Ausgangssituation
Bevor das Lieferantenportal Comarch Web-EDI eingeführt wurde, verfügte FRoSTA über keine Lösung für den elektronischen Dokumentenaustausch mit kleineren Warenlieferanten und Dienstleistern. Bis zur Einführung des Portals waren die Bestellprozesse von Medienbrüchen geprägt, d. h. die Bestellungen wurden per Telefon, E-Mail oder Papierdokument übermittelt. Eingehende Rechnungen mussten ebenfalls aufwendig in die bestehenden Rechnungsprüfungsprozesse integriert werden; da sie im PDF-Format oder in Papierform empfangen wurden, mussten sie zunächst einen OCR-Prozess (Optical Character Recognition) durchlaufen.
Zielsetzung
Aus diesen Gründen strebte FRoSTA eine einheitliche Einbindung aller Lieferanten in den elektronischen Dokumentenaustausch an, um Medienbrüche innerhalb des Austauschprozesses systematisch zu vermeiden. Auf diese Weise sollten Sicherheit, Effizienz und Geschwindigkeit des gesamten für die Geschäftsprozesse erforderlichen Dokumentenaustauschs verbessert werden. Die anschließende elektronische Rechnungsverarbeitung sollte durch die Übertragung von EDI-Rechnungsdaten und zugehörigen Rechnungsdatenbilder (PDF-Dokumenten) ebenfalls erheblich erleichtert und beschleunigt werden.
Entscheidung
Im April 2014 entschied sich FRoSTA für die Implementierung von Comarch B2B Network. Ein Workshop zur detaillierten Analyse der Anforderungen von FRoSTA hinsichtlich der Datenübertragung und zur individuellen Anpassung des Web-EDI-Portals an die Bedürfnisse der Lieferanten ermöglichte beiden Parteien ein tiefes Verständnis der zu lösenden Probleme sowie von Comarch B2B Network als Produkt.
Projekt
Die spezifischen Anforderungen von FRoSTA an die Lösungen Comarch Web-EDI und Comarch B2B Network wurden in einem Workshop erfasst und anschließend in einem Lastenheft dokumentiert. Auf Grundlage dieses Lastenhefts wurde das Projekt in enger Zusammenarbeit mit FRoSTA und innerhalb eines Zeitraums von weniger als sechs Monaten realisiert.
Das implementierte Produkt
Von FRoSTA ausgelöste Bestellungen werden über einen Kommunikationskanal an das Comarch Clearing Center übertragen. Die Lieferanten erhalten diese Bestellungen anschließend entweder über Comarch Web-EDI oder mittels direkter EDI-Integration. Eingehende Rechnungen werden wiederum über einen Kommunikationskanal an FRoSTA übermittelt. Für jede Rechnung werden ein Rechnungsdatensatz und eine PDF-Datei für die derzeitige Verarbeitung eingehender Rechnungen bei FRoSTA übertragen. Damit fügen sich die Lösungen Comarch Web-EDI und Comarch B2B Network nahtlos in die bestehenden Prozesse bei der FRoSTA AG ein.
Kundennutzen
Comarch Web-EDI und Comarch B2B Network werden zentral in einem Comarch Data Center als SaaS-Lösungen betrieben. Im SaaS-Modell (Software as a Service) wird die Software ausgelagert und per Cloud zugänglich gemacht. Dadurch musste FRoSTA nicht in spezielle Hardware oder Software investieren. Comarch Web-EDI und Comarch B2B Network ermöglichen es FRoSTA, Bestellungen und Rechnungen elektronisch mit ihren Lieferanten auszutauschen, auch wenn diese nicht EDI-fähig sind. Dank der direkten Integration in die bestehende Eingangsrechnungsverarbeitung können die Kosten sowie die Prozessdauer bei FRoSTA reduziert werden.
Ausblick
Zukünftig sollen weitere Lieferanten in die elektronische Rechnungsverarbeitung eingebunden werden, entweder über Comarch Web-EDI oder mittels einer direkten Anbindung. Damit wird sich der bei FRoSTA erforderliche manuelle Aufwand zur Verarbeitung eingehender Rechnungen weiterhin kontinuierlich verringern. Ziel ist es, nahezu alle Lieferanten über Comarch B2B Network anzubinden.
Implementierungspartner
Comarch ist ein internationaler Anbieter von IT-Lösungen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden in 24 Ländern und 85.000 Kunden weltweit. Comarch B2B Network ist eine sichere, cloudbasierte Plattform für elektronische Kommunikation und Transaktionen, die sich besonders für Supply-Chain-Lösungen eignet. Sie unterstützt Unternehmen weltweit bei einer schnelleren, besseren und übersichtlicheren Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern. Zahlreiche Kunden wie REWE, Sony, Osram oder Shell setzen auf Comarch B2B Network.
Having implemented Comarch B2B Network, we now use a system that was flexibly and readily available to optimally connect our suppliers and which optimizes our supply chain. Smaller suppliers, in particular, are given the possibility to securely and easily exchange all necessary documents with us through a supplier portal. All partners benefit from a considerable increase in flexibility and security."
Robert Blasing
Head of IT at FRoSTA