Alles, was Sie über das französische E-Invoicing-Mandat wissen müssen: Experten-Q&A

Da Frankreich die Durchsetzung seines umfassenden E-Invoicing- und E-Reporting-Mandats für den 1. September vorbereitet, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre betrieblichen Abläufe und IT-Rahmenbedingungen vor Ablauf der Frist anzupassen.

Am 26. Februar 2026 veranstalteten wir ein Webinar, um Unternehmen durch das neue regulatorische Ökosystem zu führen, das alles vom Interoperabilitätsmodell bis hin zu komplexen Dokumentenlebenszyklen abdeckt. Nachfolgend finden Sie Antworten auf einige der dringlichsten Fragen, die während des Webinars gestellt wurden. Entdecken Sie praktische Richtlinien und spezifische Lösungen, die den Erfolg Ihrer Implementierung bestimmen könnten.

Allgemeiner Umfang des Mandats, Zeitpläne & Übergangsfrist

1. Wie unterscheidet sich die Echtzeit-Berichterstattung beim E-Invoicing vom E-Reporting?

Bei der Echtzeit-Berichterstattung (Real-Time Reporting) werden Daten aus inländischen elektronischen Rechnungen parallel zur Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Kunden durch den PA (zertifizierten Anbieter) des Ausstellers an die staatliche Plattform (PPF) gemeldet. Zahlungsdaten werden ebenfalls in Echtzeit über ein Rechnungsstatus-Update gemeldet. Auf der anderen Seite ist das E-Reporting die Übermittlung von Transaktions- und Zahlungsdaten für Vorgänge, die außerhalb des Rahmens von E-Invoicing liegen (grenzüberschreitende Rechnungen und B2C-Transaktionen).

2. Welche Unterschiede gibt es bei den Zeitplänen für die Implementierung bei Großunternehmen und kleinen/mittleren Unternehmen? Gibt es einen Unterschied bei den E-Reporting-Anforderungen?

Der Empfang von E-Invoicing ist ab dem 1. September 2026 für alle Unternehmen verpflichtend. Die Ausstellung für große (GE/Grandes Entreprises) und mittelgroße Unternehmen (ETI/Entreprises de tailles intermédiaires) beginnt am 1. September 2026. Für alle anderen Unternehmen beginnt die Ausstellung von Rechnungen ein Jahr später, am 1. September 2027.

Die Anforderungen an das E-Reporting gelten zum gleichen Zeitpunkt, an dem die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Invoices beginnt. Für Unternehmen mit Sitz außerhalb Frankreichs beginnt das E-Reporting am 1. September 2027.

3. Wie qualifiziert sich ein Unternehmen als KMU (SME) und welches sind die Anforderungen?

Die Schwellenwerte für die Unternehmensgröße sind wie folgt:

• KMU (Kleine und mittlere Unternehmen / SME): Mitarbeiterzahl < 250 Beschäftigte und Jahresumsatz < 50 Mio. € oder Bilanzsumme < 43 Mio. €.
• Mittelgroße Unternehmen (ETI): Ein Unternehmen, das nicht zur Kategorie der KMU gehört, mit einer Mitarbeiterzahl < 5.000 Beschäftigten und einem Jahresumsatz < 1.500 Mio. € oder einer Bilanzsumme < 2.000 Mio. €.
• Großunternehmen: Ein Unternehmen, das nicht in die vorherigen Kategorien eingeordnet werden kann. Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als 5.000 Beschäftigten, oder, falls die Mitarbeiterzahl unter 5.000 liegt, mit einem Umsatz von mehr als 1.500 Mio. € und einer Bilanzsumme von mehr als 2.000 Mio. €.

4. Basieren die KMU-Schwellenwerte nur auf der französischen Einheit oder auf der Gruppe als Ganzes, wenn sie Teil eines multinationalen Unternehmens ist?

Die Schwellenwerte basieren auf der französischen Einheit, die durch ihre SIREN-Nummer identifiziert wird.

5. Gibt es eine Übergangsfrist für Non-Compliance, oder werden Strafen direkt nach dem 1. September 2026 fällig?

Während der Pilotphase werden keine Strafen verhängt. Nach dem 1. September 2026 wird die Regierung nicht-konforme Unternehmen von Fall zu Fall prüfen, um den Grund für ihre Nichtkonformität zu verstehen. Wenn Unternehmen in der Lage sind, ihren Willen und ihren Weg zur Compliance nachzuweisen, wird die Regierung Toleranz zeigen. Andernfalls werden Strafen fällig.

6. Wir sind ein KMU-Unternehmen. Was sollten wir tun, wenn uns ein französischer Lieferant nach September eine Rechnung als PDF schickt? Sollten wir diese ablehnen?

Es liegt nicht in Ihrer Verantwortung, wenn Ihr Lieferant nicht konform ist. Wenn Sie eine Rechnung als PDF erhalten, sollten Sie diese verarbeiten. Es wird Toleranz für Unternehmen geben, solange sie guten Glauben und den Willen zur Compliance zeigen.

7. Was ist der Stichtag für die Akzeptanz von PDFs?

Es gibt keinen festen Stichtag, da Sie möglicherweise auch PDF-Rechnungen aus anderen Ländern erhalten. Wir können davon ausgehen, dass einige Unternehmen nicht rechtzeitig bereit sein werden, sodass Sie auch eine Pufferzeit einplanen können.

8. Wie sollten Rechnungen behandelt werden, die vor dem 1. September ausgestellt, aber erst am oder nach dem 1. September empfangen wurden?

Können wir diese (oder Kopien davon) weiterhin in ihrem Originalformat (wahrscheinlich PDF) akzeptieren, oder müssen wir eine neue elektronische Rechnung anfordern?
Sie können diese so verarbeiten, wie Sie es derzeit tun. Es ist nicht erforderlich, eine neue elektronische Rechnung anzufordern.

Ausländische Unternehmen & Grenzüberschreitende Transaktionen

9. Wie gilt das französische Recht für Unternehmen außerhalb Frankreichs?

Einige Unternehmen haben ihren Sitz nicht in Frankreich, tätigen aber Geschäfte, die in Frankreich als umsatzsteuerpflichtig gelten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Präsentation der französischen Regierung mit Beispielen für solche Geschäfte auf Folie 17.

10. Was müssen ausländische Unternehmen per E-Reporting melden? Hätte ein irisches Unternehmen, das ein französisches Unternehmen bezahlt, eine Verpflichtung in Frankreich?

Die von der Regierung geforderten E-Reporting-Daten sind für französische und ausländische Unternehmen gleich. Sie umfassen Transaktionsdaten (alle Rechnungsdaten für B2B und tägliche Einnahmen für B2C) und Zahlungsdaten (pro Rechnung für B2B und pro Tag für B2C).

Einige Unternehmen haben ihren Sitz nicht in Frankreich, tätigen aber Geschäfte, die in Frankreich als umsatzsteuerpflichtig gelten. Weitere Informationen finden Sie in dieser Präsentation der französischen Regierung mit Beispielen für solche Geschäfte auf Folie 17.

11. Werden Zahlungsdaten für Rechnungen mit Steuerschuldumkehr (Reverse Charge) von einem französischen Unternehmen benötigt?

Zahlungsdaten müssen von dem Unternehmen gemeldet werden, das die Zahlung empfängt. Wenn Sie eine Rechnung von einem französischen Unternehmen erhalten, sind diese diejenigen, für die diese Anforderung gilt. Im Falle einer Reverse-Charge-Rechnung fallen sie aus dem Rahmen der Zahlungsmeldung heraus.

12. Wir sind ein Gesundheitsunternehmen mit Sitz in den Niederlanden und Einheiten in Großbritannien und einer BV, das Umsatzsteuer auf seine Rechnungen erhebt. Wir übermitteln bereits B2G-Rechnungen an französische Krankenhäuser, sind aber auch im B2B-Bereich tätig. Müssen wir für die Frist im September etwas tun?

Wenn Sie Ihren Sitz außerhalb Frankreichs haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht den E-Invoicing-Verpflichtungen unterliegen. Dennoch könnten Sie im September 2027 dem E-Reporting unterliegen. Einige Ausnahmen gelten auch für die Gesundheitsbranche. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, diesbezüglich Ihren Steuerberater zu konsultieren.

13. Gilt das E-Reporting für ausländische Unternehmen ab September 2026 nur für lokale Verkäufe mit Umsatzsteuer?

Das E-Reporting für ausländische Unternehmen beschränkt sich auf bestimmte Geschäfte, bei denen die Umsatzsteuer in Frankreich fällig wird. Weitere Informationen finden Sie in dieser Präsentation der Regierung mit Beispielen für solche Geschäfte auf Folie 17. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, diesbezüglich Ihren Steuerberater zu konsultieren.

Plattformen, Onboarding & Infrastruktur

14. Ist es möglich, das PPF für eingehende Rechnungen für einen begrenzten Zeitraum direkt zu nutzen, d. h. Rechnungen manuell vom PPF herunterzuladen und im lokalen System ohne eine PA-Integration zu verarbeiten?

In einer im Oktober 2024 veröffentlichten Pressemitteilung gab die Regierung bekannt, dass das PPF nicht mehr die Möglichkeit bieten wird, Rechnungen darüber zu senden und zu empfangen. Sie überlassen die Verantwortung den PAs (zu dem Zeitpunkt PDP), den Austausch untereinander und mit dem PPF zu verwalten.

15. Wie läuft der Onboarding-/Registrierungsprozess ab? Wie sieht der allgemeine Zeitplan für den Abschluss dieses Prozesses aus?

Was die Registrierung im Verzeichnis betrifft, müssen Sie zunächst ein Opt-in-Formular unterzeichnen, um zu bestätigen, dass Ihr PA einer bestimmten elektronischen Adresse oder einem Bereich von Adressen zugewiesen ist. Dann müssen Sie Ihrem PA mitteilen, welche elektronische Adresse Sie im Verzeichnis registrieren möchten. Schließlich ist es die Aufgabe des PA, die Registrierung vorzunehmen. Danach können Sie elektronische Rechnungen empfangen. Bezüglich des Zeitplans können wir von 3 bis 10 Tagen ausgehen, abhängig von der Arbeitslast des PA und der Unterzeichnung des Opt-in-Formulars.

16. Müssen alle vier E-Adressen gespeichert werden können, oder gibt es nur eine E-Adresse pro Kunde?

Die standardmäßige elektronische Adresse ist die SIREN. Ein Unternehmen kann sich jedoch dafür entscheiden, mehrere Adressen zu haben. Abhängig von dem Kunden, mit dem Sie Daten austauschen, und dem von Ihnen genutzten Rechnungsworkflow müssen Sie möglicherweise mehrere Adressen speichern.

17. Kann man sehen, bei welchem PA ein Unternehmen registriert ist? Oder ob ein Unternehmen klein oder groß ist?

Derzeit gibt es kein öffentliches Verzeichnis, um den PA eines bestimmten Unternehmens frei zu überprüfen. Sie müssen das Unternehmen direkt fragen. Was die Unternehmensgröße betrifft, ist dies ebenfalls etwas schwierig zu überprüfen. Generell sollten Sie Ihre größten/strategischen Lieferanten und diejenigen, die Ihnen die meisten Rechnungen senden, kontaktieren, um zu erfahren, wie sie ihre Konvergenz in Richtung E-Invoicing planen.

18. Wird es eine Möglichkeit geben festzustellen, ob unser Lieferant ab dem 1. September eine E-Rechnung senden wird?

Nein, es gibt keine automatisierte Möglichkeit, dies zu überprüfen; Sie müssen sie direkt fragen. Sie können sich beispielsweise auf Ihre größten/strategischen Lieferanten oder diejenigen konzentrieren, mit denen Sie die meisten Rechnungen austauschen. Aber ohnehin sollten Sie bereit sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, unabhängig davon, ob der Lieferant ein großes Unternehmen ist oder nicht.

Technische Anforderungen, Formate & Dokumentenlebenszyklen

19. Wie funktioniert die Comarch-Lösung? Kann Comarch eine Verbindung zum ERP herstellen und die Informationen direkt abrufen/übertragen? Wenn ja, funktioniert das mit NetSuite?

Die Lösung von Comarch ist ERP-agnostisch. Sie kann über verschiedene Kommunikationskanäle wie SFTP oder API mit jedem ERP-System verbunden werden.

20. Kann die Automobilindustrie weiterhin EDIFACT nutzen, um Rechnungen direkt zwischen Lieferant und Kunde zu senden, solange der Bericht auch an das PPF übermittelt wird?

Ja, es ist möglich, andere Formate als die obligatorischen (UBL, CII, Factur-X) auszutauschen. In den technischen Spezifikationen wird dies als Fluss 3 (Flux 3) bezeichnet. Die INVOIC-Nachricht von EDIFACT kann unter folgenden Bedingungen verwendet werden:

• Beide Parteien stimmen der Verwendung dieses Formats zu.
• Die PAs (zertifizierten Anbieter) beider Parteien unterstützen das Format.
• Das verwendete Format ermöglicht die Extraktion der Daten, die für die an die französische Regierung gesendete Echtzeit-Berichterstattung erforderlich sind.

Sie können sich mit GS1 in Verbindung setzen, die die Spezifikationen für INVOIC herausgibt (die neueste Version ist hier verfügbar), oder mit GALIA, einem Verband, der sich dem Dokumentenaustausch in der Automobilindustrie widmet.

21. Ist Self-Billing (Gutschriftverfahren) erlaubt und erfordert es eine fortlaufende Nummerierung?

Ja, Self-Billing ist im Rahmen des E-Invoicing in Frankreich erlaubt. Natürlich benötigen Sie ein Mandat zwischen dem Kunden und dem Lieferanten, das es dem Kunden erlaubt, Rechnungen im Namen des Lieferanten auszustellen. Dies ist detailliert als Anwendungsfall (Nr. 19b) in der Norm XP Z12-014 beschrieben (verfügbar unter „Freie Einsicht“/Konsultation auf Englisch/Download der Anhänge, hier).

Eine fortlaufende Nummerierung ist ebenfalls erforderlich, aber Sie können Ihre eigene Nummerierung verwenden.

22. Ist eine fortlaufende Nummerierung für das E-Invoicing in Frankreich erforderlich, und sind Lücken in der Nummerierung für die Steuerbehörden akzeptabel?

Die E-Invoicing-Reform ändert nichts an der Notwendigkeit, bei der Ausstellung einer Rechnung die Rechnungsnummer anzugeben. Diese Nummer sollte eindeutig sein und eine chronologische Sortierung ohne Lücken ermöglichen.

23. Müssen alle Lebenszyklus-Status an das PPF übermittelt werden?

Alle als obligatorisch definierten Status werden an das PPF übermittelt. Zu den obligatorischen Status gehören: eingereicht, abgelehnt, zurückgewiesen und Zahlung erhalten (déposée, rejetée, refusée, encaissée). Nur „zurückgewiesen“ und „Zahlung erhalten“ sind obligatorische Status, für die die Unternehmen verantwortlich sind.

24. Bedeutet der Status „zurückgewiesen“, dass Rechnungen weiterhin storniert werden können (keine Korrekturrechnung erforderlich)?

Wenn eine Rechnung „zurückgewiesen“ wird, erstellt der Aussteller eine interne Gutschrift, um die Rechnung in seinen Büchern zu stornieren. Anschließend muss er eine neue Rechnung erstellen, die an den Kunden gesendet wird.

25. Wenn die Kreditorenbuchhaltungssysteme nicht rechtzeitig bereit sind, kann dann ein Agent die Rechnungen herunterladen und sie dem Unternehmen für die manuelle Erfassung im Buchhaltungssystem zur Verfügung stellen, oder ist es zwingend erforderlich, die Rechnungen elektronisch in das Buchhaltungssystem des Unternehmens hochzuladen?

Es gibt keine Verpflichtung bezüglich der Art und Weise, wie Rechnungen in Ihre Systeme integriert werden sollten, sodass Sie dies manuell tun oder Ihren PA fragen können, welche Dienste er anbietet, um eine automatische Integration zu erleichtern.

26. Für den Fall, dass die internen Systeme nicht rechtzeitig bereit sind, was sind Ihre Empfehlungen für eine Übergangslösung, um die minimalen obligatorischen Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen?

Unsere Empfehlung wäre, so schnell wie möglich zu beginnen, um so früh wie möglich bereit zu sein. Der erste Schritt bestünde darin, die Compliance-Lücke oder Schwachstellen zu identifizieren. Dann können Sie definieren, was aus operativer und technischer Sicht benötigt wird, und versuchen, einen PA (oder mehrere PAs) zu finden, um es Ihnen einfacher zu machen. Zudem wird es zu Beginn eine gewisse Toleranz seitens der Regierung für Unternehmen geben, die sich um Compliance bemühen.

27. Wenn ein PA eine E-Rechnung sendet, sendet er sie zuerst an den Kunden und später an das PPF, oder geschieht dies gleichzeitig?

Es gibt keine spezifische Reihenfolge. Die Rechnung sollte zuerst vom PA validiert werden, um sicherzustellen, dass sie konform ist. Dann kann sie parallel an den empfangenden PA und das PPF gesendet werden.

28. Was ist der Unterschied zwischen „Umsatzsteuer auf Soll-Besteuerung“ (VAT on debit) und „Umsatzsteuer auf Ist-Besteuerung“ (VAT on collection), und wie wird sich dies auf die Art und Weise auswirken, wie wir das Reporting und den Status des Sendelebenszyklus behandeln müssen? Müssen wir uns bei der Registrierung für das E-Invoicing für eine der oben genannten Optionen anmelden?

In Frankreich können Sie wählen, ob Sie die Umsatzsteuer melden, wenn Sie die Zahlung oder einen Teil der Zahlung erhalten (Ist-Besteuerung/on collection) oder wenn Sie die Rechnung ausstellen (Soll-Besteuerung/on debit). Unternehmen können zwischen den beiden Optionen wählen.

29. Der PDP kann zusätzliche Validierungsdaten verlangen. Die Rechnung wird abgelehnt, wenn diese zusätzlichen Daten fehlen. Wird sie dann aber auch nicht an das PPF gesendet? Müssen wir alle zusätzlich angeforderten Daten für jeden PDP überprüfen?

Generell müssen die PAs dieselbe Validierung durchführen, die prüft, ob die ausgetauschten Rechnungen konform sind. Wenn eine Rechnung von einem PA (demjenigen, der die Rechnung ausstellt oder empfängt) „abgelehnt“ wird, wird dieser Status auch an das PPF übermittelt, sodass die mit der Rechnung verbundenen Daten von der Steuerverwaltung nicht berücksichtigt werden. Wenn Ihre Rechnungen also die Prüfungen Ihres PA bestehen, sollten sie von anderen ohne Probleme akzeptiert werden.

30. Senden Unternehmen auch detaillierte Informationen an den PA und lassen diese vom PA aggregieren, oder nutzen sie eine Mischung aus Inbound und Outbound für das E-Reporting?

Im Standard müssen Unternehmen die für das E-Reporting erforderlichen Daten bereits aggregiert senden. Einige PAs können den Aggregationsdienst anbieten, aber es ist für sie nicht verpflichtend, dies ihren Nutzern anzubieten.

31. Werden Teilzahlungen als meldepflichtiger Status betrachtet, analog zu „Zahlung erhalten“? Oder erst dann, wenn die Rechnung vollständig ausgeglichen ist?

Wenn Sie Teilzahlungen erhalten, sollten Sie diese ebenfalls melden. Seitens der Regierung werden alle Daten aggregiert, und am Ende sollte der Gesamtbetrag übereinstimmen.

Nützliche Informationen zum E-Invoicing in Frankreich

Für die Suche nach öffentlichen Informationen und Verzeichnisdiensten können Sie das offizielle Portal nutzen.

Für internationale Unternehmen, die Geschäfte innerhalb Frankreichs abwickeln oder den französischen Steuerprotokollen für Nicht-Ansässige unterliegen, stehen unten die direkten Kontakte für spezialisierte Abteilungen zur Verfügung:

• DINR / AFNR (für Unternehmen ohne Sitz in Frankreich)
• Telefon: +33 (0)1 72 95 20 31
• E-Mail-Kontakt: afnr.dinr@dgfip.finances.gouv.fr

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