Die Zukunft optimieren #4: Automatische Einbindung in elektronische Rechnungsplattformen der Behörden

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist erst der Anfang. Sie brauchen Lösungen, die Komplexität beseitigen, Compliance einfacher machen und sich mit dem Wachstum skalieren. Authentifizierung und Onboarding zu staatlichen E-Invoicing-Plattformen sind zu einer der größten Hürden für Unternehmen geworden, die Tausende von Partnern betreuen. Comarch begegnet dieser Herausforderung mit automatisierten Prozessen, die Compliance nahtlos machen, sodass Sie sich auf den Betrieb statt auf Bürokratie konzentrieren können.

Dieser Artikel ist der vierte Teil unserer F&E-Serie „Streamline the Future“. In jedem Beitrag zeigen wir, wie unsere Innovationen Unternehmen helfen, compliant zu bleiben und gleichzeitig Effizienz zu gewinnen. Falls Sie frühere Teile verpasst haben, können Sie vorherige Artikel zu Themen wie Optimierung von AP/AR-Prozessen, elektronischem Dokumentenmanagement oder technologischer Flexibilität erkunden.

Warum Authentifizierung ein Engpass ist

Staatliche E-Invoicing-Plattformen, die unter Modellen der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) arbeiten, erfordern häufig eine sichere Authentifizierung für Aktionen wie das Ausstellen, Empfangen oder Validieren einer Rechnung. Während dies Datensicherheit und Compliance gewährleistet, schafft es zugleich ein operatives Hindernis.

Für viele Intermediäre wie Factoringunternehmen, Online-Marktplätze und große Buchhaltungsfirmen ist die Herausforderung noch größer. Diese Organisationen müssen oft im Namen von Tausenden von Kunden oder Geschäftspartnern handeln, von denen jeder einzeln authentifiziert werden muss.

Sich auf manuelle Authentifizierung zu verlassen, macht diesen Prozess langsam, fehleranfällig und nicht skalierbar. Jeder Login oder jede Anmeldeprüfung erzeugt Reibung und einen Engpass, der Abläufe schnell lähmen kann. Ohne Automatisierung setzen sich Unternehmen realen Risiken aus: verzögerten Zahlungen, verpassten Compliance-Fristen und Unterbrechungen des Cashflows—alles Faktoren, die finanzielle Stabilität und Kundenvertrauen untergraben.

Business-Szenarien, die Automatisierung erfordern

Und es ist kein ausgedachtes Problem. Der Bedarf an automatisierter Authentifizierung ist bereits eine dringende Herausforderung in mehreren Branchen.

PYMNTS stellte fest, dass 93 % der CFOs schnellere Rechnungsbearbeitung durch Automatisierung sehen, während 80 % sagen, dass das Fehlen von KI die Hauptursache für anhaltende Verzögerungen ist.

Verschiedene Geschäftsmodelle sind darauf angewiesen, Rechnungsverpflichtungen in großem Umfang zu managen, und manuelles Onboarding kann einfach nicht mithalten.

Factoring-Services

Factoringunternehmen kaufen Rechnungen von Tausenden kleiner und mittelständischer Unternehmen. Um sofortige Liquidität bereitzustellen, müssen sie diese Rechnungen direkt auf staatlichen E-Invoicing-Plattformen validieren. Automatisierung ermöglicht es ihnen, nahtlos im Namen jedes Kunden zu authentifizieren, was schnellen Zugriff auf die gekauften Rechnungen und schnellere Auszahlungen an ihre Kunden ermöglicht.

Große Marktplätze & E-Commerce-Plattformen

Online-Marktplätze und digitale Plattformen bearbeiten Rechnungen für unzählige Verkäufer. Mit verpflichtender E-Rechnungsstellung sind sie verantwortlich für das Ausstellen und Verwalten von Rechnungen im Namen jedes Anbieters. Automatisierte Authentifizierung sorgt für Compliance, ohne den Transaktionsfluss zwischen Käufern und Verkäufern zu verlangsamen.

Buchhaltungs- & Steuerdienstleister

Firmen, die Finanzen und Compliance für Hunderte oder sogar Tausende von Unternehmenskunden managen, benötigen Zugang zu mehreren staatlichen Plattformen. Manuelle Logins für jede einzelne Einheit sind undurchführbar. Automatisiertes Onboarding macht es möglich, diverse Kundenportfolios effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass jede Rechnung korrekt und rechtzeitig eingereicht wird.

AP-Automation-Softwareanbieter

Große Unternehmen verlassen sich auf AP-Automatisierungstools, um Zahlungen für Tausende von Lieferanten zu verarbeiten. Um einen reibungslosen Zahlungsfluss zu gewährleisten, müssen diese Systeme Rechnungen innerhalb staatlicher Plattformen validieren. Automatisierte Authentifizierung ermöglicht es AP-Software, im Namen aller Lieferanten gleichzeitig zu handeln, Engpässe zu beseitigen, Compliance sicherzustellen und kostspielige Zahlungsverspätungen zu verhindern.

Wie Comarch e-Invoicing dies löst

Bei Comarch haben wir eine Lösung aufgebaut, die eines der größten Hindernisse für massenhafte E-Invoicing-Compliance beseitigt: sicheres, automatisiertes Onboarding zu staatlichen Plattformen. Anstatt Unternehmen zu zwingen, für jeden Kunden oder Partner manuell zu authentifizieren, übernimmt unser System den Prozess im Hintergrund. In großem Umfang und in voller Übereinstimmung mit lokalen Vorschriften.

• Sicherer Datenaustausch – Kunden oder Partner stellen die erforderlichen Daten für das Onboarding, einschließlich Autorisierungsdaten, über verschlüsselte Kanäle wie AS2, SFTP, REST API oder SOAP API bereit.
• Verarbeitung bei Comarch – Unsere Plattform validiert die strukturierten Daten und bereitet sie im erforderlichen Format auf.
• Übertragung an Regierungsportale – Die Informationen werden sicher an die staatliche E-Invoicing-Plattform weitergeleitet.
• Registrierung der Einheit – Das staatliche System führt die erforderliche Authentifizierung durch, sodass der Rechnungsaustausch ohne menschliche Intervention fortfahren kann.
• Bereit für Compliance – Von diesem Zeitpunkt an sind E-Invoicing-Vorgänge (Senden, Empfangen, Validieren von Rechnungen) vollständig autorisiert, automatisiert und compliant.

Da der Prozess vollständig automatisiert ist, können Unternehmen Tausende von Partnern in einem Bruchteil der Zeit onboarden, die es manuell benötigen würde. Dies beschleunigt Compliance-Projekte und stellt sicher, dass das Hinzufügen neuer Kunden oder Lieferanten zu einer nahtlosen, aufwandsarmen Aufgabe wird.

Für Unternehmen wie Factoringgesellschaften, AP-Automatisierungsanbieter oder globale Buchhaltungsfirmen bedeutet dieser Ansatz, dass sie den Onboarding-Prozess effektiv durchführen und ihre Dienstleistungen bereitstellen können. Für Marktplätze und Plattformen stellt er sicher, dass ihre Verkäufer und Dienstleister compliant bleiben, während die Benutzererfahrung reibungslos bleibt.

Praxisbeispiele

Die Stärke des automatisierten Onboardings wird am sichtbarsten, wenn es in realen Compliance-Umgebungen angewendet wird. Die E-Invoicing-Plattform von Comarch hilft Unternehmen bereits, effizienter in Märkten zu arbeiten, in denen E-Rechnungsstellung verpflichtend ist.

Polen (KSeF)

• Factoring: Ein Factoringunternehmen, das Rechnungen von Tausenden KMU kauft, muss diese direkt aus der KSeF-Plattform abrufen, bevor es auszahlt. Mit Comarch authentifiziert die Plattform automatisch für jeden Kunden, sodass der Faktor Rechnungen für die gesamte Kundenbasis herunterladen und verarbeiten kann, ohne sich für jeden einzeln einzuloggen.
• AP-Automatisierung: Anbieter von AP-Automationssoftware in Polen müssen sich mit KSeF integrieren, damit ihre Nutzer alle Rechnungen in ihren eigenen Tools einsehen können. Die Lösung von Comarch ruft Rechnungen automatisch aus KSeF für Tausende Endnutzer ab und stellt Compliance sicher, während der AP-Prozess komplett optimiert bleibt.

Saudi-Arabien (ZATCA)

• Buchhaltungsservices: Globale Buchhaltungsfirmen, die Kunden in Saudi-Arabien betreuen, stehen vor strengen Clearance-Anforderungen. Statt sich für jeden einzelnen Kunden in das ZATCA-Portal einzuloggen, nutzen sie den Onboarding-Mechanismus von Comarch, um einmal zu authentifizieren und im Namen Hunderter Kunden zu handeln. Dies ermöglicht ihnen, Rechnungen einzureichen, Clearance zu erhalten und compliant zu bleiben – alles von einer einzigen Plattform aus.

Vorteile des automatischen Onboardings

• Schnellere Projektumsetzung – Tausende Kunden in großen Mengen onboarden, wodurch sich die Rollout-Zeit von Monaten auf Tage reduziert.
• Operative Effizienz – Beseitigt manuelle Logins und wiederholte Aufgaben, wodurch Mitarbeiter sich auf höherwertige Arbeit konzentrieren können.
• Regulatorische Compliance – Stellt sicher, dass Rechnungen in Echtzeit authentifiziert und an staatliche Plattformen übermittelt werden, wodurch Compliance-Risiken minimiert werden.
• Skalierbares Onboarding – Unterstützt große Batch-Registrierungen und erleichtert die Erweiterung von Services bei neuen Partnern oder Kunden.
• Reduziertes Risiko – Automatisierung entfernt menschliche Fehler aus dem Prozess und hilft Unternehmen, kostspielige Strafen, Verzögerungen oder abgelehnte Rechnungen zu vermeiden.

Strategischer Vorteil für Comarch-Partner

Die Vorteile des automatischen Onboardings gehen weit über Effizienz, Compliance und Risikominimierung hinaus. Für Comarch-Partner schafft es auch einen klaren Wettbewerbsvorteil.

• Schnellere Markteinführung – Compliance-Services schnell starten, ohne lange Integrationsverzögerungen.
• Internationale Expansion – Neue Märkte selbstbewusst betreten, ohne durch länderspezifische E-Invoicing-Hürden ausgebremst zu werden.
• Kundenvertrauen – Compliance vom ersten Tag an garantieren, Beziehungen stärken und langfristige Loyalität fördern.
• Solide Wachstumsbasis – Die Partnerschaft mit Comarch stellt sicher, dass Ihre Services auf zuverlässiger, skalierbarer, regulierungssicherer Infrastruktur aufgebaut sind.

Machen Sie aus Compliance Wachstum

Automatisches Onboarding zu staatlichen E-Invoicing-Plattformen ist ein strategischer Enabler. Die Beseitigung manueller Authentifizierung bedeutet, dass Unternehmen schneller handeln können, in komplexen regulatorischen Umgebungen compliant bleiben und ihre Services skalieren können, ohne durch Bürokratie ausgebremst zu werden. Für Comarch-Partner bedeutet dies, Compliance in eine Chance für Wachstum, Vertrauen und internationale Expansion zu verwandeln.

Automatisches Onboarding ist nur ein Beispiel dafür, wie unsere F&E-Teams E-Invoicing neu denken, um es einfacher, intelligenter und wirkungsvoller zu machen.

Erkunden Sie weiterhin unsere F&E-Serie „Streamline the Future“ oder besuchen Sie die Comarch-E-Invoicing-Seite, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Unternehmen weltweit bei der Compliance unterstützen.