Wechsel auf neue Software

Tipps für iSeries-Anwender: Den Umstieg managen

Im Interview berichtet Sören Looks, Senior Consultant Finance bei Comarch, was Unternehmen, die bereits iSeries-Lösungen einsetzen, beim Umstieg auf neuere Software beachten sollte.

Mittelstand Kompakt: Warum spielt das Thema Umstieg von einer alten Software auf eine neuere Lösung eine so große Rolle?

Sören Looks: Mit einer neuen Software für Warenwirtschaft oder Buchhaltung ist man einfach flexibler, sei es durch die moderne Oberfläche, die Java-Technologie oder ganz neue Schnittstellen.

 

Mittelstand Kompakt: Warum wird dann heute noch 20 Jahre alte Software eingesetzt?

Sören Looks: Diese Software ist etabliert und hat über Jahrzehnte bewiesen, dass sie stabil und sicher läuft. Man möchte dieses jahrzehntelange, gewachsene Know-how so lange und so umfangreich wie möglich erhalten. Den Anwendern ist die Software einfach vertraut.

 

Mittelstand Kompakt: Wie finde ich nun heraus, ob ich wechseln soll oder nicht?

Sören Looks: Als erster Schritt sollten Sie ein Migrationsgespräch einberufen. In diesem Treffen kann zusammen mit dem IT-Anbieter eruiert werden, ob es eine zweite Generation oder Nachfolgelösung der derzeit eingesetzten Software gibt. Wenn Sie von Oberfläche, Funktionalitäten und dem ganzen Rahmen überzeugt sind, analysiert man zusammen, was Sie sich hinsichtlich Datenübernahme vorstellen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Die schlanke Variante umfasst offene Posten und Salden zu einem Stichtag. In der umfassenden Variante können historische Daten der letzten x Jahre übernommen werden. Nun muss man sehen, ob eher eine komplette Übernahme oder ein bestimmter Stichtag und aktuelle Belegung mehr Sinn ergeben. Da kommt es ganz auf die individuelle Situation an. Rechtlich gesehen muss man das alte System zehn Jahre vorhalten, deshalb empfiehlt es sich auch, seinen Wirtschaftsprüfer auf das Vorhaben anzusprechen. Wenn bis zum Vorjahr geprüft wurde, so reicht es nämlich in der Regel völlig aus, diese Daten in elektronischer Form als GoBD-Ausgabe bereitzuhalten. Dafür kann man ganz einfach einen Export speichern. Alternativ ist auch eine Sicherung des alten Systems möglich. Wenn man dann keine eigene iSeries-Umgebung mehr im Haus hat, so kann die Plattform auch gemietet werden oder ein Data Center mit der Sicherung der Daten beauftragt werden.

 

Mittelstand Kompakt: Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Sören Looks: Der Zeitpunkt hängt von den weiteren Migrationsschritten ab. Übernimmt man nur die offenen Posten, dann empfiehlt sich eindeutig der Geschäftsjahresanfang, also je nach Ausprägung der 01.01., der 01.04., der 01.07. oder der 01.10.. Wird aber rückwirkend ein längerer Zeitraum übernommen, so kann jederzeit mit dem Umstieg begonnen werden. Der Vorteil ist dann, dass der Zeitpunkt selbst bestimmt werden kann. So können Sie Hochphasen im Dezember oder Januar mit Weihnachtsgeschäft meiden und stattdessen eine Niedrigphase wie die zumeist ruhige Sommerzeit aussuchen. Man terminiert in diesem Falle so, dass es am bequemsten für die Anwender ist.


Mittelstand Kompakt: Gibt es eine Checkliste, nach der man vorgehen kann?

Sören Looks: Im Migrationsgespräch überzeugt man sich, wie die Software aussieht, ob man sich unter wirtschaftlichen, technischen und ergonomischen Gesichtspunkten vorstellen kann, auf diese Lösung umzusteigen. Auch Besuche bei anderen Anwendern machen die Entscheidung leichter. Vor Ort kann man sehen, ob jemand, der in gleicher Situation war, Verbesserung oder Verschlechterung erfahren hat. Danach folgt meist eine Einsatzanalyse, man nimmt unter die Lupe, wie eine Firma jetzt arbeitet, wie sich dies im neuen System abbilden lässt, welche Geschäftsprozesse wie aufgenommen, abgebildet, angepasst oder weggelassen werden sollen. Auf dieser Basis macht der IT-Anbieter dann ein Angebot, das Ihnen den finanziellen Aufwand zeigt. In der Einsatzanalyse werden auch die bestehenden Prozesse einer Prüfung unterzogen. Daraus wird ermittelt, was es an Konzepten bezüglich Anpassungen gibt.

 

Mittelstand Kompakt: Mit welchem Aufwand muss eine Firma rechnen?

Sören Looks: Der Anwender kennt seine Prozesse und kann deshalb einen guten Überblick über Status-Quo und zu seiner Vision geben. Wir bringen dann unsere Erfahrungen aus den letzten Jahrzehnten mit ein, wie sich die Firma in Zukunft softwaretechnisch darstellen könnte. Dieser Aufwand ist für den Anwender nicht groß, er kennt ja seine Firma, sollte aber auch nicht unterschätzt werden: Je nach Unternehmen und Komplexität kann das durchaus auch mehrere Termine erfordern. Wenn jeder seinen Teil beiträgt, geht der Umstieg viel schneller, reibungsloser und zukunftssicherer. Deshalb ist es auch gut, zusammen mit dem bisherigen Anbieter zu wechseln, man kennt sich, verfügt über eine gemeinsame Geschichte und muss nicht bei Null neu anfangen. Manche Anwender setzen die Neueinführung sogar weitgehend selbst um. In den Vorarbeiten der Warenwirtschsafts-Einführung bei John GmbH waren IT-Leiter Markus Hirth und Mitarbeiter aus den Fachabteilungen beteiligt. So wurde die Datenübernahme aus dem seit 1994 eingesetzten Altsystem weitgehend in Eigenleistung durchgeführt. Der IT-Leiter erklärt, man habe die alten Datensätze in Excel übertragen und dann in Comarch ERP eingelesen Das könne jeder Laie ohne externe Hilfe machen, erklärte der IT-Leiter damals dieses Verfahren. Dennoch wird so eine große Eigenleistung die Ausnahme bleiben.

 

Mittelstand Kompakt: Was sind Hindernisse oder Hemmnisse?

Sören Looks: Man muss vor allem die Schnittstellen zu Altsystemen genau analysieren und sehen, welche Integrationen nötig sind. Werden nämlich bei neuen Lösungen alle Funktionalitäten im Browser geöffnet, so kann zum Beispiel bei alten Fremd-Anwendungen in „grünschwarz“ beim Drücken einer Funktionstaste automatisch die OP-Anzeige der Suite angezeigt werden. Das würde in der neuen Logik nicht so einfach gehen. Es handelt sich um zwei verschiedene Welten, auch wenn die neue Lösung auf iSeries betrieben wird. Verknüpfungen können dann unter Umständen nicht eins zu eins wiederherstellbar sein. Deswegen empfehlen sich natürlich auch, alles aus einer Hand zu beziehen. Dennoch können wir bei solchen Themen im Rahmen der Einsatzanalyse eigentlich immer eine passende Alternative anbieten, sei es, dass eine Schnittstelle anders umgesetzt wird oder ganz wegfällt, wenn sie nicht prozessrelevant war. Die neuen Lösungen sind bereits so weit entwickelt dass man jederzeit wechseln kann, alles lässt sich heute nahezu problemlos anpassen.

 

Mittelstand Kompakt: Was muss man technisch beachten?

Sören Looks: Die neuen Systeme funktionieren einfach anders, gerade hinsichtlich der Administration. Entweder investiert man in Schulung für Administration und Abfragen von Berichten, welche sich heute mit Crystal Reports definieren lassen. Zeit und Aufwand hängen hier ganz von den Bedürfnissen ab. Oder man verzichtet auf diese Schulungen, nennt dem Anbieter die gewünschten Definitionen und lässt sich diese entsprechend vorbereiten. Dazu fragen wir den Anwender immer, wie oft er neue Berichte in der Regel definiert. Bei Nutzung einmal in der Woche macht eine Schulung Sinn, wird dagegen nur einmal im Jahr ein neu definierter Bericht benötigt, ist es einfacher, wenn man Anpassungen an Formularen extern vergibt, man braucht kein Know-how vorzuhalten. Die Software an sich ist wie eine Website, intuitiv und browserorientiert. Man versteht sie sogar auch ohne die Grundschulung über zwei bis fünf Tage.

 

Mittelstand Kompakt: Wie lange dauert so ein Umstieg? 

Sören Looks: Das ist unterschiedlich, je nachdem wie man den Umstieg angeht. Bei langsamen Vorgehen ein Jahr, aber es geht auch viel schneller vom Migrationsgespräch bis zum Echtstart können auch nur drei oder sechs Monate vergangen sein. Das hängt ganz davon ab, wie groß und komplex das Projekt ist.

 

Mittelstand Kompakt: Raten Sie beim Umstieg eher, auf iSeries zu bleiben oder zu einer neuen Datenbank?

Sören Looks: Es gibt ganz unterschiedliche Modelle, zum Beispiel den Betrieb der Datenbank auf iSeries und des Applikationsservers auf Linux. Es kommt einfach drauf an, wie wohl sich der Anwender fühlt, denn er kann gerne auf seiner bevorzugten oder vertrauten Umgebung bleiben. Will dagegen eine Firma alle Systeme auf Linux oder Microsoft-SQL-Server laufen lassen, weil das „kostengünstiger“ ist, so führen wir auch das aus. Von iSeries stieg zum Beispiel unser Kunde John auf ein PC-Server-Netzwerk mit dem Server-Betriebssystem Windows 2003 und dem Datenbanksystem SQL-Server um. John profitierte damit von der Plattformunabhängigkeit von Comarchs Warenwirtschaft, die dem Unternehmen freie Auswahl bei Hardware und Datenbank ermöglicht.

 

Mittelstand Kompakt: Was sind Vor- und Nachteile?

Sören Looks: Die moderne Oberfläche kommt generell sehr gut an und ist für eine Generation Y nahezu selbstverständlich, die sich täglich auf Facebook und Co. bewegt. Die Nutzerakzeptanz – nicht zuletzt durch die ausgezeichnete Ergonomie – ist sehr hoch. Für die Mitarbeiter von John sei es ein idealer Umstieg gewesen, da man alles vom Look und Feel her kenne und die einfache Bedienung und die Benutzeroberfläche sehr schätze. Auch die über 30-jährige Partnerschaft von Comarch und der VolkswagenStiftung geht gerade in eine neue Stufe über. Nun stellt die Organisation von der seit Beginn der 1990er Jahre eingesetzten Comarch-Financials-Suite-Finanzbuchhaltung auf die neuere Lösung Comarch Financials Enterprise um.