KSeF-Updates in Polen: Meldepflicht für Anhänge und Abschaltung der Produktionsumgebung
Da der Übergang zum obligatorischen Nationalen E-Invoicing-System (KSeF) an Fahrt aufnimmt, haben die polnischen Behörden mit Wirkung zum 14. Januar 2026 eine neue Meldepflicht für Rechnungen mit Anhängen eingeführt. Gleichzeitig hat das Finanzministerium einen kritischen Wartungsplan bestätigt, der den Betrieb der KSeF 1.0-Produktionsumgebung zum 26. Januar 2026 offiziell beendet hat.
Neues Protokoll für Rechnungsanhänge
Seit dem 14. Januar 2026 müssen Steuerpflichtige, die beabsichtigen, technische Anhangsknoten innerhalb der FA(3) XML-Struktur zu nutzen, vorab eine formelle Meldung an die Finanzbehörde übermitteln. Diese Anforderung richtet sich insbesondere an Branchen wie die Versorgungs- und Telekommunikationswirtschaft, in denen das primäre Steuerdokument häufig von komplexen Abrechnungsdaten begleitet wird.
Der Meldeprozess
Unternehmen können nicht einfach damit beginnen, Dateien anzuhängen. Das neue Protokoll erfordert:
- Vorherige Erklärung: Steuerpflichtige müssen ihre Absicht, Rechnungen mit Anhängen auszustellen, vor der Nutzung dieser Funktion über das elektronische Finanzamt (e-Tax Office) registrieren.
- Begrenzung des Inhalts: Anhänge sind strikt auf steuerrelevante Daten beschränkt (z. B. Verbrauchsprotokolle, Einzelpreisaufschlüsselungen). Nicht-steuerliche Inhalte wie Marketingmaterialien oder allgemeine Verträge sind ausdrücklich untersagt.
- Genehmigungszeitraum: Die Finanzbehörde behält sich bis zu drei Werktage vor, um diese Meldungen zu bearbeiten und zu bestätigen.
KSeF 1.0 Einstellung und Wartungspause
Um den vollständigen Start von KSeF 2.0 vorzubereiten, hat das Ministerium ein definitives Wartungsfenster geplant, mit dem das aktuelle KSeF 1.0-System abgeschaltet wird.
Kritische Termine für Steuerpflichtige
- 26. Januar 2026 (Frist): Dies ist der letzte Tag, an dem Steuerpflichtige die aktuelle KSeF 1.0-Produktionsumgebung nutzen können. Alle notwendigen Aktionen im aktuellen System, einschließlich der Erstellung von Legacy-Token oder der Finalisierung von 1.0-Transaktionen, sollten bis zum Ende des Tages am 25. Januar abgeschlossen sein.
- 26. – 31. Januar 2026 (Blackout-Zeitraum): Eine geplante technische Wartungspause wird die KSeF 1.0-Umgebung, einschließlich des Zertifikats- und Autorisierungsmoduls (MCU), vollständig außer Betrieb setzen.
- 1. Februar 2026 (Go-Live): Die KSeF 2.0-Produktionsumgebung geht offiziell live und wird zum einzigen obligatorischen System für große Steuerpflichtige.
Unternehmen, die derzeit KSeF 1.0 nutzen, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme bereit sind, unmittelbar nach dem Blackout-Zeitraum auf die 2.0-API umzustellen, um die Compliance zu gewährleisten.
Es gibt noch mehr, was Sie über E-Invoicing in Polen wissen sollten – erfahren Sie mehr über die neuen und kommenden Vorschriften hier:
