Dezember 2026 können PDF-Rechnungen mit der Zustimmung des Empfängers weiterhin ausgetauscht werden. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 EUR gilt diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027.

Es gibt keine Formanforderung an die Zustimmung, sie kann also auch implizit bzw. stillschweigend erfolgen, z. B. durch Bezahlung der Rechnung.

Es bestehen grundsätzlich keine gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Übermittlung, bzw. können sowohl EDI-Schnittstellen, Webportale, PEPPOL, als auch E-Mail-Kanäle genutzt werden. Für die Wahl eines geeigneten Übertragungswegs ist die Unterscheidung nach Größe und Art des Geschäftspartners, mit dem Sie Rechnungen austauschen, sinnvoll.

• Eine technische EDI-Schnittstelle zwischen dem IT-System des Rechnungsausstellers und dem IT-System des Rechnungsempfängers (klassisches EDI) ist vor allem bei großen Unternehmen unabhängig von der E-Rechnungspflicht meist bereits üblich und besonders für Geschäftspartner geeignet, mit den viele Rechnungen ausgetauscht werden.
• Webportale (WebEDI) bieten die Möglichkeit, ein Rechnungsformular über ein webbasiertes Portal auszufüllen, woraus automatisch ein rechtskonformes Rechnungsformat erstellt und an den Empfänger geschickt werden kann. Dieser Übertragungsweg ist insbesondere für KMU-Partner sinnvoll.
• E-Mail als klassischer Übertragungsweg bietet sich für Geschäftspartner an, mit denen im Vergleich sehr wenige E-Rechnungen ausgetauscht werden.

Seit 2011 verzichten die Finanzbehörden auf spezifische technische Anforderungen in Bezug auf die Übertragung von Rechnungen, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch innerbetriebliche Kontrollsysteme gewährleistet sind. Dies gilt auch für den mit diesen Rechnungen verbundenen Vorsteuerabzug.

Die Befürchtungen einer doppelten Umsatzsteuerschuld bei einem Rechnungsversand auf Papier und in elektronischer Form wurden bereits durch ein BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 entkräftet. Selbst wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung ohne Duplikat- oder Kopie-Kennzeichnung übersandt werden, schuldet das leistende Unternehmen die Umsatzsteuer nicht mehrfach.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden müssen, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.

Es steht jedem Unternehmer frei, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet, z.B. kann ein innerbetriebliches Kontrollverfahren angewendet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

Bestehende Formate können weiterhin genutzt werden, sofern sie dem strukturierten elektronischen Format einer elektronischen Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 6 UStG entsprechen:

„Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung

1. muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen oder
2. kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.“

Welche Formate interoperabel sind, ist aus technischer Sicht erschließbar: Es müssen alle von der CEN-Norm vorgegebenen Pflichtfelder enthalten und die Konvertierbarkeit in ein mit der CEN-Norm konformes Format gegeben sein. Sofern die genannten EDI-Formate iDoc, EDIFACT, X12, VDA oder ODETTE um die ggf. fehlenden Pflichtdaten ergänzt werden, sollte die Interoperabilität vorliegen.

Die Europäische Norm zum E-Invoicing (EN 16931) kann über die offizielle Website der Europäischen Kommission eingesehen werden:
https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/Obtaining+a+copy+of+the+European+standard+on+eInvoicing

Es gibt diverse Formate, die den Anforderungen des semantischen Datenmodells der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Dieses Datenmodell wurde für die Syntaxen UBL 2.1 (Universal Business Language) und CII D16B (Cross Industry Invoice) spezifiziert. Die Mitgliedstaaten können auf der Basis dieser Norm eigene Standards bzw. Konkretisierung der Norm (sogenannte CIUS) einführen oder diese sogar erweitern (Extension). Dementsprechend gibt es europaweit mehrere Standards, die den Anforderungen der Norm entsprechen. In Deutschland sind die meistgenutzten Formate XRechnung und ZUGFeRD. 

Ein Format gilt als interoperabel, wenn die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen ohne Informationsverlust in ein Format, welches der CEN-Norm EN 16931 entspricht, konvertiert werden können. Eine technische Prüfung kann dabei helfen, fehlende Pflichtdaten zu identifizieren.

Mit der Weiterentwicklung der CEN-Norm EN 16931 sowie nationalen Anpassungen der Norm (sogenannte CIUS) oder Erweiterungen (sogenannte Extensions) befassen sich die jeweils verantwortlichen Organisationen. Comarch engagiert sich länderübergreifend aktiv an der Gestaltung der E-Invoicing-Vorgaben und ist auch an der Weiterentwicklung der E-Invoicing-Standards im B2B Kontext in Deutschland beteiligt.

Sollten Sie feststellen, dass bestimmte Informationen oder Validierungen aktuell von der Norm nicht abgebildet werden, kommen Sie gern auf uns zu. Wir bringen solche Anforderungen in die relevanten Arbeitskreise ein. Bitte beachten Sie jedoch, dass Änderungen an der Norm aufgrund fester Release-Zyklen sowie umfangreicher Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse mit allen EU-Mitgliedstaaten typischerweise mit einer längeren Umsetzungsdauer verbunden sind.

Es wurde offiziell bekannt gegeben, dass der strukturierte Teil einer ZUGFeRD-Rechnung Vorrang gegenüber dem nicht-strukturierten PDF-Teil hat. Im Zweifelsfall, wird also immer der strukturierte Teil gelten. Darum macht es Sinn, nur den strukturierten Teil der Rechnung für Buchungs- und Archivierungszwecken zu verwenden.

Für die Lesbarmachung strukturierter Dateien können gängige Browser oder Texteditoren verwendet werden. Zudem gibt es spezielle Softwaretools, die eine benutzerfreundliche Darstellung ermöglichen, ähnlich wie auch für das Anzeigen von PDF-Dateien ein entsprechendes Programm notwendig ist.

Es gibt keine zentrale Plattform der Regierung für den Austausch strukturierter Rechnungen. Geschäftspartnern steht es frei, welchen Übermittlungskanal hierfür wählen. Auch der Austausch von strukturierten Rechnungen im Anhang einer E-Mail ist oder die Nutzung von Webportalen ist möglich.

Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. Die Berichtigung einer E-Rechnung muss ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form erfolgen. Innergemeinschaftliche Rechnungen sind derzeit nicht von der Pflicht betroffen.

Aktuell sind keine Strafmaßnahmen vorgesehen. Allerdings kann eine nicht konform ausgestellte Rechnung dazu führen, dass kein Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG gewährt wird. Zudem können Konflikte zwischen Geschäftspartnern entstehen, zum Beispiel in Bezug auf die Zahlung und eventuelle Mahnungen.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist Teil eines größeren Vorhabens der EU: Im Rahmen von ViDA soll das Mehrwertsteuersystem der Europäischen Union modernisiert werden. Es ist daher vorgesehen, dass künftig elektronische Rechnungen zum Zweck der Steuerprüfung an ein IT-System der Regierung der einzelnen Staaten gemeldet werden. Die EU-Länder müssen voraussichtlich wiederum ihre gesammelten Daten an ein EU-System melden.

Verschaffen Sie sich mit dem Fahrplan zur reibungslosen Einführung der E-Rechnung in Deutschland einen Überblick und erhalten Sie praktische Tipps, wie Sie die E-Rechnung rechtskonform und effizient umsetzen und in Ihre bestehenden Prozesse integrieren.

Besprechen Sie Ihre Anforderungen und Wünsche jetzt mit unserem Legal- & Consulting-Team und schöpfen Sie das Potenzial der E-Rechnungsstellung komplett aus:

Kontakt aufnehmen

Ja, in den meisten europäischen Ländern ist es gesetzlich zulässig, Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen zu ersetzen, insbesondere wenn diese über EDI-Systeme versendet werden. Die EU-Richtlinie 2010/45/EU unterstützt diesen Übergang, und viele Länder haben ihre Gesetzgebung entsprechend angepasst. In Deutschland gelten Papierrechnungen zukünftig als sogenannte „sonstige Rechnungen“ und werden schrittweise nicht mehr für den Austausch zulässig sein. 

E-Invoicing wird gesetzlich stark reguliert, da es die Echtzeitprüfung von Rechnungen auf Konformität mit steuerlichen Vorschriften ermöglicht. Dies hilft, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke zu schließen. Länder mit hohem Finanzbedarf oder hoher Steuerhinterziehung neigen dazu, strengere E-Invoicing-Vorschriften einzuführen.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Sie legt einen einheitlichen Standard für E-Rechnungen fest, um die Interoperabilität und Effizienz im öffentlichen Beschaffungswesen zu verbessern.

Ja, wenn ein Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellt, ist es gesetzlich verpflichtet, diese in elektronischer Form zu archivieren. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Einhaltung steuerlicher Aufbewahrungspflichten. Dazu finden Sie weitere Informationen in den GOBD 2.0 des Gesetzgebers. 

Ja, Comarch E-Invoicing ist für multinationale Unternehmen konzipiert und unterstützt die Einhaltung internationaler E-Invoicing-Vorschriften. Die Lösung ermöglicht den digitalen Austausch von Rechnungen mit Behörden (B2G), Unternehmen (B2B) und Kunden (B2C) weltweit und gewährleistet die Einhaltung lokaler gesetzlicher Anforderungen.