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E-Invoicing | Elektronischer Rechnungsversand

Was ist Comarch E-Invoicing?

Comarch E-Invoicing ist eine leistungsfähige, umfassende Lösung, die Ihre gesamten Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse (AP-/AR-Prozesse) optimiert und automatisiert, wodurch ein sicherer und äußerst effizienter Dokumentenaustausch mit allen Geschäftspartnern und Kunden möglich wird. Entwickelt vor dem Hintergrund des fortschreitenden digitalen Wandels und der damit einhergehenden Herausforderungen, entspricht unsere Lösung den aktuellen rechtlichen Bestimmungen und den jüngsten Standards für den Datenaustausch.

Zielsetzung bei der Lösungsgestaltung für elektronische Rechnungen war die automatische Überprüfung und Umwandlung jeder Rechnung, die von einem Unternehmen versendet oder empfangen wird – unabhängig von dessen Größe und technischer Ausstattung. Zusammen mit einem Komplettsatz praktischer und technisch fortschrittlicher Funktionen wie Self-Billing, E-Archiv und elektronischer Signatur – sowie natürlich unserer Erfahrung in der Umsetzung selbst komplexester B2B- und B2G-Vorgänge – garantiert E-Invoicing sowohl eine höhere Datenqualität als auch geringere Betriebskosten.  

Welche Einsparpotenziale bietet der Einsatz von E-Invoicing?

 

Darum sollte auch Ihr Unternehmen auf E-Invoicing setzen

Elektronische Eingangsrechnung (Accounts Payable)
Die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand. Eine einfach zu bedienende Weboberfläche ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung und Buchung jeder Rechnung zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Zudem wird der Bestätigungsprozess für Dokumente/Belege durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Algorithmen des maschinellen Lernens beschleunigt und vereinfacht. Die Erfassung von Daten kann in jeder Phase dieses Prozesses erfolgen. Des Weiteren werden die Vorteile der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) genutzt, d. h. die Buchhaltungsmitarbeiter können sich auf die Überprüfung und Ergänzung der erfassten Vorkontierungen konzentrieren.

Im Bereich der Eingangsrechnungen bzw. Verbindlichkeiten (AP) unterstützt E-Invoicing den Empfang und die Erfassung von zu verarbeitenden Rechnungen in diversen Formaten und über verschiedene Eingabequellen wie EDI, E-Mail, Webportal und Post (Scannen). Durch eine automatische Indexierung mittels OCR-Engine reduziert sich der Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter für die Rechnungserfassung. Dank fortgeschrittener und selbstlernender Algorithmen müssen Sie sich zudem über die verschiedenen Rechnungslayouts keine Gedanken mehr machen.
Elektronische Ausgangsrechnung (Accounts Receivable)
In Bezug auf Ausgangsrechnungen bzw. Forderungen (AR) ermöglicht Comarch E-Invoicing:
  • die Konvertierung von Dokumenten aus ihrem Ursprungsformat in verschiedene, von den Kunden geforderte oder gewünschte Formate,
  • die Übertragung über zahlreiche Kanäle, z. B. Integration, WebEDI, Webportal, E-Mail.
Ausgehend von unserer Erfahrung in der Formatierung, dem Routing und der Abwicklung elektronischer Rechnungen haben wir eine Lösung entwickelt, die auf die Daten in Ihrem ERP-System zugreift, um auf deren Grundlage Rechnungen zu erstellen. Zudem erhalten Sie von uns eine Anwendung, mit der Sie problemlos den Dokumentenversand überwachen können.

Da weltweit jedes Jahr neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft treten, wurde in der E-Invoicing-Lösung die vollständige Einhaltung der rechtlichen Vorgaben von mehr als 60 Ländern berücksichtigt. Als Mitglied der OpenPEPPOL-Organisation und zertifizierter PEPPOL Access Point liefern wir den erforderlichen technischen und geschäftlichen Support, damit Sie jederzeit den Kontakt zu Ihren Handelspartnern aufrechterhalten können.
Elektronische Archivierung (E-Archiv)
Die E-Archiv-Funktion von Comarch E-Invoicing ermöglicht den Benutzern, sämtliche Rechnungen – gesendet und empfangen – über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum zu speichern und zu verwalten. Sie wurde entwickelt, damit Unternehmen ihre tagtäglichen Rechnungsvorgänge aus verschiedenen Ländern mühelos steuern können. Das Archiv wird automatisch aktualisiert, sodass es auch bei geänderten Gesetzen und Vorschriften einsatzbereit bleibt.

Als webbasierte Anwendung mit Blockchain-Algorithmen bietet das E-Archiv direkten Zugriff auf die Vorgangshistorie, übersichtliche Druckversionen sämtlicher Dokumente sowie eine höchst intuitive Benutzerverwaltung. Damit trägt es zu einer Steigerung der Produktivität bei, mindert die Gefahr eines Verstoßes gegen aktuelle gesetzliche Bestimmungen, senkt die Betriebskosten und unterstützt die Durchführung erforderlicher Audits.

Funktionen von Comarch E-Invoicing

  • Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen | Verwaltung und Optimierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozessen (AP-/AR-Prozessen)
  • Self-Billing | Erleichterung der Zusammenarbeit mit sämtlichen Handelspartnern
  • Elektronische Signatur | Übermittlung signierter Rechnungen über E-Mail oder E-Invoicing-Portal (einschließlich Dokumenten signiert im Auftrag des Kunden)
  • Elektronisches Archiv | Sicheres und rechtskonformes cloudbasiertes Archiv, das berechtigten Benutzern direkten Zugriff auf gespeicherte Dokumente gewährt
  • Formatumwandlung | Konvertierung von Rechnungen aus einem Format (z. B. XML) in die von den Partnern geforderten/gewünschten Formate (z. B. EDIFACT, XML, IDoc, VDA, PDF, Papier)
  • Validierung | Reduzierung von Fehlern in Dokumenten durch definierte Validierungsregeln, insbesondere im Falle der elektronischen Rechnungsstellung (bspw. Überprüfung von Netto-/Bruttobetrag)
  • Mehrere Übertragungskanäle | Unterstützung zahlreicher Kanäle für die Dokumentenübertragung an die Empfänger (z. B. Integration, Portal, WebEDI, E-Mail, Post)

Altteilsteuer in der XRechnung angeben

Comarch hat eine Lösung entwickelt, welche die Altteilsteuer in XRechnungen korrekt erfassen und validieren kann. In einem globalen E-Invoicing-Projekt mit der MAN Truck & Bus SE wurde diese Übergangslösung umgesetzt. So können Unternehmen aus der Automotive-Branche die Altteilsteuer auf Umsätze schon jetzt korrekt in der XRechnung vermerken, bis die Behörden ihre Vorgaben in Bezug auf diese Umsatzsteuer anpassen und eine korrekte Validierung möglich machen.
 

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Altteilsteuer in der XRechnung

Internationale Rechtskonformität

International tätige Unternehmen müssen verschiedene E-Invoicing-Standards unterstützen und umsetzen, um ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften gehören tatsächlich zu den größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen aktuell gegenübersehen.

Comarch E-Invoicing bietet die ideale Unterstützung im Hinblick auf die neuen gesetzlichen Bestimmungen und weltweite Rechtskonformität. Die E-Invoicing-Lösung stellt nicht nur die Unversehrtheit des Inhalts, die Echtheit der Herkunft und die Lesbarkeit sicher, sondern gewährleistet auch, dass Ihre sensiblen Daten geschützt sind und für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum archiviert werden (Richtlinie zur Datenaufbewahrung).

Im Folgenden erhalten Sie einen Einblick in die E-Invoicing Regularien ausgewählter Länder. Für mehr Informationen auch in Bezug auf weitere Länder treten Sie mit uns in Kontakt.

E-Invoicing weltweit rechtskonform

Seit Ende 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene sowie in Bremen verpflichtend. Mit Beginn des Jahres 2022 wurde zudem in Baden-Württemberg, Hamburg sowie im Saarland eine E-Invoicing Pflicht eingeführt.

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Das Krajowy System e-Faktur (KSeF) stellt die offizielle E-Invoicing-Plattform Polens dar, dessen Nutzung voraussichtlich im Jahr 2023 obligatorisch wird. Wenn Sie in Polen geschäftlich tätig sind, müssen Sie Ihre Rechnungsstellungsprozesse so vorbereiten, dass sie den neuen Vorschriften vollständig entsprechen.

KSeF ermöglicht die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen. Zudem wird das System verwendet, um Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) zu versehen und um technisch zu prüfen, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen.

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Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung von französischen Unternehmen an die öffentliche Hand gilt bereits seit Anfang 2020. Die französische Verordnung vom 15. September 2021 sieht zudem eine E-Invoicing-Pflicht umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen vor, welche durch die Verpflichtung zum E-Reporting im B2B- und B2G-Bereich ergänzt wird.

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Rumänien sieht die Verpflichtung zum E-Invoicing zunächst für zwei Gruppen von Lieferanten vor. Zu Beginn ist die Nutzung des nationalen Systems für die elektronische Rechnung e-Factura RO fakultativ, ab 1. Juli 2022 ist sie allerdings verpflichtend.

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Warum Kunden sich für E-Invoicing von Comarch entscheiden

  • Wir stehen mit zahlreichen Lieferanten in Kontakt und lösen pro Tag mehrere Hundert Bestellungen aus. Deshalb ist Kontinuität und Effizienz im Dokumentenaustausch mit Lieferanten so wichtig, insbesondere wenn sich die ausgetauschten Dokumente auf Bestellungen beziehen, die innerhalb weniger Stunden desselben Tages realisiert werden. Die Lösung Comarch EDI hat die Geschäftskommunikation von METRO mit den Lieferanten deutlich verbessert. Darüber hinaus ermöglicht sie uns eine schnellere Entscheidungsfindung sowie angemessene Reaktionen auf die veränderliche Geschäftsumgebung.

    Gabriele Timm, Provider Management Officer, METRO

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  • Mit Comarch EDI gehen die Medienbrüche gegen Null und die Kommunikation mit Lieferanten wird zu einem automatisierten Standardprozess. Die REWE Group spart so viel Zeit und Aufwand bei höchster Prozesssicherheit.

    Business Development, Comarch AG

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    E-Book: E-Invoicing, aber besser

    Fragen Sie sich, wo der Weg für E-Invoicing-Plattformen hingeht?

    Der Umstieg vom Austausch papiergebundener Dokumente auf ein digitales Verfahren ist erst der Anfang. Bei Comarch arbeiten wir beständig an neuen, innovativen, wegweisenden Funktionen, die uns E-Invoicing 2.0 schrittweise näher bringen. Diese Entwicklungen sind die Kernthemen unserer neuen zweiteiligen E-Book-Reihe, in der wir Comarchs neueste technologische Errungenschaften im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung präsentieren und erläutern, wie und warum diese einen solchen Unterschied machen.
     

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    Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu E-Invoicing

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