Whitepaper: GoBD 2.0 und WebEDI – Das sollten WebEDI-Betreiber und Nutzer beachten 

 
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Der Einsatz von WebEDI wirft einige Fragen zur konkreten GoBD-konformen Aufbewahrung auf. Schließlich betreffen die Regelungen alle Unternehmen, die WebEDI einsetzen sowie deren Kunden und Lieferanten, welche über die Technologie angebunden sind und die Dokumente empfangen, erstellen und senden. Was alle diese Gruppen hinsichtlich GoBD beachten müssen, erklärt Comarch unter der Mitwirkung von PSP in einem Whitepaper.

 

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WebEDI wird immer häufiger von Unternehmen eingesetzt. Diese EDI-Lösungen werden im Software-as-a-Service-Modell bezogen. WebEDI-Nutzer können Dokumente empfangen und online anzeigen lassen oder sie herunterladen. Des Weiteren können Sie Dokumente im WebEDI erstellen und versenden. Entsprechend enthält die GoBD Vorgaben für das erforderliche Kontroll- und Protokollumfeld.

Für die Anwender stellen sich zahlreiche Fragen, wie die GoBD auszulegen ist:

  • Welche Anforderungen gibt es an die Berechtigungsverwaltung von Nutzern?
  • Welche Vorgaben gibt es in Bezug auf die Angemessenheit von Kontrollmaßnahmen?
  • Müssen Zugriffsberechtigungskonzepte einfach nur vorhanden sein oder gibt es spezielle Anforderungen an diese Konzepte? Gibt es Konzepte die unzureichend wären?
  • Welche Vorgaben gibt es hinsichtlich Funktionstrennungen?
  • Wie sind Plausibilitätsprüfungen zu realisieren? Sind technische Eingabekontrollen ausreichend?
  • Welche Vorgaben gibt es in Bezug auf die Angemessenheit von Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung?
  • Verarbeitungskontrollen: Ist die Anforderung durch Statustracking erfüllt? Wer muss welche Fehler wann melden?
  • Welche konkreten Anforderungen gibt es an den Registrierungsprozess von neuen Nutzern?
  • Gibt es eine Anforderung zur Multi-Faktor Authentifizierung?
  • Welche zeitlichen Abstände sind bei Benutzerkontenkontrollen angemessen (z.B. in Bezug auf saisonale Lieferanten)?
  • Wann ist eine Prüfung und Bearbeitung von Fehlermeldungen und –protokollen nicht mehr zeitnah?
  • In welcher Form müssen Mapping Tabellen des Dienstleisters beim eigenen Unternehmen verfügbar sein?
  • Ist bei der Erstellung eines Dokuments im WebEDI das im System hinterlegte Format (natives Systemformat) als Originaldatei anzusehen und das dem Kunden des Dienstleisters gesendete Format als ein konvertiertes Format?

Diese und weitere Fragen werden im ersten und einzigen WebEDI-Ratgeber zu GoBD umfassend behandelt und mit Indikation zu diesen Fragen beantwortet.

Rechtsquellen:
Quelle waren vornehmlich die GoBD, weitere Quellen sind ausgewählte Vorgaben der Abgabenordnung (AO) sowie des Umsatzsteuergesetzes (jedoch nicht in Gänze).

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